9 nasvetov za predstavitev rezultatov tabele in analizo podatkov

Tukaj je nekaj splošnih nasvetov za analizo podatkov z Excelom. Ti nasveti večinoma povzemajo in posplošujejo veliko bolj podrobne postopke za analizo podatkov.

Trdo delajte za uvoz podatkov

Delati za uvoz dobrih, bogatih podatkov v Excelove delovne zvezke je res vredno. Včasih je lahko uvoz podatkov problematičen. Glavoboli in razbijanje srca se lahko pojavijo, ko poskušate zgrabiti podatke iz drugih informacijskih sistemov za upravljanje in ko poskušate sodelovati s skrbnikom baze podatkov, da bi dobili prave podatke v formatu, ki omogoča uporabno analizo podatkov z Excelom.

Toda kljub težavam pri pridobivanju podatkov boste ugotovili, da je uvoz dobrih podatkov v Excel vreden truda. Tradicionalno se ljudje odločajo z uporabo zelo standardnih virov informacij. . . kot je računovodski sistem ali kakšno poročilo tretje osebe, glasilo ali publikacija. In ti tradicionalni viri ustvarjajo tradicionalna spoznanja, kar je odlično. Toda ko lahko delate z bogatejšim, globljim naborom podatkov neobdelanih informacij, pogosto pridobite vpoglede, ki se preprosto ne pojavljajo v tradicionalnih virih.

Oblikujte informacijske sisteme za izdelavo bogatih podatkov

Pred več kot 20 leti so se oblikovalci osredotočili na ustvarjanje sistemov, ki so proizvajali poročila, ki so jih želeli vodje in odločevalci, in ki so proizvajali obrazce (kot so računi, čeki in naročilnice), ki jih podjetja potrebujejo za delovanje.

Ti elementi so očitno še vedno ključne stvari, o katerih morate razmišljati, ko načrtujete, nameščate in upravljate informacijske sisteme, kot je računovodski sistem. Vendar se morate zavedati tudi, da bodo verjetno obstajali nenačrtovani, neortodoksni, nenavadni, a še vedno zelo dragoceni načini, na katere bo mogoče analizirati podatke, ki jih zbirajo ti upravljavski informacijski sistemi. Torej, če delate z ali načrtujete ali sodelujete pri izvajanju informacijskih sistemov, se morate zavedati, da se neobdelani podatki iz sistema lahko in morajo posredovati orodjem za analizo podatkov, kot je Excel.

Imeti bogate, podrobne evidence izdelkov ali storitev, ki jih podjetje prodaja, podjetju omogoča, da vidi trende prodaje po izdelkih ali storitvah. Poleg tega podjetju omogoča, da ustvari navzkrižne tabele, ki prikazujejo, kako določene stranke izbirajo in uporabljajo določene izdelke in storitve.

Bistvo je, da morajo organizacije oblikovati informacijske sisteme tako, da zbirajo tudi dobre, bogate, surove podatke. Kasneje je te podatke mogoče enostavno izvoziti v Excel, kjer lahko preprosta analiza podatkov vodi do bogatih vpogledov v delovanje podjetja, njegove priložnosti in možne grožnje.

Ne pozabite na vire tretjih oseb

Ena hitra točka: spoznajte, da obstaja veliko virov podatkov tretjih oseb. Na primer, prodajalci in stranke imajo lahko na voljo zelo zanimive podatke v formatu, dostopnem Excelu, ki ga lahko uporabite za analizo njihovega trga ali vaše panoge.

Hiter končni komentar o virih podatkov tretjih oseb je naslednji: orodje za spletno poizvedbo, ki je na voljo v Excelu, zelo preprosto omogoča pridobivanje informacij iz tabel, shranjenih na spletnih straneh.

Samo dodajte

Morda mislite, da močna analiza podatkov zahteva zmogljive tehnike analize podatkov. Hi-kvadrati. Inferencialna statistika. Regresijska analiza.

Nekatere najmočnejše analize podatkov, ki jih lahko naredite, vključujejo preprosto seštevanje številk. Če dodate številke in dobite vsote, za katere drugi ljudje niti ne vedo – in če so te vsote pomembne ali kažejo trende –, lahko z najpreprostejšimi tehnikami analize podatkov pridobite pomembne vpoglede in zberete dragocene informacije.

