Pridobiti podporo za uvajanje Microsoft 365 Business ni enostavno. Razumljivo je, da vodja, ki odobri velik proračun za rešitev SaaS (kot je Microsoft 365 Business), želi videti donosnost naložbe (ROI). Uganete, kdo je na kavlju za prikaz donosnosti naložbe v Microsoft 365 Business? Vaša IT ekipa.
Eden od načinov, kako lahko svoje vodje prepričate o donosnosti naložbe, je, da pokažete svoj uspeh pri pridobivanju končnih uporabnikov, da sprejmejo tehnologijo. Žal pa je sprejetje tehnologije težavno. Če menite, da lahko preprosto uvedete spremembe in pričakujete, da bodo uporabniki začeli uporabljati tehnologijo in vam hvalili, premislite še enkrat. Sprememba običajno naleti na odpor. Študije so pokazale, da bo samo 34 odstotkov populacije uporabnikov običajno sprejelo novo tehnologijo, kot je prikazano v teoriji difuzijskih inovacij .
Tukaj najdete nekaj najboljših praks, nasvetov in trikov za spodbujanje sprejemanja Microsoft 365 Business. Te predloge lahko prilagodite in prilagodite, da ustrezajo vaši organizaciji. Vzemite si zasluge, če vam kateri od predlogov tukaj prinese uspeh.
Izvršno sponzorstvo pri implementaciji tehnologije je običajno nepremagljiv način, da uporabnike prepričate, da sprejmejo novo tehnologijo, četudi nejevoljno. Bodimo iskreni, skrbnik IT nima toliko vpliva kot predsednik, izvršni direktor ali lastnik.
Ko določite izvršne sponzorje za implementacijo vaše tehnologije, se prepričajte, da se strinjate s tem, kaj se od njih pričakuje. V idealnem primeru želite, da izvršni sponzorji prevzamejo skupno odgovornost za uspeh izvedbe. Zagotavljajo lahko zračno kritje, ko naletite na politične izzive v vaši organizaciji ali ko končni uporabniki odgovarjajo na spremembe, ki jih uvajate.
Z vaše strani poskrbite, da boste svojim izvršnim sponzorjem zagotovili usposabljanje o funkcionalnosti tehnologije na podlagi ustreznih scenarijev. Če na primer pogosto uporabljajo e-pošto v primerjavi s soavtorstvom dokumentov, jih usposobite za nove funkcije v Outlooku, namesto da bi jih učili, kako shraniti in deliti datoteke v SharePointu. Ko bodo videli vrednost tehnologije, bodo lahko svoje izkušnje delili s preostalo organizacijo.
Znanstveniki še niso odkrili stroja za kloniranje, lahko pa ustvarite svoje klone, da povečate svoja prizadevanja za usposabljanje. Kako? Z zaposlovanjem in aktiviranjem mreže prvakov za vaš namen, in sicer sprejetje Microsoft 365 Business . Običajno so ti ljudje zgodnji uporabniki in super uporabniki trenutne tehnologije v vaši organizaciji. Omogočite jim dostop do celotnega nabora storitev Microsoft 365 Business in zanje izvedite osredotočeno usposabljanje. Uporabite model »usposobite inštruktorja«, da bodo razumeli, da bodo imeli nalogo usposabljati druge ljudi v organizaciji. Morda bi jim pomagalo, če jih spodbudite, da so v omrežju Champs (na primer nov prenosnik) v zameno za izkušnjo uvajanja Windows 10 AutoPilot.
V idealnem primeru bi želeli iz vsakega oddelka imeti prvaka, ki razume potek dela za uporabnike v oddelku. Morda boste ugotovili, da so na primer ljudje v oddelku za trženje navdušeni nad Microsoft Streamom, ljudje v oddelku za finance pa ne toliko.
