10 bližnjic za Microsoft Outlook 2019, ki jih je vredno uporabiti

Zdi se, da lahko žongliranje z gumbi, ključi in trakovi traja ves dan. Ta seznam ponuja nekaj bližnjic za Microsoft Outlook, ki vam lahko prihranijo čas in napetost.

Kako uporabljati orodje Microsoft Outlook New Items

Če želite ustvariti nov element v katerem koli modulu, v katerem ste, samo kliknite orodje na skrajnem levem koncu traku. Ime in videz te ikone se spremenita, ko spremenite module, tako da postane ikona Novo opravilo v modulu Opravila, ikona Nov stik v modulu Ljudje itd. Prav tako lahko kliknete orodje Novi predmeti desno od njega, da povlečete meni Novi predmeti navzdol.

Ko izberete element v meniju Novi predmeti, prikazanem tukaj, lahko ustvarite nov element v modulu Outlooka, ki ni tisti, v katerem ste, ne da bi spreminjali module. Na primer, morda odgovarjate na e-pošto in želite ustvariti nalogo. Kliknite gumb Novi predmeti, izberite Naloga, ustvarite nalogo in nato nadaljujte z delom s svojo e-pošto.

Meni Novi predmeti vam omogoča ustvarjanje novih modulov elementov, ki niso aktivni.

Kako hitro poslati datoteko prek e-pošte Microsoft Outlook

Datoteko lahko pošljete prek Outlookove e-pošte z le nekaj kliki miške, tudi če Outlook ne deluje. Ko si ogledujete datoteke v File Explorerju, lahko označite katero koli datoteko, ki bo poslana kateremu koli prejemniku e-pošte. Takole:

Poiščite datoteko v File Explorerju.

Z desno tipko miške kliknite datoteko, ki jo želite poslati. Prikaže se meni.

Izberite Pošlji na. Prikaže se še en meni.

Izberite Prejemnik pošte. Prikaže se obrazec za novo sporočilo. V polju Priloženo se prikaže ikona, ki predstavlja priloženo datoteko.

Vnesite zadevo datoteke in e-poštni naslov osebe, ki ji pošiljate datoteko. Če želite svojemu sporočilu dodati komentarje, jih vnesite v območje za sporočila v oknu.

Kliknite Pošlji. Vaše sporočilo gre prejemniku.

Kako hitro poslati datoteko iz katere koli aplikacije Microsoft Office

Po e-pošti lahko pošljete kateri koli Officeov dokument iz same aplikacije Office brez uporabe e-poštnega modula Outlook. Takole:

Ko je Officeov dokument odprt v aplikaciji, ki ga je ustvarila, kliknite zavihek Datoteka.

Izberite Skupna raba. Prikaže se pogovorno okno Skupna raba.

Kliknite enega od gumbov v razdelku Namesto priloži kopijo: Wordov dokument ali PDF. Uporabite obliko, ki je najprimernejša za obstoječo skupno rabo. Uporabite Word Document, če želite, da lahko prejemnik preprosto ureja datoteko, in uporabite PDF, če tega ne želite. V Outlooku se prikaže nov obrazec za sporočilo.

Vnesite zadevo datoteke in e-poštni naslov osebe, ki ji pošiljate datoteko. Če želite svojemu sporočilu dodati komentarje, jih vnesite v besedilno polje, kjer je ikona datoteke.

Kliknite gumb Pošlji. Vaše sporočilo gre v mapo V pošiljanju.

Kako spremeniti Outlookovo sporočilo v sestanek

Včasih, potem ko ste izmenjali nešteto e-poštnih sporočil o neki temi, se zavedate, da bi bilo hitreje, če bi govorili le nekaj minut. E-poštno sporočilo lahko spremenite v sestanek tako, da kliknete gumb Sestanek na zavihku Domov (iz mape Prejeto, z izbranim želenim sporočilom). To odpre obrazec za novo srečanje, tako da lahko nastavite sestanek na podlagi vsebine e-pošte.

Kako hitro najti nekaj v Microsoft Outlooku

Zbiranje precej velike zbirke elementov v Outlooku ne traja dolgo, brskanje po kateri lahko traja dolgo, ko želite najti en določen element. Outlook lahko išče elemente po vašem ukazu, če vnesete ime tega, kar iščete, v iskalno polje na vrhu vsakega zaslona. To začne hitro iskanje, tako da lahko hitro pridete do želenega.

