10 zlatih pravil projektnega vodenja

Ko začnete uporabljati Project 2016, vam lahko običajni izreki (ali aforizmi, aksiomi in predpisi) tukaj pomagajo, da se spomnite osnovnih načel upravljanja projektov. Prilepite jih na steno v pisarni, da jih boste lahko pregledovali ves delovnik.

Zavijte z njim

Načrtovanje kotalnih valov je odličen način za poenostavitev vodenja projekta. Ne načrtujte dlje v prihodnost, kot lahko razumno vidite – in ne načrtujte bolj podrobno, kot je smiselno. Ko je projekt prvič najet, imate samo datume mejnikov. Ko začnete razumeti več o projektu, lahko definirate življenjski cikel projekta in ključne rezultate, ki jih je treba ustvariti v vsaki od njegovih faz.

Gradite projekt po fazah. Začnite z začetnimi fazami in izpolnite podrobne naloge, zaporedja, vire in trajanje. Pustite poznejše faze na visoki ravni podrobnosti; na ta način boste imeli manj dela za ponovitev kasnejših nalog, ki jih na začetku projekta preprosto ni mogoče predvideti. Prav tako boste imeli manj potrebe po manipulaciji izhodišča teh kasnejših nalog: če so naloge predaleč v prihodnosti, se njihove časovne potrebe ne bodo ujemale s viri, ki ste jih prvotno namenili zanje.

Ko je igra že na začetku, se izogibajte podrobnostim nalog, ki so daleč v prihodnosti. Project vam lahko pomaga pri načrtovanju kotalnega valovanja, če uporabljate te funkcije programa:

• Pogled omrežnega diagrama: pomaga vam grafično vizualizirati faze projekta
• Časovnica: prikazuje mejnike, rezultate in faze na visoki ravni
• Razširitev in strnitev nalog: Omogoča vam, da skrijete ali prikažete faze projekta

Postavite svoje race v vrsto

Preden začnete ustvarjati projekt, naredite domačo nalogo. Če nimate vseh informacij, ki jih potrebujete, ko sedite za računalnik in delate s Projectom, se boste nenehno ustavljali, načrtovali in bežali, da bi našli informacije – kar ni učinkovit način dela.

Preden se usedete in sestavite načrt projekta, razmislite o naslednjih informacijah o projektu:

• Preverjanje realnosti osnovnih pričakovanj: na podlagi vaših izkušenj pri vodenju podobnih projektov skozi čas ugotovite, ali so rezultati, proračun in predhodni urnik v razumnem obsegu . Odločite se, ali boste razpravljali o spremembah obsega in proračuna, da se izognete projektu, ki je od začetka nerealni.
• Podatki o viru : če je vir človek, zabeležite polno ime vira, kontaktne podatke, spretnosti, stroške, urnik, časovne spore, ime upravitelja in kontaktne podatke upravitelja. Za opremo ali objekte poiščite njeno razpoložljivost in ceno.
• Struktura ekipe: določite, ali en član ekipe beleži napredek vseh drugih ali pa vsi viri sledijo lastno. Odločite se, kdo posodobi urnik po spremembah, kdo prejme kopije katerih poročil in kdo ima dostop do glavnega urnika na spletu.
• Pričakovanja vodstva: vprašajte, ali vodstvo pričakuje, da bo namesto tega videlo redno načrtovana osnovna poročila ali drugo vrsto poročil. Vprašajte, kako in od koga pridobiti odobritev proračuna v različnih fazah načrtovanja projekta, in vprašajte, ali bodo za kakršen koli interes med podjetji potrebna poročila ali odobritev iz več virov.
• Pravila podjetja: Ti dokumenti lahko navajajo pravilnike o delovnem času in nadur, koledarje praznikov, stroške režijskih stroškov ali pribitke projekta ter izmenjavo (ali ne) informacij s strankami in prodajalci.

Ko razmislite o težavah na tem seznamu, ste pripravljeni, da se usedete in začnete vnašati informacije v projekt projekta. (Ali slišite odmev tukaj?)

Pričakujte nepričakovano

Veste, da je tam zunaj - Murphy in njegov prekleti zakon, ki določa, da bo šlo vse, kar lahko gre narobe, narobe. Večina projektov, zlasti daljših in kompleksnejših, ni dokončanih pravočasno ali v okviru proračuna. Vaša naloga kot vodja projekta je, da načrtujete čim bolj natančno in nato preudarno prilagodite, ko nekdo vrže ključ v delo – in Project vam ponuja veliko orodij za to. Toda poleg vseh avtomatiziranih funkcij Projecta lahko predvidevate spremembe tako, da jih preprosto načrtujete.

