10 nasvetov za boljša srečanja Microsoft Teams

Srečanja prihajajo v vseh oblikah in velikostih, edina stalnica je, da zapolnjujejo naš urnik. Ker je na naših krožnikih toliko sestankov, je pomembno, da smo pri organizaciji, načrtovanju in izvedbi sestanka čim bolj učinkoviti. Na srečo Microsoft Teams vključuje več funkcij, ki so še posebej uporabne za učinkovitost srečanj.

Klepetanje med sestankom ekipe

Najpogostejša dejavnost, ki jo opravljam v Microsoft Teams, je klepetanje z drugimi ljudmi. Še posebej koristno se mi zdi, da lahko klepetam s kolegi med sestankom Teams. Skupinski klepet se samodejno ustvari na začetku vsakega srečanja Teams, ki vključuje vse udeležence sestanka. Okno za klepet se prikaže na desni strani zaslona. Medtem ko poteka sestanek in ljudje predstavljajo in se pogovarjajo z zvokom, lahko drugi ljudje klepetajo v oknu za klepet. Ta preprost mehanizem se izkaže za neverjetno močan. Recimo, da ste spregledali nekaj, kar je povedal voditelj. Namesto da prekinete celotno srečanje in prosite voditelja, naj se ponovi, lahko preprosto vnesete klepet in prosite nekoga v klepetu za pojasnilo ali za zapolnitev vrzeli. Ugotavljam, da to počnem ves čas na velikih sestankih.

Po končanem sestanku je klepet še naprej aktiven in vsak lahko nadaljuje z objavo sporočil. Pri ponavljajočih se sestankih se bo klepet prenašal s sestanka na sestanek, tako da je vedno na voljo zapis preteklih sestankov in vsak, ki je povabljen na sestanek, lahko skoči v klepet za prihajajoče sestanke. Videl sem, da večja podjetja to uporabljajo za spremljanje točk dnevnega reda za prihajajoče sestanke. Ljudje bodo ves teden objavljali v klepetu s ponavljajočimi se sestanki, nato pa bo ekipa med sestankom pregledala klepet in razpravljala o predmetih med sestankom.

Rad izklopim obvestila o sporočilih med sestankom, če veliko ljudi klepeta, medtem ko nekdo govori po zvoku. Ob vsakem novem sporočilu se bo oglasilo obvestilo in menim, da je lahko moteče. Možnost izklopa zvoka za dohodna sporočila najdete v razdelku z obvestili v nastavitvah. Kliknite sliko svojega profila, ki se prikaže v zgornjem desnem kotu zaslona Teams, in izberite Nastavitve. V spustnem meniju, ki se prikaže, izberite Obvestila in poiščite razdelek Drugo. Tam boste našli nastavitev za zvoke obvestil, ki jo lahko nastavite na Izklopljeno.

Zajem sestanka ekipe s posnetkom

Ne morem vam povedati, kolikokrat je posnetek sestanka moji ekipi rešil veliko glavobola. Posnetek zajema vse, kar se je zgodilo na sestanku. Posnetek lahko delite z drugimi, ki niso bili del sestanka, in pregledajo tisti, ki so bili na sestanku. Če vsi razumejo in se strinjajo, da bodo sestanki posneti, toplo priporočam snemanje sestankov.

Ekipe vam zaradi zasebnosti ne bodo dovolile snemanja klica z dvema osebama ali manj. Ko ima klic več kot dve osebi, postane sestanek in ga lahko posnamete.

Ekipe obvestijo udeležence sestanka, ko se snemanje začne. Vsekakor pa se želim prepričati, da je vsem popolnoma jasno in prijetno snemati sestanek vnaprej, tako da v nadaljevanju ne bo nobenih težav, tako da na začetku omenim, da nameravam sestanek posneti.

Snemanje sestanka je enostavno narediti v Teams. Za začetek snemanja:

Pridružite se obstoječemu sestanku ali začnite novega.

Odprite kontrolnike sestanka tako, da v orodni vrstici izberete tritočko.

V pojavnem meniju, ki se prikaže, izberite Začni snemanje, kot je prikazano.

Začetek snemanja sestanka ekipe.