Kako razveljaviti napake v Outlooku

Če še niste vedeli za ukaz Razveljavi, je čas, da izvedete dobro novico: ko naredite napako, jo lahko razveljavite s pritiskom na Ctrl+Z ali s klikom na gumb Razveljavi v orodni vrstici za hitri dostop v zgornjem levem kotu kotu zaslona. Torej, lahko eksperimentirate; najslabše, kar morate storiti, je razveljaviti! (Seveda je bolje, če svojo napako takoj odpravite – preden naredite preveč stvari.)

Kako uporabljati pogovorno okno Outlook Go to Date

Pogovorno okno Pojdi na datum, prikazano tukaj, lahko uporabite v vseh pogledih koledarja. Za dostop do njega kliknite gumb Lastnosti v spodnjem desnem kotu skupine Pojdi na na zavihku Domov. Lahko pa pritisnete Ctrl+G kot bližnjico.

Pogovorno okno Pojdi na datum.

Če želite na primer preskočiti 60 dni naprej, pritisnite Ctrl+G in vnesite 60 dni od zdaj . Koledar se premakne za 60 dni naprej od trenutnega datuma.

Kako dodati elemente v poglede seznama Outlook

Številni Outlookovi seznami imajo na vrhu prazno polje, kamor lahko vnesete vnos in ustvarite nov element za ta seznam. Ko vidite besede Kliknite tukaj, da dodate novo opravilo, naredite točno to. Samo kliknite na polje in vnesite nov element.

Kako pošiljati ponavljajoča se sporočila prek e-pošte Microsoft Outlook

Če imate sporočila, ki jih pošiljate večkrat, shranite besedilo kot hitre dele, da prihranite čas. Če bi na primer pisali članek o pripomočkih za Outlook, bi lahko vsakemu podjetju, ki ga srečate, poslalo sporočilo, ki izdeluje stvari za Outlook. Sporočilo bi lahko pisalo nekako takole:

Trenutno pišem članek o Microsoft Outlooku in bi rad ocenil vaš izdelek, XXX, za razpravo v mojem članku. Mi lahko prosim pošljete tiskovni komplet?

Ko v internetu najdete novega prodajalca Outlookove dodatne opreme, sledite tem korakom:

Naslovite svoje e-poštno sporočilo. V brskalniku kliknite e-poštni naslov podjetja.

Kliknite zavihek Vstavi.

Kliknite v območju telesa sporočila in nato kliknite gumb Hitri deli.

Izberite element samobesedila, ki ste ga shranili. Spremenite XXX v ime izdelka.

Kliknite gumb Pošlji. Zahtevo lahko pošljete v manj kot 30 sekundah in se lotite naslednje naloge.

Za uporabo te funkcije morate najprej shraniti besedilne bloke v hitre dele:

V e-poštnem sporočilu, sestanku, zapisu stika, sestanku ali opravilu vnesite in izberite besedilo, ki ga želite večkrat uporabiti.

Kliknite zavihek Vstavi.

Kliknite gumb Hitri deli, ki se nahaja v skupini Besedilo.

Kliknite Shrani izbor v galerijo hitrih delov. Ustvarite lahko skupine besedila hitrega dela za različne namene. Ustvarite lahko na primer uvodno ali zaključno besedilo za različne vrste sporočil in nato to besedilo shranite v galerijo pod Uvod ali Zaključki.

Kako znova poslati Outlookovo sporočilo

Včasih morate nekoga opomniti, ki je pozabil narediti nekaj, za kar ste ga prosili. Lahko bi sestavili popolnoma novo sporočilo, ki bi to osebo opomnilo, kolikokrat ste jo že opomnili. Ampak to je hitreje in lažje:

Pojdite v mapo Poslani predmeti.

Dvokliknite sporočilo, ki ste ga nazadnje poslali.

Kliknite Dejanja.

Izberite Ponovno pošlji to sporočilo. Dodate lahko tudi stavek, ki pravi: »Če vas to ni doseglo, tukaj je še ena kopija«.