10 načinov za lažjo uporabo Office 2019

Če do zdaj še niste opazili, je v Officeu 2019 zakopanih veliko funkcij, ki jih večino časa verjetno ne potrebujete. Če pa ste trdoživi uporabnik Officea 2019, boste morda želeli pokukati v nekatere naprednejše funkcije, ki so na voljo, da vam olajšajo življenje.

Čeprav lahko te napredne funkcije zahtevajo čas za Najboljše od vsega je, da se lahko teh novih funkcij naučite tako, da se z njimi igrate v službi – tako se lahko naučite nekaj novega in hkrati prejmete plačilo za to.

Zgradite (in uporabite) svoje lastne dodatke za Office

Če ste kot večina ljudi, verjetno želite samo uporabiti program, ga narediti, da naredi tisto, kar potrebujete, in nato oditi domov. Če pa si želite, da bi Office 2019 naredil nekaj več, si boste morda želeli vzeti nekaj časa za razvoj lastnih aplikacij za Office 2019.

Če želite ustvariti aplikacije za Office 2019, morate uporabljati standardne programske jezike, kot so HTML5, JavaScript, CSS3 (kaskadne slogovne liste) in XML. Z ustvarjanjem lastnih aplikacij Office 2019 lahko razširite zmogljivosti Officea 2019. Če ustvarite posebno uporabno aplikacijo, jo lahko celo prodate ali podarite. Če želite izvedeti več o ustvarjanju lastnih aplikacij za Office 2019, si oglejte kratko vadnico o tem, kako ustvarite svojo prvo aplikacijo Office 2019 ).

Če ne želite ustvariti lastnih Officeovih aplikacij, kliknite zavihek Vstavi in ​​nato kliknite ikono Trgovina. Zdaj lahko brskate po dodatkih za Office, ki so jih drugi ustvarili za uporabo (brezplačno ali za določeno ceno). S prenosom in namestitvijo dodatkov za Office lahko povečate zmogljivosti Officea.

Sodelovanje z zavihkom za pregled Office 2019

Če ste edina oseba, ki mora urejati, si ogledovati in uporabljati dokumente sistema Office 2019, lahko ta razdelek varno preskočite. Vendar, če ste kot mnogi ljudje, morate sodelovati z drugimi.

Staromoden način sodelovanja je pomenil tiskanje papirnatih kopij, pošiljanje drugim in pisanje neposredno nanje. Z Officeom lahko elektronsko označujete, označujete in urejate dokumente, tako da lahko datoteke distribuirate po e-pošti ali prek omrežja. Vsakič, ko nekdo spremeni dokument, Office 2019 sledi spremembam z drugo barvo in identificira sodelavca po imenu. Zdaj lahko vidite, kdo je kaj napisal, in lahko selektivno obdržite komentarje, ki so najbolj vredni, in ignorirate tiste, ki vam niso všeč.

Nekateri bolj uporabni ukazi, skriti na zavihku Pregled, so

• Nov komentar: vstavi komentar neposredno v dokument, ne da bi vplival na obstoječe besedilo.
• Sledenje spremembam: poudari vsako novo besedilo ali podatke, ki jih nekdo doda ali izbriše iz obstoječega dokumenta.
• Primerjaj: preuči dve datoteki in poudari razlike med obema. To orodje vam ponuja tudi možnost selektivnega združevanja sprememb v en sam dokument.

Z uporabo funkcij, shranjenih na zavihku Pregled, lahko pošljete več kopij datoteke drugim, omogočite vsem, da komentirajo, označijo besedilo, premikajo podatke in nato združite komentarje in spremembe vseh v eno, končno različico.

Uporaba zavihka Reference v programu Word 2019

Večina ljudi uporablja Word samo za pisanje pisem ali kratkih poročil. Če morate ustvariti daljše dokumente, vas bo morda zanimala uporaba nekaterih od naslednjih funkcij, ki so zakopane na zavihku Wordove reference:

• Kazalo vsebine: Ustvari kazalo vsebine na podlagi slogov glave, uporabljenih v dokumentu
• Vstavi sprotno opombo: ustvari opombo na dnu strani
• Vstavi končno opombo: ustvari seznam opomb na koncu dokumenta
• Vstavi napis: samodejno oštevilči številke, tabele ali enačbe
• Vstavi tabelo s slikami: ustvari seznam slik, tabel ali enačb, ki ste jih ustvarili z ukazom Vstavi napis
• Označi vnos: Označi besede ali besedne zveze, da se prikažejo v indeksu
• Vstavi kazalo: Ustvari kazalo na podlagi besed ali besednih zvez, označenih z ukazom Označi vnos

