Access 2007 Forms & Reports For LuckyTemplates Cheat Sheet

Uporaba Accessa 2007 za ustvarjanje poizvedb, obrazcev in poročil je lahko poenostavljena, če poznate pogosto uporabljene poizvedbe v Accessu, orodja za obrazce in poročila ter nekaj uporabnih funkcij. Z zmogljivim orodjem, kot je Access 2007, boste svoje podatke organizirali v kratkem času in na poti k ustvarjanju boljših obrazcev in poročil.

8 pogosto uporabljenih poizvedb v Accessu 2007

Poizvedbe so pomembni ključi, ki vam lahko pomagajo ustvariti vrste obrazcev in poročil, ki jih želite v Accessu 2007. Tukaj je seznam osmih pogosto uporabljenih poizvedb:

• Dodaj: doda zapise v obstoječo tabelo.

• Navzkrižna tabela : izračuna in prikaže povzetek rezultatov s postavitvijo, podobna preglednici.

• Izbriši: trajno odstrani določen niz zapisov.

• Make-Table: Ustvari novo tabelo in v novo tabelo doda zapise.

• Parameter: vsakič, ko se izvede poizvedba, zahteva merila za izbiro zapisa.

• Izberi: prikaže zapise, ki ustrezajo določenemu nizu meril.

• Specifične za SQL: poizvedbe, ki jih je mogoče ustvariti samo s stavki SQL.

• Posodobitev: spremeni obstoječe zapise v bazi podatkov.

Access 2007 Form and Report Tools

Ustvarjanje prvega obrazca Access iz nič v pogledu Design se lahko zdi nekoliko zastrašujoče. Ko izberete to možnost, se soočite s prazno mrežo, nad njo je trak, poln orodij za ikone čudnega videza, in nimate pojma, kaj storiti naprej.

Tukaj je kratek opis različnih orodij, ki jih boste srečali na traku:

• Izberi predmete: kliknite ta gumb, če želite z miškinim kazalcem izbrati predmete, ki ste jih dodali v obrazec.

• Nadzorni čarovniki: kliknite ta gumb, če želite omogočiti čarovnike, ki vam pomagajo dodajati določene vrste predmetov, kot so kombinirana polja in ukazni gumbi v obrazce. Kombinirana polja in ukazni gumbi so razloženi drugje na tem seznamu.

• Oznaka: kliknite ta gumb, če želite dodati preprosto besedilno oznako kjer koli na obrazcu.

• Polje z besedilom: kliknite ta gumb, če želite v obrazec dodati polje z besedilom. Za razliko od oznake lahko besedilno polje nastavite tako, da spremeni informacije, ki jih prikaže, ko uporabite obrazec. Besedilna polja imajo pravzaprav dva dela – oznako in polje, kamor lahko uporabnik vnese informacije.

• Skupina možnosti: kliknite ta gumb, če želite ustvariti nabor povezanih gumbov možnosti (kot sta obdavčljiva in oproščena davka). Gumbi delujejo kot skupina in hkrati lahko izberete samo eno možnost. Za naročilo lahko na primer izberete Obdavčljivo ali Davčno oproščeno, ne pa obojega.

• Gumb za preklop: kliknite ta gumb, če želite dodati gumb, ki ima dve stanji – gor za izklopljeno in dol za vklop. Na primer, gor za obdavčljiv in dol za neobdavčen.

• Gumb možnosti: kliknite ta gumb, če želite dodati gumbe z možnostmi, ki delujejo kot preklopni gumb ali potrditveno polje. Na splošno uporabite gumbe z možnostmi v skupini možnosti, da uporabniku omejite izbiro več kot enega elementa v skupini.

• Potrditveno polje: kliknite ta gumb, če želite dodati element, ki ga je mogoče izbrati ali preklicati neodvisno od drugih možnosti.

• Kombinirano polje: kliknite ta gumb, če želite dodati polje, v katerem lahko uporabnik izbere s seznama možnosti ali vnese novo vrednost. Na primer, lahko imate seznam knjig vašega najljubšega avtorja kot elemente, ki jih lahko predlagate, hkrati pa dovolite uporabniku, da vnese ime knjige, ki ni na seznamu.

• Polje s seznamom : kliknite ta gumb, da ustvarite seznamsko polje, iz katerega lahko uporabnik izbere nabor že obstoječih vrednosti. Seznamsko polje je videti kot kombinirano polje, vendar uporabniku ne dovoljuje vnosa novih vrednosti.

• Ukazni gumb (ali samo navaden gumb): kliknite ta gumb, če želite dodati gumb, ki izvaja makro ali postopek VBA (Visual Basic za aplikacije).

• Slika: kliknite ta gumb, če želite v obrazec dodati digitalno sliko (na primer logotip podjetja).

• Okvir nevezanega predmeta: kliknite ta gumb, če želite dodati predmete, kot so besedilo ali slike, ki se ne spremenijo med premikanjem med zapisi.

• Okvir vezanega predmeta: kliknite ta gumb, če želite dodati predmete, ki se spremenijo, ko se spremenijo informacije v bazi podatkov – na primer slike, ki so shranjene v poljih v tabeli.

• Prelom strani: kliknite ta gumb, če želite ustvariti večstranske obrazce, ko imate preveč predmetov za prikaz na eni strani.

• Nadzor zavihkov: kliknite ta gumb, če želite ustvariti obrazec z dvema ali več zavihki, ki združujejo povezane predmete.

• Podobrazec/podporočilo: kliknite ta gumb, če želite dodati podobrazec, tako da lahko uporabnik vidi zapise iz povezane tabele – kot so posamezne vrstične postavke v naročilu.

• Vrstica: kliknite ta gumb, če želite v obrazec dodati vrstice za razlikovanje med različnimi skupinami predmetov na obrazcu.

• Pravokotnik: kliknite ta gumb, da narišete pravokotnik na obrazcu, tako da lahko uporabniki vidijo, kako so predmeti povezani.

Uporabne funkcije v Accessu 2007

Čeprav ima Access 2007 več vgrajenih funkcij, jih v poročilih ne smete uporabiti več kot nekaj. Kljub temu, če ne veste, da so na voljo, bi lahko zamudili številne funkcije, ki bi se vam lahko zdele res uporabne.

Čeprav ta seznam še zdaleč ni izčrpen, ta tabela prikazuje številne funkcije, ki jih boste morda želeli uporabiti, ko želite nekaj več kot le preprosto vsoto.