Tehnični strokovnjaki – ljudje, ki poznajo Microsoft Access 2019 znotraj in zunaj – so morda nekoliko zastrašujoči, vendar so pomembni – in jih (mi?) nikakor ne nameravamo ustrahovati. Pomembni so za povprečne uporabnike Accessa, ker nudijo neprecenljive nasvete, in so pomembni za sam Access, ker poganjajo način, kako Microsoft nenehno izboljšuje svoje izdelke. Ti moški in ženske so ljudje, ki preizkušajo izdelke Officea, preden so nove različice izdane javnosti, in so tisti, ki pišejo knjige, ki uporabnikom na vseh ravneh pomagajo kar najbolje izkoristiti programsko opremo.
Ljudje, ki razvijajo baze podatkov za preživetje, so torej bistven vir za povprečnega uporabnika, za »zmogljivega uporabnika« in tudi za proizvajalca programske opreme. Tukaj je zbirka nekaterih najboljših nasvetov, zbranih na dolgem seznamu strokovnjakov za Access. Ker so vedeli, da ponujajo predloge za nove uporabnike, so ponudili nasvete, ki bodo ustrezali vašim potrebam in pomagali zagotoviti, da lahko Access resnično uporabljate samozavestno in učinkovito. Ko boste končali, boste v svojih prizadevanjih namenili pravo količino načrtovanja in organiziranja — in imeli boste trdne načrte za napredek pri razvoju in uporabi baz podatkov, ki jih gradite z Accessom.
Torej, tukaj je pameten nasvet – v desetih hitrih ugrizih.
Ne varčujte s časom, porabljenim za dokumentiranje baze podatkov. zakaj? Ker boš kasneje vesel, da nisi skoparil. Imeli boste vse svoje načrte, splošne informacije in vse svoje ideje – tiste, po katerih ste ukrepali, in tiste, ki so ostale na risalni plošči – pripravljene naslednjič, ko boste morali zgraditi bazo podatkov. Imeli jih boste tudi za sklicevanje na to, kdaj ali če gre kaj narobe z vašo trenutno bazo podatkov. Ste pomotoma izbrisali shranjeno poizvedbo? Ni problema. Glejte svojo dokumentacijo. Ste pozabili, kako so bile vaše mize povezane? Preverite dokumentacijo in ponovno vzpostavite odnose. Morate nekomu razložiti, zakaj ali kako ste nekaj nastavili? Oglejte si svoje zapiske in jih navdušite s svojo premišljenostjo in skrbnim premislekom.
Kaj naj torej vsebuje ta veličastna dokumentacija? No, vse. Ampak tukaj je seznam za začetek:
Če morate pred ustvarjanjem poročila zagnati nekaj poizvedb, dokumentirajte postopek. (Še bolje, poiščite prijaznega piflarja, ki vam bo pomagal avtomatizirati delo.)
Če vaša zbirka podatkov izvaja pomembno organizacijsko funkcijo – kot so računovodstvo, inventar, upravljanje stikov ali vnos naročil – poskrbite, da je vzpostavljen ročni postopek, da bo organizacija delovala, če baza podatkov ne deluje pravilno – in ne pozabite dokumentirati postopka!
Če potrebujete pomoč pri katerem koli od teh predmetov, vprašajte nekoga! Ne glede na to, ali si izposodite nekoga iz oddelka za informacijsko tehnologijo ali najamete računalniškega navdušenca, poiščite pomoč, ki jo potrebujete. S svojo dokumentacijo ravnajte kot z zavarovanjem – brez nje nobena organizacija ne bi smela delovati.
Vsakih 6 do 12 mesecev preglejte svojo dokumentacijo in preverite, ali so potrebne posodobitve. Dokumentacija je uporabna le, če je posodobljena in če jo lahko razume kdo drug kot vi. Prav tako se prepričajte, da vi (ali vaši kolegi v pisarni) veste, kje se nahaja dokumentacija. Če imate elektronsko različico, jo hranite varnostno kopirano in imejte pri roki izpis – nekaj, kar boste veseli, če boste vi ali kdo drug poskušali reciklirati dele vaše baze podatkov s funkcijo Application Parts.
Ko sestavljate tabele, naredite besedilna polja ustrezne velikosti za podatke, ki jih hranite v njih. Access privzeto nastavi besedilna polja (znana kot kratko besedilo) tako, da vsebujejo 255 znakov – precej radodarna nastavitev, še posebej, če so v polju skromne dvočrkovne okrajšave.
Sto ali več dodatnih presledkov – ki ostanejo neuporabljeni v večini besedilnih polj – se ne zdi nič takega, da bi izgubili spanec, vendar ta prostor pomnožite v tabeli s 100.000 naslovi strank in na koncu dobite veliko megabajtov prostora za shranjevanje. prostore, ki so zelo zaposleni in nimajo ničesar.
Prilagodite velikost polja z nastavitvijo Velikost polja na zavihku Splošno v pogledu načrtovanja.