Kritična pot določa trajanje projekta. Vsak moder vodja projekta v svoje projekte vgrajuje rezervni čas in sredstva za nepredvidene primere. Ko se projekt zaključi teden dni zamude in 5.000 $ presega proračun, samo vodja projekta ve, da je bil štiri tedne pozneje in 25.000 $ dražji od prvotno načrtovanega, brez rezerve za nepredvidene stroške.

Dodajte rezervo za izredne razmere pred večjimi končnimi rezultati ali koncem faze, da upoštevate nepričakovane dogodke. Dodate lahko celo nalogo Contingency in jo zagotovite z Murphyjem.

Uporabite vrsto stroškovnega vira (namesto dela ali materialnega vira), da nalogi ali fazi dodate nastavljeno količino rezerve za nepredvidene primere.

Ne odlašajte na jutri. . .

Čeprav lahko programska oprema za upravljanje projektov poenostavi številne vidike vašega delovnega življenja, večina ljudi, ki prvič uporabljajo Project, postane preobremenjena s količino časa, ki ga porabijo za vnašanje in posodabljanje podatkov. Te naloge so zagotovo lahko okorne, toda nagrada za obvladovanje avtomatiziranih zmožnosti posodabljanja in poročanja v Projectu več kot nadoknadi vsakršno delo, ki ga prej prestanejo.

Kadar koli je mogoče, uvozite opravila iz Outlooka ali Excela v Project, da pospešite vnos podatkov v fazi načrtovanja.

Spremljajte čim pogosteje – vsaj enkrat na teden. Če niste nagnjeni k nalogi spremljanja napredka pri projektu, se lahko zapletete za pregovorno osmico. Ta strategija vas ne le reši pred vnosom množice podatkov za sledenje, ampak tudi vam – in vaši ekipi – omogoča, da kadar koli vidite stanje projekta. Tako lahko takoj opazite bližajočo se katastrofo in naredite preventivne prilagoditve.

Delegat, delegat, delegat

Izogibajte se želji, da bi sami poskušali narediti vse na projektu. Čeprav se morda zdi, da vam samostojno ustvarjanje in vzdrževanje datoteke projekta daje več nadzora nad rezultatom, je samostojno letenje v večjem projektu skoraj nemogoče (in morda delo za polni delovni čas). Seveda ne morete dovoliti, da na desetine ljudi spremeni načrt, saj bi tvegali, da izgubite vest o tem, kdo je kaj in kdaj naredil. Vendar pa lahko z upoštevanjem teh nekaj preprostih praks nekaj prstov v projektnem kolaču spremenite iz škodljivih v koristne:

• Določite eno osebo za obdelavo vseh podatkov. Naloga te osebe je vnesti vse podatke o sledenju v glavno datoteko.
• Projekt razdelite na nekaj podprojektov in dodelite osebe, ki jim zaupate, da delujejo kot vodje teh podprojektov. Pustite jim, da sami upravljajo svoje sledenje in prilagoditve, nato pa te projekte sestavite v glavni projekt, da boste lahko spremljali splošno stanje.
• Vnaprej določite enotne postopke za ekipo. Ne dovolite, da en član ekipe poroča o času na medpisni beležki, drugi vam pošilja svoj napredek po e-pošti, drugi pa hočejo ali nočejo beležijo svoj delovni čas v časovni list. Izdelajte strategijo, ki uporablja funkcije projekta za dosledno komunikacijo.

Napredek lahko spremljate na visoki ravni, na primer 25 odstotkov, 50 odstotkov, 75 odstotkov in 100 odstotkov dokončano.

Dokumentirajte

Večina ljudi je slišala opozorilo za vodenje projektov »Pokrijte svoje predpostavke« in Project vam to pomaga narediti enostavno. Uporabite te funkcije za dokumentiranje podrobnosti projekta:

• Območje z opombami: uporabite ga tako za opravila kot vire, da naredite zapis osnovnih informacij, sprememb ali posebnih težav.
• Poročila: prilagodite jih tako, da bodo vključevale vse ustrezne informacije in pomagale dokumentirati trende in spremembe.
• Vizualna poročila: s to novo funkcijo narišite sliko statusa projekta za vizualno usmerjene zainteresirane strani.

Shranite več različic projekta, še posebej, če spremenite izhodišče v poznejših različicah. Na ta način imate zapis o vsakem koraku načrtovanja projekta, na katerega se lahko sklicujete, ko se na poti pojavijo vprašanja.

