Kako deluje Access 2019 in kako delate z njim

Ko pogledate vse aplikacije v programu Microsoft Office 2019 – Word, Excel, PowerPoint, Outlook in seveda Access – boste videli nekatere funkcije, ki so skladne v celotnem paketu. Access ima več skupnih funkcij z ostalimi aplikacijami v zbirki Microsoft Office. Iste gumbe boste našli na več zavihkih, orodna vrstica za hitri dostop pa se prikaže v vseh aplikacijah.

Če že veste, kako odpreti, shraniti in tiskati v, na primer, Wordu, ste verjetno pripravljeni narediti enake stvari v Accessu brez kakršnih koli težav.

Da se prepričate, da ste popolnoma pripravljeni na Access, si oglejte osnovne postopke, ki vam lahko dajo trdne temelje, na katerih lahko gradite.

Kako odpreti Access

Dostop se odpre na enega od več načinov. Torej, kot restavracija z zelo izčrpnim menijem, bodo nekaterim všeč vse izbire, drugi pa bodo rekli: »Ne morem se odločiti! Preveč je možnosti za izbiro!"

Zdaj boste naleteli na situacije, v katerih je eden od načinov očitno najboljša izbira – od rok dol, in ta bo prava pot. Toda kaj, če še nikoli niste slišali za to? Poskušal boš najti mojo telefonsko številko (nisem na seznamu — ha!), da mi boš lahko povedal svoj del misli. Da vas seznanimo z vsemi svojimi izbirami (tako da boste pripravljeni na vsako situacijo), so tukaj vsi načini, na katere lahko odprete Access:

• Uporabniki sistema Windows 8.1 lahko uporabijo katerega koli od več načinov za zagon aplikacije – kliknite spodnji levi kot zaslona, ​​da prikažete ikono Start, pritisnite tipko Windows na tipkovnici ali, če imate zaslon na dotik, tapnite gumb Start. Ko se prikaže začetni zaslon, tapnite ploščico aplikacije Access.

Če ste pred kratkim uporabljali Access, ga boste videli na seznamu na levi strani menija Start. Samo izberite Start→ Microsoft Access 2019 in Access se odpre.

• Dvokliknite katero koli obstoječo datoteko Accessove zbirke podatkov na namizju ali v mapi (kot je prikazano). Dostop se odpre samodejno.

Dvokliknite datoteko Accessove zbirke podatkov in Access se odpre takoj.

Dobra novica: Access 2019 bo odprl datoteke zbirke podatkov, ki ste jih ustvarili s prejšnjimi različicami Accessa, in bi moral podpirati vse funkcije, ki so uporabljene v teh datotekah baze podatkov. Vse vaše tabele bi se morale pravilno odpreti in tudi poročila, obrazci in poizvedbe bi morali delovati.

• Če je katera koristna oseba dodala Access v orodno vrstico za hitri zagon (v opravilni vrstici), lahko kliknete ikono Access 2019 (izgleda kot A na naslovnici knjige) in tako je. Dostop se vam odpre takoj in tam.

Kako izbrati začetno točko v Accessu

Torej je Access odprt in (ob predpostavki, da ste ga odprli iz menija Start ali iz dela za hitri zagon v opravilni vrstici) gledate v vmesnik Access. Morda boste videli funkcije, katerih namen se vam izmika ali jih še ne znate uporabljati.

Oglejte si načine, na katere vam Access ponuja, da začnete z vašo bazo podatkov, naj bo to obstoječa, ki potrebuje delo, ali nova, ki ste jo že načrtovali in pripravljeni za uporabo.

Odpiranje obstoječe baze podatkov

No, ta je najlažji. Če baza podatkov že obstaja, jo lahko odprete tako, da kliknete zavihek Datoteka (v zgornjem levem delu delovnega prostora) in izberete Odpri na seznamu ukazov, ki se prikaže. Kot je prikazano tukaj, se odpre plošča, ki prikazuje vrste datotek, ki jih lahko odprete (desno desno od dolge rdeče plošče Datoteke) in zbirke podatkov, ki ste jih nazadnje uporabljali. Kliknite besedo Nedavno na seznamu na levi strani in nato kliknite zbirko podatkov na seznamu Nedavni in ta se odpre in na skrajni levi strani okna navede svoje trenutne tabele, poizvedbe, poročila in obrazce.

Na seznamu Nedavni na desni izberite svojo nedavno uporabljeno bazo podatkov.

