Vse funkcije zbirke podatkov Excel delujejo na enak način. Izvedejo izračun na določenem polju za tiste zapise, ki izpolnjujejo določene kriterije. S funkcijo baze podatkov lahko na primer izračunate povprečno končno oceno za vse študente v Računovodstvu 101.
Vse funkcije baze podatkov uporabljajo naslednje tri argumente:
-
Obseg baze podatkov: ta argument pove funkciji, kje je baza podatkov. Vnesete ga z uporabo naslovov celic (na primer A1:D200) ali poimenovanega obsega (na primer Študentje). Obseg mora vključevati vse zapise, vključno z zgornjo vrstico imen polj.
-
Polje: funkciji baze podatkov morate povedati, na katerem polju naj deluje. Ne morete pričakovati, da bo to ugotovil sam! Vnesete lahko številko stolpca ali ime polja. Številka stolpca, če se uporablja, je številka odmika stolpca od prvega stolpca območja baze podatkov. Z drugimi besedami, če se baza podatkov začne v stolpcu C in je polje v stolpcu E, je številka stolpca 3 in ne 5. Če je uporabljen naslov, ga postavite v niz dvojnih narekovajev. Funkcije baze podatkov izračunajo rezultat na podlagi vrednosti v tem polju. Koliko vrednosti je uporabljenih, je odvisno od tretjega argumenta: meril.
-
Merila: To pove funkciji, kje se nahajajo kriteriji; to ni merilo samo po sebi. Merila povedo funkciji, katere zapise naj uporabi pri izračunu. Merila nastavite v ločenem delu delovnega lista, razen v območju baze podatkov. Naslov tega območja se posreduje funkciji baze podatkov.