3 nasveti za upravljanje podatkovnih datotek Outlook 2019

Arhivirajte stare podatke. Podatkovne datoteke lahko hitro narastejo do gigabajtov. Sčasoma lahko velika podatkovna datoteka postane okorna, zaradi česar se Outlook počasneje zažene in izklopi. Morda boste želeli arhivirati stara sporočila in predmete v ločeno datoteko, do katere lahko po potrebi dostopate. Za arhiviranje datotek kliknite Datoteka in nato gumb Orodja. Kliknite Počisti stare predmete. Izberite, katere mape želite arhivirati, nato pa nastavite datumski prag v polju Arhivski elementi starejši od. Izberite lokacijo arhivske datoteke ali sprejmite privzeto (ki je ista lokacija kot vaša glavna Outlookova podatkovna datoteka, vendar se imenuje Arhiv).

Očistite svoj nabiralnik. Čiščenje nabiralnika je naprednejše in bolj zapleteno kot preprosto arhiviranje. S čiščenjem poštnega predala lahko najdete predmete, ki so starejši od določenega števila dni ali večji od določenega števila kilobajtov. Samodejno arhiviranje lahko uporabite za avtomatizacijo postopka arhiviranja in lahko izpraznite mapo Izbrisani elementi. Če želite začeti, kliknite Datoteka, kliknite Orodja in kliknite Čiščenje nabiralnika.

Delite Outlook z drugimi uporabniki.Ko delite računalnik in ima vsaka oseba svojo prijavo v Windows, vam ni treba skrbeti za prehod v Outlook; ko vsak od vas zažene Outlook, dobite svoj zasebni nabiralnik in podatkovno datoteko. Če pa imata dve ali več oseb isto prijavo, jim ni nujno, da imajo v skupni rabi en sam Outlookov nabor podatkov. Ključ do zasebnosti je v tem primeru ustvarjanje dodatnih profilov v Outlooku. Kliknite Datoteka, kliknite Nastavitve računa in kliknite Upravljanje profilov. Ustvarite nov profil v pogovornem oknu Pošta tako, da kliknete Dodaj in izpolnite zahtevane podatke. Nato v pogovornem oknu Pošta lahko izberete Poziv za uporabo profila, če želite, da Outlook vsakič, ko se odpre, vpraša, katerega uporabnika naj naloži. Lahko pa izberete Vedno uporabljaj ta profil in nato izberete tistega, ki ga želite uporabiti. Če želite preklopiti profile, če niste zahtevali, da vas Outlook pozove ob zagonu, izberite Datoteka, Nastavitve računa, Spremeni profil. Outlook se bo znova zagnal in vprašal, kateri profil naj naloži.