Rečeno je bilo, da je 90 odstotkov dela vodje projekta komunikacija. Ta statistika je resnična in uporabna, ko v svoji organizaciji implementirate Microsoft 365 Business. Ne glede na to, ali imate dodeljenega vodjo projekta ali imate nalogo vodje projekta, je najbolje imeti trden komunikacijski načrt.
Bodite pozorni na kadenco komunikacije. Če tri mesece vsak dan pošiljate e-pošto in opomnite končne uporabnike na prihajajočo spremembo, boste morda na koncu imeli jezne ljudi, ki bodo ustvarili pravilo za samodejno brisanje vaših e-poštnih sporočil ali jih usmerili v mapo za kasnejše branje. Če komunikacijo razmaknete preveč narazen, lahko zgrešijo komunikacijo in bodo nepripravljeni, ko končno preklopite. Najti morate pravo ravnovesje na podlagi tega, kar veste o svojih končnih uporabnikih.
Za mala podjetja morate začetno napovedati implementacijo Microsoft 365 približno v času, ko se pridobijo licence. Nato približno tri tedne, preden je e-pošta prerezana na nov sistem, se začne komunikacija kapljanja, pogostost pa se postopoma povečuje, ko se bliža datum preklopa.
Pregovor, "neuspešno načrtovati, načrtovati neuspešno," ne bi mogel biti bolj resničen, ko gre za implementacijo nove tehnologije. Ključni pri celotnem izvedbenem načrtu je načrt usposabljanja za končne uporabnike. Načrt usposabljanja ni nujno zapleten. Zadostuje celo oris, kdo se bo o čem in kdaj usposabljal, še posebej, če imate majhno organizacijo. Se spomnite mreže prvakov in izvršnih sponzorjev? Te skupine je treba vključiti v načrt usposabljanja.
Morda boste ugotovili, da boste morali prilagoditi svoj načrt usposabljanja, ko boste začutili, kako dobro se odzivajo vaše začetne skupine vadečih. Tako ustvarite svoj načrt usposabljanja v obliki, ki jo je mogoče zlahka posodabljati ali sodelovati. Svoje pripravnike lahko izpostavite novi tehnologiji z uporabo SharePointovih seznamov ali knjižnic dokumentov kot skladišča za načrt usposabljanja. Začeli se bodo učiti o funkcionalnosti, ne da bi se tega sploh zavedali!
Inštruktorja so nekoč prosili za štiriurno usposabljanje o Office 365 za majhno podjetje s 25 uporabniki. Poskusi, da bi lastnik podjetja pridobil informacije o potrebah po usposabljanju in tehničnih spretnostih zaposlenih, so bili neuspešni in trenerju je bilo rečeno, naj le usposobi uporabnike »na način aLuckyTemplates«. To je trenerju nakazalo, da ne more imeti določene teme za trening. Trener je na koncu pripravil različne scenarije, ki so ustrezali različnim osebam. Na podlagi poteka pogovora je trener potegnil določen scenarij in trening usmeril okoli njega.
Torej, kaj je scenarij? V zgornjem primeru je bil scenarij nekako takole:
Jane, Rob in Paul delajo v oddelku za trženje in si nenehno pošiljajo po e-pošti dokumente, pri katerih sodelujejo. Težko je spremljati najnovejšo različico dokumenta in ugotoviti, kdo je podal kakšen komentar. Jane, ki je zadolžena za izločanje vseh povratnih informacij, postaja razočarana, ker nekdo pošlje prepozne povratne informacije, ko misli, da je naredila končno različico dokumenta. Ali pa nekdo pritegne v pogovor drugo osebo, ki nato posreduje povratne informacije o vprašanjih, ne da bi vedeli, da so jih že obravnavali v prejšnjih pogovorih.
Trener je udeležencem delavnice predstavil ta scenarij in vprašal, ali se to dogaja v njihovi organizaciji. Odziv je bil v veliki večini pritrdilen. Na podlagi tega je trener 30 minut pokazal funkcije soavtorstva v Wordu, OneDrive za podjetja in SharePoint. Nato so za vadbo uporabili lastne prenosne računalnike. Do konca 30 minut so vsi dobro razumeli koncept in ugotovili, kateri ljudje so v tem boljši od drugih. Tisti, ki so bili bolj usposobljeni, so postali najboljša oseba za tiste, ki so potrebovali več držanja za roke.