Naj bo ekipa na tekočem

Upoštevajte te metode za ohranjanje odprtih komunikacijskih kanalov:

• Uporabite funkcije Projecta, ki se integrirajo z Outlookom ali drugimi e-poštnimi programi. Uporabite jih za pošiljanje projektnih datotek ali drugih vrst komunikacij.
• Posodobite načrt upravljanja komunikacij. Dokumentirajte, kdo potrebuje kakšne informacije, kdaj in kako pogosto.
• Preglejte napredek s člani ekipe tako, da se redno sestajate osebno, po telefonu ali prek programske opreme za srečanja. Zagotovite, da imajo vsi člani ekipe najnovejšo različico načrta projekta, na katerega se lahko sklicujete med temi sestanki.
• Prikažite kodo strukture razčlenitve dela (WBS) na poročilih. Potem se lahko brez zmede preprosto sklicujete na določene naloge v velikih projektih.

Merite uspeh

Ko začnete s projektom, bi morali imeti predstavo o tem, kaj pomeni uspeh, in morali bi vedeti, kako izmeriti ta uspeh. Slišali ste tole: »Dobavo lahko dobite pravočasno, v okviru proračuna ali opravljeno pravilno. Izberite dva." Uspeh lahko vključuje doseganje številnih ciljev, kot npr

• Zadovoljstvo kupcev
• Zadovoljstvo vodstva
• Izpolnjevanje proračunskih omejitev
• Priti pravočasno

Če želite ugotoviti, kako boste merili uspeh, postavite ta vprašanja:

• Ali uspeh pri oblikovanju proračuna pomeni, da prvotne ocene ne presežete za več kot 10 odstotkov?
• Ali bo projekt upoštevan pravočasno, če boste na njem delali predvideno število tednov minus dvomesečno obdobje, ko ste bili na čakanju zaradi sindikalne stavke, ali je celoten delovni čas manj pomemben od izpolnjevanja določenega roka?
• Kako boste merili zadovoljstvo strank?
• Ali uspešen zagon izdelka vključuje visoke prodajne številke po lansiranju ali je bil projekt uspešen zgolj zato, ker ste ga premaknili ven?

V projekt postavite mejnike, ki odražajo doseganje vsake vrste uspeha. Ko dosežete enega, lahko svojo ekipo potrepljate po hrbtu. Če veste, kako izgleda uspeh, vam pomaga motivirati svojo ekipo, da pride tja.

Ohranite fleksibilno strategijo

Stvari se zgodijo. Še nikoli ni bilo projekta, ki ne bi zahteval namestitve za presenečenja na poti. Znak dobrega vodje projekta je, da je pozorna na te spremembe in se prilagaja, da se jih hitro spopade.

Prilagoditve za slabe novice ni enostavno; pravzaprav je lahko res težko sporočiti slabe novice. Toda izogibanje težavi v projektu in upanje, da bo ta preprosto izginila, ima grdo navado, da snežno kepe v še hujši problem. Naslednja orodja vam lahko pomagajo ostati pozorni na spremembe in prilagajanje:

• Možnost obrisa dela vam lahko pomaga spremeniti obris dela na sprednjo obremenitev, nazaj ali kako drugače spremeniti razporeditev dela v času trajanja opravila.
• Uporabite Task Inšpektor, da vidite, kaj poganja opravilo. Iščete lahko možnosti, kot so dodajanje virov, revizija razmerij odvisnosti opravil in uporaba rezerve.
• Vklopite oblikovanje kritične poti, da si ogledate kritično pot projekta in spremljate, koliko ohlapnosti ostane. Prilagoditev nalog za učinkovito porabo njihove ohlapnosti vas lahko v krizi obdrži na urniku.

Učite se iz svojih napak

Eno odlično darilo, ki ga ponuja Project, je sposobnost, da se po zaključku projekta ozrete nazaj, da se lahko učite iz svojih napak. Pregledate lahko prvotni urnik in vsako različico po njem, da vidite, kako dobro ste ocenili čas in denar, in nato ugotovite, kako to narediti bolje.

Z uporabo zapisov o projektu lahko opazite trende, da na primer ugotovite, kje se zdi, da vedno zamudite čas ali zakaj vedno dovolite veliko premalo časa za tržne raziskave in veliko preveč časa za vprašanja in odgovore. Morda med hitrimi obdobji vedno pozabite predvideti proračun za začasno pomoč ali pa imate zgodaj preveč osebja, ko potrebujete le nekaj ljudi.

Uporabite obilico informacij v razporedih projektov, da se poučite o svojih prednostih in slabostih kot načrtovalec in vodja projektov ter izboljšate svoje veščine z vsakim projektom, ki se ga lotite.