Ko se snemanje začne, bodo vsi udeleženci sestanka obveščeni.

Če želite končati snemanje, znova kliknite tritočko in izberite Ustavi snemanje.
Snemanje lahko tudi končate tako, da končate sestanek.
Posnetek bo na voljo kanalu srečanja, kot je prikazano. Vsakdo v kanalu lahko klikne posnetek za ogled sestanka.

Ogled posnetka sestanka v kanalu.

Posnetek sestanka je neverjetno močna stvar. Lahko ga delite z drugimi, ki se sestanka niso mogli udeležiti, ali pa ga uporabite na poti kot opomnik o tem, o čem se je razpravljalo in/ali odločalo. Sam posnetek je v storitvi Microsoft Stream. Neposredno povezavo do sestanka lahko dobite tako, da na posnetku v kanalu izberete tritočko in nato izberete Pridobi povezavo, kot je prikazano. Poleg tega lahko odprete posnetek neposredno v Stream ali celo naredite posnetek kot lasten zavihek v kanalu.

Pridobivanje neposredne povezave do posnetka sestanka.

Ohranjanje hrupa pod nadzorom z utišanjem

Ko sem na sestanku, imam rad izklopljen mikrofon, razen če govorim. Tako drugi udeleženci ne slišijo nobenega hrupa v ozadju, ki bi se lahko dogajal okoli mene. Večina ljudi sledi istemu sestanku, vendar vsi občasno pozabijo. Nekdo bi lahko vprašal, ali lahko vsi utišajo mikrofon, vendar to lahko moti sestanek.

Ko ste na sestanku skupine Teams, lahko utišate mikrofon drugih udeležencev. To sem večkrat uporabil, ko mikrofon nekoga zaznava hrup iz ozadja, na primer lajanje psa, vendar ne želim prekiniti sestanka tako, da osebo prosim, da utiša svoj mikrofon.

Če želite izklopiti zvok enega od udeležencev sestanka, pojdite na seznam sestankov, ki se prikaže na desni strani okna sestanka, izberite ime osebe in izberite Izklopi zvok udeleženca. Če želite izklopiti zvok vseh, na seznamu izberite Utišaj vse. Obe možnosti sta prikazani tukaj. Udeleženci, ki jih izklopite, bodo obveščeni, da ste jih izklopili, in se lahko kadar koli vklopijo sami.

Izklop mikrofona udeleženca sestanka v Teams.

Ko nekoga izklopite, je dobro, da tej osebi pošljete zasebno sporočilo v klepetu in ji sporočite, da ste to storili. Skoraj vsakič, ko to storim, se mi oseba zahvali in mi sporoči, da je samo stekla na kavo ali na stranišče in je pozabila utišati mikrofon.

Zameglitev ozadja

Všeč mi je fleksibilnost, da se lahko sestanem s člani ekipe kjer koli imam internetno povezavo. In uporaba videa doda izjemno vrednost sestanku; vendar predstavlja tudi izziv. Kaj pa, če se znajdete, da delate nekje, kjer ne želite, da ga vsi vidijo? Na primer, pogosto vzamem sestanek od doma, namesto da bi šel v svojo pisarno. Ko sedim za kuhinjsko mizo, lahko v ozadju vidite našo improvizirano odprto shrambo. Bilo bi odlično ozadje, če bi bil na srečanju s kuharji, vendar je lahko moteče za katero koli drugo vrsto srečanja.

Teams ima kul funkcijo, ki vam omogoča, da zameglite ozadje, vendar obdržite vaš obraz v fokusu med videoklicem. Vsi na sestanku vas lahko jasno vidijo, tudi ko premikate glavo, medtem ko govorite, vendar je vse, kar je za vami in v ozadju, zamegljeno. Nič več skrbi za umazano perilo, dobesedno, ki se lahko pojavi brez vaše vednosti!

Preden se pridružite sestanku, se prikažejo stikala za vklop kamere in mikrofona. Med temi preklopi je preklop zameglitve, kot je prikazano, s katerim lahko zameglite ozadje. Ko vklopite možnost zamegljenosti, bo vaše ozadje postalo zamegljeno, vaš obraz pa bo ostal v fokusu. Če ste se sestanku že pridružili, lahko najdete možnost zamegljenosti v pojavnem meniju Več dejanj, kot je prikazano.