Lekcija tukaj je, da če želite, da uporabniki sprejmejo Microsoft 365 Business, naj bo to zanje hitra zmaga in prilagodite usposabljanje scenariju, ki je zanje resničen. Ne bi delovalo, če bi trener preprosto začel usposabljanje z Outlookom in kako pošiljati šifrirana e-poštna sporočila.
Če imate majhno ali enočlansko IT ekipo, lahko zmanjšate breme podpore številnim uporabnikom med izvajanjem Microsoft 365 Business tako, da ustvarite samopostrežni portal v SharePointu ali Microsoft Stream ali oboje. Objavljate lahko 30-sekundne videoposnetke z navodili, da se končnim uporabnikom osvežijo na usposabljanju. Lahko zahtevate od prvakov, da objavijo vsebino na vašem portalu, ali odprete svoje samopostrežno skladišče za prispevek kogar koli. Če to storite na ta način, bodo vaši končni uporabniki vadili, kar so se naučili, ko bodo nalagali vsebino v SharePoint ali Stream. Če želite postati domiselni, lahko postopek poigrate tako, da spodbudite uporabnike, ki imajo najbolj všečen video.
Internet ima ogromno videoposnetkov o različnih scenarijih za Microsoft 365, ki jih lahko vključite v svoje vire. Vendar pa se pogosto zgodi, da neobdelani videoposnetki, ki jih ustvari sodelavec, ki prikazujejo okolje organizacije, bolj odmevajo pri uporabnikih kot Microsoftovi marketinški videoposnetki z visoko produkcijsko vrednostjo na YouTubu in drugih kanalih.
Če vaši uporabniki ne marajo videoposnetkov, je druga možnost, da zaženete zvezek OneNote s SharePointovega mesta . V zvezku ustvarite različne razdelke, osredotočene na tehnologijo. V vsakem razdelku vključite navodila po korakih, ki prikazujejo, kako dokončati nalogo z uporabo tehnologije. V Outlooku bi lahko imeli na primer razdelek, kjer imate stran za e-pošto, stran za koledar in stran za opravila. Ko bodo uporabniki brali vašo vsebino, se bodo učili ne samo o Outlooku, ampak tudi o OneNote in SharePointu, čeprav nevede.
Uvedba nove tehnologije, kot je Microsoft 365 Business, ni lahka naloga. Ko imate zgodbe o uspehu, si vzemite čas za praznovanje in delite zmago s končnimi uporabniki. Ko uporabniki razumejo vrednost njihovega prispevka k uspehu implementacije, pomaga motivirati druge, ki morda ne sodelujejo veliko.
Primer zmage je prikaz, koliko je podjetje prihranilo z zmanjšanjem potnih stroškov, odkar so ljudje začeli imeti videokonferenčne sestanke z uporabo Microsoft Teams. Zmaga je lahko tudi pričevanje nekoga o povečanju produktivnosti zaradi soavtorstva dokumentov v realnem času v primerjavi s pošiljanjem dokumentov po e-pošti naprej in nazaj.
SharePoint Online ima izvrstno funkcijo, imenovano Novice, že pripravljeno storitev, ki vam omogoča ustvarjanje vsebine, ki se nato deli v različnih SharePointovih izkušnjah in aplikacijah. Svoje zmage lahko poudarite z uporabo SharePointovih novic za nadaljnje spodbujanje sprejemanja tehnologije. Če želite izvedeti več o SharePoint News, prenesite to datoteko PDF .