Ko se zbirka podatkov odpre, lahko odprete in si ogledate njene različne dele samo tako, da jih dvokliknete v tej skrajni levi plošči; karkoli odprete, se prikaže v glavnem, osrednjem delu okna. Naslednja slika prikazuje primer: tabela, pripravljena za urejanje.

Obstoječa tabela, pripravljena za več zapisov.

Ko odprete tabelo, lahko začnete vnašati ali urejati zapise. Če se želite poigrati s kakršnimi koli obstoječimi poizvedbami, jih lahko odprete tudi tako, da jih kliknete na seznamu na levi strani delovnega prostora.

Zagon nove baze podatkov iz nič

Torej, nimaš baze podatkov za odpiranje, kaj? No, naj te to ne ustavi. Če želite začeti novega, morate samo odpreti Access.

Datoteka baze podatkov vsebuje vse komponente vaše baze podatkov. Vse, kar je povezano s podatki, je del baze podatkov, vključno z:

• Vse tabele, v katerih so vaši podatki
• Poizvedbe, ki vam pomagajo pri iskanju in uporabi podatkov
• Poročila, ki prikazujejo, kaj so vaši podatki in kaj pomenijo
• Obrazci, ki ljudem omogočajo ogled, vnos in urejanje podatkov

Ko je Access odprt, kliknite Nov ukaz na zavihku Datoteka (če to še ni aktiven ukaz). Na prikazanem zaslonu lahko kliknete gumb Prazna namizna baza podatkov (prikazano tukaj), da začnete.

Kliknite gumb Prazna namizna zbirka podatkov v skupini Novo.

Nato dajte svoji bazi podatkov ime (glejte pogovorno okno, ki se prikaže na naslednji sliki) in kliknite gumb Ustvari.

Svojo bazo podatkov poimenujte tako, da nadomešča generično DatabaseX.accdb.

X v napisu predstavlja številko; Access privzetim imenom dodeli zaporedne številke. Slika prikazuje 1 dodano imenu datoteke.

Če je to vaša absolutno prva baza podatkov v novi namestitvi Accessa, bo ime datoteke, ponujeno na tej plošči, Database1. Upoštevajte, da vam tukaj ni treba vnesti pripone datoteke; Access bo dodal pravo za vas.

Kaj je ta majhna rumena mapa v pogovornem oknu, kjer ste poimenovali svojo novo bazo podatkov? Omogoča vam, da izberete mapo (razen privzete mape Dokumenti v sistemu Windows 8/8.1), v katero lahko shranite svojo bazo podatkov. Ko vnesete ime za zbirko podatkov, kliknite ikono mape, nato pa v pogovornem oknu Datoteka Nova baza podatkov izberite lokacijo – obstoječo podmapo znotraj Dokumentov, namizje, omrežni pogon (če ste v omrežju, recimo na vašo pisarno) ali vaš Office 365 OneDrive. Pogovorno okno se zdi zelo znano vsem, ki so uporabljali katero koli aplikacijo Windows, zato to za vas ne bo novo ozemlje.

Na tej točki, ko je vaša nova zbirka podatkov odprta, lahko začnete vnašati zapise v svojo prvo tabelo ali začnete poimenovati svoja polja in jih nastavljati. Imena polj so v najvišji vrstici (polje ID je že ustvarjeno, privzeto v novi tabeli), oznaka Klikni za dodajanje pa je na vrhu stolpca z aktivno celico. Če se odločite, da boste svojo tabelo shranili zdaj (z desno tipko miške kliknite zavihek Tabela1 in izberite Shrani), lahko svojo tabelo poimenujete bolj uporabno kot Tabela1.

Začenši s predlogo

Access ponuja predloge (pripravljene datoteke, ki delujejo kot rezalniki piškotkov baze podatkov) za potrebe vaše nove baze podatkov. Na isti plošči Nova, kjer smo pravkar izbrali prazno zbirko podatkov namizja, boste našli niz ikon predlog. Kot je prikazano, lahko izberete kategorijo predlog tako, da kliknete katero koli besedo pod iskalnim poljem Iskanje spletnih predlog in poiščete predloge v tej kategoriji na spletu.

Oglejte si predloge baze podatkov za izbrano kategorijo.

Ko je spletno iskanje končano (ob predpostavki, da ste takrat na spletu), se prikaže vrsta velikih gumbov, po en za vsako najdeno predlogo, ki ustreza vašemu iskanju. Upoštevajte, da se na desni prikaže večji seznam kategorij, ki jih boste uporabili, če želite znova iskati drugo kategorijo predlog.