Zameglitev ozadja, preden se pridružite sestanku Teams.

Zameglitev ozadja po pridružitvi sestanku Teams.

Če nimate video kamere, ki podpira možnost zamegljenosti, povezane s Teams, ne boste videli stikala za vklop kamere in zameglitev ozadja. To je pogosta tema v Teams in Microsoftovih izdelkih na splošno. Elementi uporabniškega vmesnika se bodo pojavili in izginili, če zahtevana komponenta (na primer kamera, ki podpira funkcijo zamegljenosti) ni priključena.

Zapisovanje

Snemanje sestanka je idealno za zajem sestanka v celoti, vendar v praksi običajno potrebujete ob zaključku sestanka zapiske s sestanka. Zapiske, imenovane tudi zapisniki sestankov, lahko uporabite za beleženje ključnih odločitev in dejanj.

Teams ima funkcijo, zasnovano za zajemanje zapiskov s sestanka. Opombe so v skupni rabi, tako da lahko vsi na sestanku prispevajo in si ogledujejo zapiske, ko so dodani. Ne morem vam povedati, kolikokrat sem bil na sestanku in je nekdo napačno zapisal zapiske. Preprosta napačna komunikacija ima lahko v prihodnosti negativne učinke. Ko vsi med sestankom v realnem času pregledujejo in dodajajo zapiske sestanka, se možnost napačne komunikacije močno zmanjša.

Opombe o sestanku lahko dodate pred začetkom ali med sestankom. Če je bil sestanek ustanovljen in povezan s kanalom Teams, lahko greste v kanal in tam razpravljate o sestanku. Če sestanek ni imel kanala, lahko še vedno dodate opombe.

Če želite dodati opombe pred sestankom, sledite tem korakom:

Odprite koledar in izberite sestanek, ki mu želite dodati opombe.

Izberite klepet z udeleženci, kot je prikazano.

Ekipe bodo ustvarile klepet za sestanek in vsi udeleženci sestanka bodo samodejno dodani vanj. Ko bo sestanek, bo klepet del sestanka.

Dodajanje zapiskov pred sestankom na sestanek.

Ko se srečanje začne, lahko dodate uradne opombe k sestanku poleg klepeta. Če želite odpreti zapiske sestanka ali začeti zapisovati, sledite tem korakom:

V meniju možnosti sestanka izberite možnost Pokaži zapiske sestanka.
Če ste za sestanek že ustvarili zapiske, se bodo opombe sestanka odprle na desni strani zaslona, ​​kot je prikazano. Če pa opombe še niso bile dodane sestanku, bo imela možnost ustvariti zapiske za sestanek, ko se sestanek začne, kot je prikazano. Če želite ustvariti nove zapiske sestanka, nadaljujte z 2. korakom.

Kliknite gumb Zapiši zapiske.
Ekipe bodo ustvarile zapiske s sestanka za sestanek, na desni strani zaslona pa boste lahko videli nov razdelek z opombami. Zdaj lahko dodate opombe ali pregledate vse zapiske pred sestankom, ki so bili dodani pred začetkom sestanka.

Ustvarjanje zapiskov s sestanka za sestanek skupine Teams.

Pregledovanje in dodajanje zapiskov s sestanka med sestankom.

Ko dodate zapiske s sestanka, bodo člani kanala ali klepeta na sestanku obveščeni, tako da lahko vsi spremljajo in dodajajo svoje zapiske ali pregledajo obstoječe zapiske.

Opombe s sestanka lahko celo dodate kot zavihek sestanku. Možnost dodajanja zapiskov sestanka kot zavihka najdete tako, da kliknete tritočko na vrhu zaslona z beležkami in izberete, da opombe dodate kot zavihek.

Ogled zapiskov s sestanka kot zavihka.

Uporaba bele table v Teams

Nekatera najbolj produktivna srečanja, ki sem jih imel v svoji karieri, so bila s skupino ljudi, ki stojijo pred tablo in skicirajo ideje. To je vidik komunikacije, ki ga je težko premagati. Microsoft je to prepoznal in v Teams dodal funkcijo, imenovano Whiteboard.