Kot globalni skrbnik vašega najemnika Microsoft 365 imate dostop do poročil o uporabi, ki zagotavljajo vpogled v to, kako vaša uporabniška baza sprejema tehnologijo. Poročila vključujejo meritve dejavnosti in uporabe za Exchange, Microsoft Teams, Office 365, OneDrive, SharePoint, Skype za podjetja in Yammer. Poročila lahko izvozite v Excel za nadaljnjo analizo. Če ste tako nagnjeni, lahko podatke celo analizirate v Power BI , še enem Microsoftovem orodju za vizualizacijo podatkov.
Eden od načinov ukrepanja na podlagi razpoložljivih podatkov za spodbujanje sprejetja je ogled uporabe OneDrive za podjetja. Poročilo vključuje podatke o uporabniku, datumu zadnje dejavnosti, številu datotek, številu aktivnih datotek in uporabljenem pomnilniku. Če opazite, da ima uporabnik nič (0) datotek in uporablja zelo malo prostora za shranjevanje, je to lahko dober znak, da uporabnik ne uporablja OneDrive za podjetja. Na podlagi teh informacij bi lahko usmerili usposabljanje za uporabnike, ki slabo uporabljajo OneDrive for Business.
Pri uvajanju nove tehnologije nič ne uspe tako spektakularno kot uvedba brez vzpostavljenega modela podpore. Po uvedbi so bili ljudje celo odpuščeni s svojih delovnih mest zaradi slabe uporabniške izkušnje in ni jasne poti za stopnjevanje.
Glede na to, kako pridobite licence, imate morda različne možnosti podpore. Če ste licence za Microsoft 365 Business kupili neposredno od Microsofta prek njihovega spletnega mesta , vam podporo zagotavlja Microsoft. Razen če plačujete veliko denarja za podporo za Premiere, lahko le globalni skrbnik odda vstopnice za podporo Microsoftovi podpori. To pomeni, da boste kot skrbnik za IT pripravljeni nuditi podporo svojim končnim uporabnikom. Lahko pa oddate prijavnico v imenu svojih končnih uporabnikov in Microsoftova podpora bo morda na koncu sodelovala neposredno z njimi, da bi rešila težavo.
Če ste licence kupili pri Microsoftovem partnerju, bodisi prek modela ponudnika rešitev v oblaku (CSP) ali podjetniške pogodbe (EA), je partner na kavlju za zagotavljanje podpore. Glede na vaš dogovor s partnerjem lahko svoje končne uporabnike pošljete neposredno v partnerjevo skupino za podporo ali delujete kot posrednik med vašimi končnimi uporabniki in partnerjevo skupino za podporo. Zavedajte se, da lahko partnerji poleg licenčnin zaračunajo dodatno pristojbino za podporo. Pri Cloud611 lahko kupite licence za Microsoft 365, ki vključujejo 24/7/365 podporo za končne uporabnike za minimalno provizijo poleg stroškov licence.
Če ste upoštevali vse ali večino zgornjih nasvetov in še vedno niste uspešni pri spodbujanju sprejetja za Microsoft 365 Business, je morda čas, da vključite profesionalce. Microsoftova partnerska mreža je polna visokokvalificiranih partnerjev za usposabljanje in posvojitev, ki vam lahko pomagajo odblokirati izzive pri posvojitvi. Čeprav morate za sodelovanje teh partnerjev odšteti dober denar, se naložba morda izplača na dolgi rok.
Iščete lahko Microsoftove partnerje za usposabljanje . Samo opozorilo – ta spletni naslov morda ne deluje v brskalniku Chrome, vendar URL deluje popolnoma v brskalniku Microsoft Edge.
Eden od partnerjev, ki jih boste našli v Microsoft Partner Network, je Softchoice Corporation . Imajo robustno strokovno storitev za sprejemanje končnih uporabnikov, ki vključuje opredelitev primerov uporabe za razumevanje potreb končnih uporabnikov vse do izdelave načrta izvajanja za doseganje želenih poslovnih rezultatov.