Uporabite številska polja za številke, uporabljene v izračunih , ne za besedilo, ki se pretvarja, da je številka. Programske aplikacije zaznavajo veliko razliko med poštno številko 47999 in številko 47.999. Aplikacija vidi poštno številko kot niz znakov, ki so vsi številki, vendar se številka obravnava kot dejansko število, ki ga lahko uporabite za matematiko in vse vrste drugih zabavnih številskih stvari. Drugi razlog, zakaj poštna številka ni polje Številka? Če ste v ZDA in se vaša poštna številka začne z nič, aplikacija odreže prvo ničlo in v polje shrani samo števke, ki niso nič – 01234 postane 1234. Ni dobro!
Ko izbirate vrsto za novo polje s številkami, si zastavite preprosto vprašanje: Ali boste kdaj naredili izračun ali naredili kaj v zvezi z matematiko s tem poljem?
Validacije lahko pomagajo preprečiti, da bi se slabi podatki približali vašim tabelam. Potrditev je enostavna za izvedbo, hitro nastavitev in vedno pozorna (tudi ko ste tako utrujeni, da ne vidite naravnost). Če ne uporabljate validacij za zaščito celovitosti vaše baze podatkov, bi morali začeti.
Ko gradite tabelo ali ustvarjate bazo podatkov, pomislite na ime datoteke baze podatkov, polja in tabele, ki jih uporabljate:
To postane še pomembnejše, ko začnete uporabljati orodja za objavo svojih Accessovih tabel in baz podatkov v spletu in jih delite prek SharePointa – potencialno pritegnete milijone uporabnikov »za mizo«. Poleg tega lahko s funkcijo Application Parts reciklirate komponente vaših baz podatkov, da pospešite ustvarjanje nove baze podatkov. Nočete, da bi se skrivnostna imena delov vaše baze podatkov razširila v novo bazo podatkov – da bi tudi tam ustvarili nočne more – kajne?
Kadarkoli ste vrednosti brisanju polj iz tabele, se prepričajte, da ste ubijanje vrednosti v pravem zapisu - še enkrat preveriti, in nato le takrat, ko ste prepričani, brisanje izvirnik. Tudi takrat lahko še vedno hitro pritisnete Ctrl+Z in obnovite žaljivi element, če ga razveljavite takoj, ko zaznate napako.
Zakaj vse preverjanje in preverjanje? Ker po tem, ko izbrišete vrednost polja in naredite karkoli drugega v tabeli, Access popolnoma pozabi na vašo staro vrednost. Izginil je, kot da nikoli ni obstajal. Če izbrišete zapis iz tabele, ga res ni več — ker za celoten zapis ni na voljo razveljavitev. Če je bil ta zapis pomemben in niste imeli trenutne varnostne kopije, ko je zapis izginil, nimate sreče. Oprosti!
Sem to dovolj jasno povedal? Vedno imejte varnostno kopijo svojega dela! Ni nadomestila za trenutno varnostno kopijo vaših podatkov – še posebej, če so podatki ključnega pomena za vaše osebno ali poklicno življenje. Učinkovite strategije pogosto vključujejo vzdrževanje varnostnih kopij na drugi lokaciji v primeru, da nesreča uniči vašo pisarno, pa naj bo to v drugi pisarni ali v oblaku.
Če mislite, da še nikoli niste potrebovali varnostne kopije, zakaj bi se trudili, pomislite na poplave. Pomislite na voditelje novic, ki pravijo, da območje, ki je trenutno pod vodo, še nikoli ni bilo poplavljeno. Predstavljajte si življenja ljudi, ki plavajo po ulici. Ne glede na to, ali se soočate s pravo katastrofo razsežnosti orkana, požarom ali trdim diskom vašega računalnika, ki se odloči umreti (in to se zgodi – tudi če se vam še nikoli ni zgodilo), boste veliko srečnejši, če ste varnostno kopijo vaše baze podatkov.
Poznate mizarski slogan "Dvakrat izmeri, enkrat reži"? Enako lahko rečemo za razmišljanje, ko gre za vašo bazo podatkov. Ne razmišljajte samo o nečem, pridite do hitrega zaključka in se nato potopite. Počakajte, premislite še enkrat in potem morda še tretjič. Nato naredite sklep in začnite delovati na podlagi tega. Z vso močjo, ki vam jo ponuja Access, skupaj z zmožnostjo shranjevanja na tisoče in tisoče zapisov v vašo bazo podatkov, je lahko razmeroma preprosta napaka precej draga zaradi možnih posledic v smislu izgube podatkov ali "nerazveljavitvenega" ukrepanja. v zmoti.
Čeprav se morda zdi, da so predlogi za organizacijo in preprostost v nasprotju, sta ta dva nasveta res sorodna. Ohranjanje preprostih stvari je pogosto način, da se izognete potrebi po večji organizaciji. Medtem ko ste se verjetno naveličali poslušanja staršev, ki vas spominjajo, da »za vse je prostor in vse na svojem mestu« (ali če so bili manj poetični, » Počisti svojo sobo!!! «), so imeli prav.