Microsoftova bela tabla je skupni zaslon, ki vam omogoča skiciranje diagramov. Način risanja na zaslonu je odvisen od vaše naprave. Če uporabljate standardni namizni računalnik, uporabite miško ali grafično tablico, ki poveže digitalno pero z računalnikom. Če uporabljate napravo z zaslonom na dotik, lahko s prstom rišete po zaslonu. Moj najljubši način skiciranja na tabli Teams je s pisalom na prenosnem računalniku Surface. Zdi se mi zelo naraven in enostaven za uporabo.

Če želite uporabiti funkcijo bele table v Teams, sledite tem korakom:

Pridružite se obstoječemu srečanju Teams ali začnite novo.

V kontrolnikih sestanka razširite pogovorno okno Skupna raba tako, da izberete ikono, ki je videti kot računalniški monitor s puščico, ki gre skozi njo.
Spodnji del zaslona se bo razširil in videli boste možnosti za skupno rabo zaslona, ​​okno na zaslonu ali PowerPointovo datoteko. Na desni strani zaslona boste videli možnost za belo tablo, kot je prikazano.

Izberite Bela tabla in zaslon se bo posodobil in prikazal digitalno tablo, kot je prikazano.

Izberete lahko barvo in širino peresa ter začnete risati na zaslonu. Vsi na sestanku bodo videli, kaj rišete, in lahko skočijo in dodajo svoje risbe ali uredijo obstoječo risbo.

Bela tabla ostane tudi po sestanku, tako da se lahko vedno vrnete nanjo in dodate nove skice ali spremenite obstoječe skice. Ko aktivirate tablo, bo prikazana kot zavihek na kanalu ali klepetu. Stanje bele table lahko kadar koli izvozite tako, da kliknete ikono nastavitev v zgornjem desnem kotu zaslona in izberete Izvozi sliko. To rad počnem, da zaklenem tablo in kadar koli zajamem stanje. To je skoraj enako kot fotografiranje fizične bele table, da se prepričate, da imate risbo pri roki, če kdo pride in jo izbriše.

Odpiranje table iz polja za skupno rabo na sestanku skupine Teams.

Skiciranje na skupni digitalni tabli v Teams.

Vsaka ekipa v Teams ima digitalno tablo, ki se lahko uporablja za sestanke.

Skupna raba zaslona

Skupna raba zaslona je eden mojih najljubših vidikov digitalnih srečanj. Deljenje zaslona uporabljam ves čas. Skupno rabo zaslona uporabljam celo, ko so osebe, s katerimi moram deliti, v isti sobi kot jaz. Brez skupne rabe zaslona bi se moral vsi stiskati okoli mojega računalnika, da bi jim lahko pokazal svoj zaslon. S skupno rabo zaslona lahko delim, kar vidim na svojem zaslonu, in to lahko vidijo na svojih zaslonih.

Veliko lažje je gledati v svoj zaslon računalnika kot gledati čez ramo nekoga drugega. Z aplikacijo Teams lahko svoj zaslon delite z drugimi, oni pa lahko svoj zaslon delijo z vami.

Med sestankom ekipe Teams lahko daste v skupno rabo celoten zaslon, določeno okno, predstavitev PowerPoint ali tablo (omenjeno v prejšnjem razdelku). Osebno rad delim samo okno ali diapozitiv PowerPoint, o katerem govorim na sestanku. Če na primer prikazujem spletno mesto, namesto celotnega namizja delim samo okno spletnega brskalnika. Če se sprehajam po PowerPointovi predstavitvi, samo delim PowerPointovo okno.

Obstaja veliko razlogov, zakaj morda ne želite prikazati celotnega namizja. Vaše digitalno namizje je lahko na primer neurejeno z različnimi datotekami, ki jih organizirate. Ali pa imate morda občutljivo gradivo, ki ga ne bi smeli videti ali posneti vsi na sestanku. Ne glede na razlog lahko delite samo tisto, na kar želite, da se ekipa osredotoči, in pustite preostanek namizja skrit.

Za skupno rabo namizja, okna ali PowerPointove predstavitve sledite tem korakom:

Pridružite se obstoječemu srečanju Teams ali začnite novo.