Še en trening partner boste morda menijo, je Brainstorm Inc . Microsoft jih je sklenil za zagotavljanje usposabljanja za program Customer Immersion Experience.
Če menite, da ima vaša organizacija edinstvene potrebe po usposabljanju, se boste morda morali povezati s pravim partnerjem. Pošljite e-pošto na [email protected] z zadevo »Potrebujem pomoč pri usposabljanju«. Nekdo se bo odzval čim prej.
Kako preprečiti, da Microsoft Word odpira datoteke v načinu samo za branje v sistemu Windows Microsoft Word odpira datoteke v načinu samo za branje, zaradi česar jih je nemogoče urejati? Ne skrbite, metode so spodaj
Kako odpraviti napake pri tiskanju nepravilnih dokumentov Microsoft Word Napake pri tiskanju dokumentov Word s spremenjeno pisavo, neurejenimi odstavki, manjkajočim besedilom ali izgubljeno vsebino so precej pogoste. Vendar pa ne
Če ste med predstavitvijo uporabili pero ali označevalnik za risanje po diapozitivih PowerPoint, lahko risbe shranite za naslednjo predstavitev ali jih izbrišete, tako da boste naslednjič, ko ga pokažete, začeli s čistimi PowerPointovimi diapozitivi. Sledite tem navodilom za brisanje risb s peresom in označevalnikom: Brisanje črt ena na […]
Knjižnica slogov vsebuje datoteke CSS, datoteke Extensible Stylesheet Language (XSL) in slike, ki jih uporabljajo vnaprej določene glavne strani, postavitve strani in kontrolniki v SharePointu 2010. Če želite poiskati datoteke CSS v knjižnici slogov na založniškem mestu: Izberite Dejanja mesta→ Pogled Vsa vsebina spletnega mesta. Prikaže se vsebina spletnega mesta. Knjižnica Style se nahaja v […]
Ne preobremenjujte občinstva z ogromnimi številkami. V Microsoft Excelu lahko izboljšate berljivost svojih nadzornih plošč in poročil tako, da oblikujete svoje številke tako, da se prikažejo v tisočih ali milijonih.
Naučite se uporabljati SharePointova orodja za socialno mreženje, ki posameznikom in skupinam omogočajo komunikacijo, sodelovanje, skupno rabo in povezovanje.
Julijanski datumi se v proizvodnih okoljih pogosto uporabljajo kot časovni žig in hitra referenca za številko serije. Ta vrsta datumskega kodiranja omogoča trgovcem na drobno, potrošnikom in servisnim agentom, da ugotovijo, kdaj je bil izdelek izdelan in s tem starost izdelka. Julijanski datumi se uporabljajo tudi v programiranju, vojski in astronomiji. Drugačen […]
Spletno aplikacijo lahko ustvarite v Accessu 2016. Kaj je torej spletna aplikacija? No, splet pomeni, da je na spletu, aplikacija pa je le okrajšava za »aplikacijo«. Spletna aplikacija po meri je spletna aplikacija baze podatkov, do katere dostopate iz oblaka z uporabo brskalnika. Spletno aplikacijo gradite in vzdržujete v namizni različici […]
Večina strani v SharePointu 2010 prikaže seznam navigacijskih povezav v vrstici za hitri zagon na levi strani strani. Vrstica za hitri zagon prikazuje povezave do predstavljene vsebine spletnega mesta, kot so seznami, knjižnice, spletna mesta in strani za objavljanje. Vrstica za hitri zagon vključuje dve zelo pomembni povezavi: Povezava do vse vsebine spletnega mesta: […]
Pri preprostih težavah reševalec v Excelu običajno hitro najde optimalne vrednosti spremenljivke reševalca za ciljno funkcijo. Toda v nekaterih primerih ima Solver težave pri iskanju vrednosti spremenljivke Solver, ki optimizirajo ciljno funkcijo. V teh primerih Solver običajno prikaže sporočilo ali sporočilo o napaki, ki opisuje ali razpravlja o težavi, ki […]