Uporaba zavihka Podatki v programu Excel 2019

Večina ljudi vnese podatke neposredno v Excelov delovni list in nato s temi podatki manipulira s formulami ali drugimi ukazi. Lahko pa oblikujete tudi delovni list in nato uvozite podatke z drugega mesta (na primer borzne kotacije, ki jih pridobite s spletnega mesta), besedilne datoteke, Accessove zbirke podatkov ali celo datoteke baze podatkov, ki jo je ustvaril drug program (npr. bazo podatkov dBASE).

Spodaj je nekaj funkcij, ki so na voljo na ikoni Pridobi zunanje podatke na zavihku Podatki v Excelu:

• Iz tabele/obsega: pridobi podatke iz Excelove tabele ali obsega
• Iz spleta: pridobi podatke, shranjene v tabeli na spletni strani
• Iz besedila/CSV: pridobi podatke, shranjene kot besedilno datoteko ASCII
• Pridobi podatke: pridobi podatke, shranjene v drugih virih, kot je strežnik SQL ali datoteka XML

Shranjevanje in pošiljanje datotek Office 2019

Tradicionalni način pošiljanja datoteke nekomu je, da shranite datoteko, naložite e-poštni program (na primer Outlook), ustvarite novo sporočilo, priložite datoteko (če se spomnite, kje ste jo shranili) in jo pošljete po internetu. .

Tukaj je hitrejši način za pošiljanje datoteke:

V datoteki, ki jo želite poslati, kliknite zavihek Datoteka.

Kliknite Skupna raba.
Prikaže se okno Skupna raba.

Kliknite E-pošta in nato eno od naslednjih možnosti:

• Pošlji kot prilogo: priloži datoteko Office 2019. Prejemniki si bodo to datoteko lahko ogledali in urejali le, če imajo tudi Office 2019.
• Pošlji povezavo: Pošlje povezavo do datoteke, ko sodelujete v lokalnem omrežju.
• Pošlji kot PDF: pretvori datoteko v PDF (prenosni format dokumenta), preden jo priloži sporočilu. Prejemniki, ki nimajo posebne programske opreme za urejanje PDF-jev, si bodo lahko ogledali datoteko, vendar je ne bodo urejali.
• Pošlji kot XPS: pretvori datoteko v format XPS (Open XML Paper Specification), preden jo priloži sporočilu. Prejemniki bodo potrebovali program, ki lahko odpre in prikaže datoteko XPS, ki ohranja oblikovanje in deluje podobno kot datoteka PDF.

Šifriranje datoteke Office 2019

Ko ustvarite datoteko v sistemu Office 2019, jo boste morda želeli pokazati drugim, vendar ne dovolite nikomur drugemu, da jo spreminja. Lahko verjamete, da nihče ne bo pokvaril vaše datoteke, vendar je boljša možnost, da jo zaščitite z geslom, tako da je nihče ne more spreminjati brez vašega dovoljenja.

Če želite datoteko zaščititi z geslom, sledite tem korakom:

Kliknite zavihek Datoteka.

Kliknite Info in nato kliknite gumb Zaščiti (na primer Zaščiti dokument ali Zaščiti predstavitev).
Prikaže se meni.

Kliknite Šifriraj z geslom.
Prikaže se pogovorno okno Šifriraj dokument.

Vnesite geslo in kliknite V redu.

Če pozabite svoje geslo, ne boste mogli dostopati do svoje datoteke, zato se prepričajte, da ste si zapomnili geslo. Številna podjetja tretjih oseb prodajajo orodja za razbijanje gesla za pridobivanje gesla v datoteke Office 2019. Ta orodja so lahko uporabna, če pozabite svoje geslo, vendar jih lahko uporabljajo tudi zlonamerni ljudje, zato ne mislite, da lahko samo gesla zaščitijo vaše dokumente Office 2019 pred radovednimi očmi.

Shranjevanje datotek Office 2019 v oblak

V starih časih je vsak shranil datoteke neposredno na trdi disk svojega računalnika. Čeprav je ta metoda delovala, je imela težave. Če ste vzeli prenosni računalnik, vendar ste pozabili kopirati ključno datoteko z namizja, bi bil vaš prenosnik v bistvu neuporaben.