V kontrolnikih sestanka razširite pogovorno okno Skupna raba tako, da izberete ikono, ki je videti kot računalniški monitor s puščico, ki gre skozi njo.
Spodnji del zaslona se bo razširil in videli boste možnosti za skupno rabo zaslona, ​​okno na zaslonu ali PowerPointovo datoteko.

Izberite možnost, ki jo želite deliti s sestankom.
Rdeče polje bo orisalo, kaj je v skupni rabi z drugimi, tako da boste natančno vedeli, kaj lahko vidijo.

Če želite ustaviti predstavitev, izberite gumb Ustavi predstavitev na vrhu zaslonskega okna, kot je prikazano.

Skupna raba PowerPointove predstavitve med srečanjem Teams.

Prevzemite nadzor nad zaslonom nekoga drugega

V prejšnjem razdelku boste odkrili, kako deliti svoj zaslon z drugimi. Prav tako lahko nekdo drug prevzame nadzor nad vašim zaslonom ali zahtevate, da prevzame nadzor nad zaslonom nekoga drugega. Ko prek Teams prevzamete nadzor nad zaslonom druge osebe, lahko premikate miško te osebe in tipkate na njenem zaslonu z lastno miško in tipkovnico. To pogosto uporabljam, ko želim nekomu pokazati, kako se nekaj naredi na svojem računalniku.

Nekdo ne more prevzeti nadzora nad vašim zaslonom brez vašega dovoljenja. Če nekdo zahteva, da prevzame nadzor nad vašim zaslonom, se prikaže sporočilo z vprašanjem, ali želite osebi dovoliti, da prevzame nadzor nad vašim zaslonom ali ne. Če odobrite zahtevo, bo ta oseba lahko nadzorovala vašo miško na vašem zaslonu; če pa zahtevo zavrnete, ta oseba ne bo mogla prevzeti nadzora.

Če želite dati nadzor nad zaslonom v skupni rabi, izberite gumb Dodeli nadzor, ki se prikaže na vrhu območja za skupno rabo. Ko izberete ta gumb, se prikaže spustni meni, ki navaja vse udeležence sestanka. Izberete lahko, komu boste prepustili nadzor nad svojim zaslonom. Z isto metodo lahko prevzamete nadzor nazaj.

Organiziranje ekip, ki ustrezajo vašim potrebam srečanj

Ponavadi so mi všeč privzete nastavitve, kako so ekipe razporejene za večino sestankov. Ekipe pogosto sprejemajo pametne odločitve in preklapljajo med prikazovanjem ljudi na glavnem zaslonu in prikazovanjem predstavitve na glavnem zaslonu. Ekipe bodo tudi zaznale, kdo govori, in povečale video te osebe, da se boste lahko osredotočili na osebo, ki govori.

Vendar pa boste morda želeli prevzeti nadzor in spremeniti pogled na stvari. Med osebami in predstavitvami lahko preklapljate s klikom na videoposnetke udeležencev ali predstavitve. Posnamete lahko tudi videoposnetek udeleženca in ga pripnete tako, da je vedno prikazan. Včasih rad izklopim videoposnetek iz Teams in ga povlečem na drug monitor. Vsa ta prilagodljivost zagotavlja, da lahko sestanek prilagodite svojim potrebam.

Uporaba Teams, medtem ko je sestanek v teku

Med sestankom je večina zaslonov Teams namenjenih sestanku. To je dragoceno, če se želite osredotočiti na sestanek. Vendar pa lahko še vedno uporabljate druge dele Teams, ko sestanek poteka. Če je na primer velik sestanek, ki ga moram poslušati, vendar ne osredotočim vse svoje pozornosti, bom sestanek zmanjšal in uporabil druge dele Teams. Zmanjšanje sestanka je tako preprosto, kot da kliknete drug del Teams, na primer drug kanal ali klepet. Ko kliknete zunaj sestanka, Teams samodejno pomanjša srečanje v majhno okno na vrhu levega podokna za krmarjenje, kot je prikazano. Če se želite vrniti na sestanek in povečati okno na zaslonu, preprosto kliknite znotraj okna sestanka.

Sestanek skupin, ki je bil zmanjšan.