Še enkrat, ključna stvar je najprej zbrati res dobre informacije in nato te podatke shraniti v vsebnik, kot je Excelov delovni zvezek, tako da lahko aritmetično manipulirate in analizirate podatke.

Vedno raziščite opisno statistiko

Opisna statistična orodja, ki jih ponuja Excel – vključno z meritvami, kot so vsota, povprečje, mediana, standardni odklon in tako naprej – so resnično zmogljiva orodja. Ne počutite se, kot da ta orodja presegajo vaš nabor spretnosti.

Opisna statistika preprosto opisuje podatke, ki jih imate v nekem Excelovem delovnem listu. Niso čarobni in ne potrebujete posebnega statističnega usposabljanja, da jih uporabite ali delite z ljudmi, ki jim predstavite rezultate analize podatkov.

Upoštevajte tudi, da so nekateri najpreprostejši opisni statistični ukrepi pogosto najbolj uporabni. Na primer, poznavanje najmanjše vrednosti v naboru podatkov ali največje vrednosti je lahko zelo koristno. Poznavanje povprečja, mediane ali načina v nizu podatkov je prav tako zelo zanimivo in priročno. In celo navidezno zapleteni sofisticirani ukrepi, kot je standardna deviacija (ki meri samo disperzijo glede srednje vrednosti), so res zelo uporabna orodja.

Gledanje opisne statistike, ki se spreminja (ali se ne spreminja) skozi čas, na primer iz leta v leto, vam pogosto daje izjemno dragocene vpoglede.

Pazi na trende

Peter Drucker, morda najbolj znan in najbolj pronicljiv opazovalec sodobnih menedžerskih praks, je v več svojih zadnjih knjigah opozoril, da je ena najpomembnejših stvari, ki jih lahko naredi analiza podatkov, opaziti spremembo trendov. Trendi so skoraj najpomembnejša stvar, ki jo lahko vidite. Če skupni prihodki vaše industrije rastejo, je to pomembno. Če niso rasle ali če se začnejo krčiti, je to verjetno še bolj pomembno.

Pri lastni analizi podatkov ne pozabite sestaviti delovnih listov in zbirati podatke na način, ki vam bo pomagal prepoznati trende in, v idealnem primeru, prepoznati spremembe trendov.

Rezanje in kocke: navzkrižna tabela

Ukaz vrtilne tabele je čudovito orodje. Navzkrižne tabele so izjemno uporabni načini za rezanje in kocke podatkov. In dobra stvar pri orodju vrtilne tabele je, da lahko preprosto znova navzkrižno tabelo in nato znova navzkrižno tabelo.

Če imate dobre bogate vire podatkov in svojih podatkov ne razvrščate redno navzkrižno, verjetno pogrešate popolne zaklade informacij. V njih je zlato na hribih.

Začrtaj, srček

Pomembna komponenta dobre analize podatkov je vizualno predstavitev in pregled vaših podatkov.

Če pogledate črtni grafikon nekaterih pomembnih statističnih podatkov ali ustvarite stolpčni grafikon nekega niza podatkov, pogosto vidite stvari, ki niso vidne v tabelarni predstavitvi istih informacij. V bistvu je grafiranje pogosto čudovit način za odkrivanje stvari, ki jih sicer ne boste videli.

Zavedajte se inferencialne statistike

Inferencialna statistika vam omogoča, da zberete vzorec in nato na podlagi značilnosti vzorca sklepate o populaciji, iz katere je vzorec vzet.

V pravih rokah je inferencialna statistika izjemno zmogljiva in uporabna orodja. Z dobrimi veščinami inferencialne statistike lahko analizirate vse vrste stvari, da pridobite vse vrste vpogledov v podatke, ki jih navadni ljudje nikoli ne dobijo. Vendar, odkrito povedano, če je vaša edina izpostavljenost inferencialnim statističnim tehnikam minimalna, verjetno nimate dovolj surovega statističnega znanja, da bi pošteno izvajali inferencialno statistično analizo.