Zato Microsoft ponuja OneDrive, njihovo storitev v oblaku, ki omogoča shranjevanje datotek prek interneta v svoj račun OneDrive. Ko shranite datoteko v OneDrive, lahko do te datoteke dostopate iz katerega koli računalnika, ki ima dostop do interneta. Tako lahko na primer shranite ključne datoteke v OneDrive iz namiznega računalnika, nato pa vzamete prenosni računalnik in dostopate do istih datotek v OneDrive. Zdaj, namesto da bi imeli dve kopiji datoteke (eno na namizju in eno na prenosnem računalniku), imate samo eno datoteko v OneDrive. To odpravlja potrebo po spremljanju več kopij iste datoteke.

Shranjevanje datotek v OneDrive ima še eno prednost, saj omogoča večkratno sodelovanje pri isti datoteki. Če ste v Berlinu in je vaš sodelavec v Tokiu, lahko dostopate do iste datoteke in jo urejate v OneDrive. Če datoteke shranite v OneDrive, lahko kadar koli dostopate do njih in jih delite tudi z drugimi.

Če želite datoteko shraniti v OneDrive, sledite tem korakom:

Kliknite zavihek Datoteka.

Kliknite Shrani kot.
Prikaže se meni.

Kliknite OneDrive.

Ignoriranje neumnega traku Office 2019

Čeprav Officeov trak predstavlja bolj vizualen način uporabe Microsoft Officea, nekateri ljudje še vedno raje uporabljajo klasični vmesnik s spustnim menijem prejšnjih različic Microsoft Officea. Tisti, ki se ne želite odpovedati poznavanju spustnih menijev, lahko kupite dodatek z imenom Classic Menu for Office .

Ta program v bistvu vrača vaše padajoče menije, tako da lahko izbirate med trakom Office in tradicionalnimi spustnimi meniji. Zdaj lahko imate najboljše iz obeh svetov, ne da bi se odpovedali kateremu koli.

Glavna pomanjkljivost tega programa dodatkov je, da če morate uporabiti kopijo sistema Office 2019 nekoga drugega, ki nima nameščenega tega dodatka, se boste morda počutili izgubljeni, če boste poskušali uporabiti samo trak. Iz tega razloga je dobro, da se seznanite s trakom Office in uporabite ta dodatek klasičnega menija za Office, ki vam bo pomagal pri prehodu s starejše različice Officea na Office 2019.

Poiščite več predlog za Office 2019

Predloge vam pomagajo hitro in enostavno ustvariti dobro oblikovane in profesionalno oblikovane dokumente. Programi, kot so Word, Excel, PowerPoint in Access, ponujajo veliko predlog, med katerimi lahko izbirate, vendar to niso edine predloge, ki jih lahko najdete in uporabite.

Microsoft ponuja spletni seznam predlog , številna podjetja pa ponujajo tudi edinstvene predloge. Avery , priljubljeno podjetje za poštne nalepke, ponuja predloge, zasnovane za tiskanje poštnih nalepk, vizitk in drugih specializiranih dokumentov.

Če iščete predloge Microsoft Office v svojem najljubšem iskalniku, boste verjetno našli veliko podjetij, ki ponujajo predloge Microsoft Office, ki jih lahko brezplačno prenesete in uporabljate.

Uporabite Microsoft Office povsod

Ko uporabljate OneDrive , lahko dostopate do datotek iz katerega koli računalnika. Za večjo vsestranskost razmislite o uporabi Office 365, Officea za Android ali Officea za iOS.

Office 365 se v celoti izvaja v vašem brskalniku, kar pomeni, da lahko za ustvarjanje in urejanje dokumentov Microsoft Office uporabite kateri koli računalnik, ki se lahko poveže z internetom, na primer računalnik z Linuxom ali Chromebook. Če želite uporabljati različne vrste računalnikov in še vedno uporabljati Microsoft Office, boste želeli Office 365.

Office za Android vam omogoča, da zaženete Word, Excel, PowerPoint in Outlook na katerem koli pametnem telefonu ali tabličnem računalniku Android. Office za iOS vam omogoča zagon Word, Excel, PowerPoint in Outlook na iPhone ali iPad.

Z Officeom za Android ali Officeom za iOS lahko ustvarjate in urejate dokumente Microsoft Office v svojem najljubšem mobilnem računalniku. Zdaj boste lahko uporabljali Microsoft Office kamor koli greste.