Če bo vaša zbirka podatkov organizirana, si boste prihranili čas in žalost. Dobro načrtovano, dobro organizirano tabelo bo lažje poizvedovati, poročati in vključiti v obrazec. Prav tako bo razvrščal in filtriral kot strela.
Ja, lahko se preveč organiziraš. Pravzaprav je pretirana organizacija povsem prelahka. Umirite svojo željo po organizaciji tako, da gojite še eno strast: delo s čim manj koraki. Omejite število map in podmap, ki jih uporabljate – največ pet ravni map je več kot dovolj za skoraj vsakogar. Če presežete pet stopenj, vaša organizacija začne trkati v vašo produktivnost (in nihče ne mara izgube produktivnosti, še najmanj pa ljudje, ki si izmislijo te neumne slogane za korporativne plakate za dobro počutje).
Če imate z nečim težave, pogoltnite svoj ego in prosite za pomoč. Če rečete "ne vem" - in nato poskušate izvedeti nekaj, česar še ne veste - ni sram. To pravilo je še posebej pomembno, ko jahate čredo na tisoče zapisov v bazi podatkov. Majhni napačni koraki hitro povečajo in pomnožijo majhen problem v veliko krizo. Prosite za pomoč, preden situacija postane huda.
Kako preprečiti, da Microsoft Word odpira datoteke v načinu samo za branje v sistemu Windows Microsoft Word odpira datoteke v načinu samo za branje, zaradi česar jih je nemogoče urejati? Ne skrbite, metode so spodaj
Kako odpraviti napake pri tiskanju nepravilnih dokumentov Microsoft Word Napake pri tiskanju dokumentov Word s spremenjeno pisavo, neurejenimi odstavki, manjkajočim besedilom ali izgubljeno vsebino so precej pogoste. Vendar pa ne
Če ste med predstavitvijo uporabili pero ali označevalnik za risanje po diapozitivih PowerPoint, lahko risbe shranite za naslednjo predstavitev ali jih izbrišete, tako da boste naslednjič, ko ga pokažete, začeli s čistimi PowerPointovimi diapozitivi. Sledite tem navodilom za brisanje risb s peresom in označevalnikom: Brisanje črt ena na […]
Knjižnica slogov vsebuje datoteke CSS, datoteke Extensible Stylesheet Language (XSL) in slike, ki jih uporabljajo vnaprej določene glavne strani, postavitve strani in kontrolniki v SharePointu 2010. Če želite poiskati datoteke CSS v knjižnici slogov na založniškem mestu: Izberite Dejanja mesta→ Pogled Vsa vsebina spletnega mesta. Prikaže se vsebina spletnega mesta. Knjižnica Style se nahaja v […]
Ne preobremenjujte občinstva z ogromnimi številkami. V Microsoft Excelu lahko izboljšate berljivost svojih nadzornih plošč in poročil tako, da oblikujete svoje številke tako, da se prikažejo v tisočih ali milijonih.
Naučite se uporabljati SharePointova orodja za socialno mreženje, ki posameznikom in skupinam omogočajo komunikacijo, sodelovanje, skupno rabo in povezovanje.
Julijanski datumi se v proizvodnih okoljih pogosto uporabljajo kot časovni žig in hitra referenca za številko serije. Ta vrsta datumskega kodiranja omogoča trgovcem na drobno, potrošnikom in servisnim agentom, da ugotovijo, kdaj je bil izdelek izdelan in s tem starost izdelka. Julijanski datumi se uporabljajo tudi v programiranju, vojski in astronomiji. Drugačen […]
Spletno aplikacijo lahko ustvarite v Accessu 2016. Kaj je torej spletna aplikacija? No, splet pomeni, da je na spletu, aplikacija pa je le okrajšava za »aplikacijo«. Spletna aplikacija po meri je spletna aplikacija baze podatkov, do katere dostopate iz oblaka z uporabo brskalnika. Spletno aplikacijo gradite in vzdržujete v namizni različici […]
Večina strani v SharePointu 2010 prikaže seznam navigacijskih povezav v vrstici za hitri zagon na levi strani strani. Vrstica za hitri zagon prikazuje povezave do predstavljene vsebine spletnega mesta, kot so seznami, knjižnice, spletna mesta in strani za objavljanje. Vrstica za hitri zagon vključuje dve zelo pomembni povezavi: Povezava do vse vsebine spletnega mesta: […]
Pri preprostih težavah reševalec v Excelu običajno hitro najde optimalne vrednosti spremenljivke reševalca za ciljno funkcijo. Toda v nekaterih primerih ima Solver težave pri iskanju vrednosti spremenljivke Solver, ki optimizirajo ciljno funkcijo. V teh primerih Solver običajno prikaže sporočilo ali sporočilo o napaki, ki opisuje ali razpravlja o težavi, ki […]
