10 nenavadnih nasvetov za Microsoft Access 2019

Tehnični strokovnjaki – ljudje, ki poznajo Microsoft Access 2019 znotraj in zunaj – so morda nekoliko zastrašujoči, vendar so pomembni – in jih (mi?) nikakor ne nameravamo ustrahovati. Pomembni so za povprečne uporabnike Accessa, ker nudijo neprecenljive nasvete, in so pomembni za sam Access, ker poganjajo način, kako Microsoft nenehno izboljšuje svoje izdelke. Ti moški in ženske so ljudje, ki preizkušajo izdelke Officea, preden so nove različice izdane javnosti, in so tisti, ki pišejo knjige, ki uporabnikom na vseh ravneh pomagajo kar najbolje izkoristiti programsko opremo.

Ljudje, ki razvijajo baze podatkov za preživetje, so torej bistven vir za povprečnega uporabnika, za »zmogljivega uporabnika« in tudi za proizvajalca programske opreme. Tukaj je zbirka nekaterih najboljših nasvetov, zbranih na dolgem seznamu strokovnjakov za Access. Ker so vedeli, da ponujajo predloge za nove uporabnike, so ponudili nasvete, ki bodo ustrezali vašim potrebam in pomagali zagotoviti, da lahko Access resnično uporabljate samozavestno in učinkovito. Ko boste končali, boste v svojih prizadevanjih namenili pravo količino načrtovanja in organiziranja — in imeli boste trdne načrte za napredek pri razvoju in uporabi baz podatkov, ki jih gradite z Accessom.

Torej, tukaj je pameten nasvet – v desetih hitrih ugrizih.

Dokumentirajte vse, kot da vas bo nekega dne zaslišal FBI

Ne varčujte s časom, porabljenim za dokumentiranje baze podatkov. zakaj? Ker boš kasneje vesel, da nisi skoparil. Imeli boste vse svoje načrte, splošne informacije in vse svoje ideje – tiste, po katerih ste ukrepali, in tiste, ki so ostale na risalni plošči – pripravljene naslednjič, ko boste morali zgraditi bazo podatkov. Imeli jih boste tudi za sklicevanje na to, kdaj ali če gre kaj narobe z vašo trenutno bazo podatkov. Ste pomotoma izbrisali shranjeno poizvedbo? Ni problema. Glejte svojo dokumentacijo. Ste pozabili, kako so bile vaše mize povezane? Preverite dokumentacijo in ponovno vzpostavite odnose. Morate nekomu razložiti, zakaj ali kako ste nekaj nastavili? Oglejte si svoje zapiske in jih navdušite s svojo premišljenostjo in skrbnim premislekom.

Kaj naj torej vsebuje ta veličastna dokumentacija? No, vse. Ampak tukaj je seznam za začetek:

• Splošne informacije o bazi podatkov:
  • Lokacije datotek/podatkov (z določenimi omrežnimi potmi ali internetnimi URL-ji)
  • Pojasnilo, kaj dela baza podatkov
  • Informacije o tem, kako deluje
• Postavitve miz:
  • Vključite imena polj, velikosti, vsebino in vzorčno vsebino.
  • Če nekateri podatki prihajajo iz ezoteričnih ali začasnih virov (recimo podatke o kreditni kartici, ki jih mesečno prenašate na spletu), to dejstvo zabeležite v dokumentaciji.
• Povzetek poročil:
  • Prijavi imena
  • Pojasnilo podatkov v poročilu

Če morate pred ustvarjanjem poročila zagnati nekaj poizvedb, dokumentirajte postopek. (Še bolje, poiščite prijaznega piflarja, ki vam bo pomagal avtomatizirati delo.)

• Poizvedbe in logika: za vsako poizvedbo navedite podrobno razlago, kako poizvedba deluje, še posebej, če vključuje več tabel ali virov podatkov zunaj Accessa (kot so tabele SQL ali druga področja za shranjevanje velikih informacij).
• Odgovorite na vprašanje »Zakaj?«: Ko dokumentirate svojo bazo podatkov, se osredotočite na to, zakaj vaš dizajn deluje tako, kot deluje. Zakaj poizvedbe uporabljajo te posebne tabele? Seveda, če delate v korporativnem okolju, morda ne veste, zakaj sistem deluje tako, kot deluje, vendar nikoli ne škodi vprašati.
• Podrobnosti o obnovitvi po nesreči:
  • Postopek in urnik varnostnega kopiranja
  • Kjer so varnostne kopije (ti so izdelavo varnostne kopije, kajne?) In kako obnoviti varnostno kopijo datoteke
  • Kaj storiti, če baza podatkov preneha delovati

Če vaša zbirka podatkov izvaja pomembno organizacijsko funkcijo – kot so računovodstvo, inventar, upravljanje stikov ali vnos naročil – poskrbite, da je vzpostavljen ročni postopek, da bo organizacija delovala, če baza podatkov ne deluje pravilno – in ne pozabite dokumentirati postopka!

Če potrebujete pomoč pri katerem koli od teh predmetov, vprašajte nekoga! Ne glede na to, ali si izposodite nekoga iz oddelka za informacijsko tehnologijo ali najamete računalniškega navdušenca, poiščite pomoč, ki jo potrebujete. S svojo dokumentacijo ravnajte kot z zavarovanjem – brez nje nobena organizacija ne bi smela delovati.

Vsakih 6 do 12 mesecev preglejte svojo dokumentacijo in preverite, ali so potrebne posodobitve. Dokumentacija je uporabna le, če je posodobljena in če jo lahko razume kdo drug kot vi. Prav tako se prepričajte, da vi (ali vaši kolegi v pisarni) veste, kje se nahaja dokumentacija. Če imate elektronsko različico, jo hranite varnostno kopirano in imejte pri roki izpis – nekaj, kar boste veseli, če boste vi ali kdo drug poskušali reciklirati dele vaše baze podatkov s funkcijo Application Parts.

Polja baze podatkov Access naj bodo čim manjša

Ko sestavljate tabele, naredite besedilna polja ustrezne velikosti za podatke, ki jih hranite v njih. Access privzeto nastavi besedilna polja (znana kot kratko besedilo) tako, da vsebujejo 255 znakov – precej radodarna nastavitev, še posebej, če so v polju skromne dvočrkovne okrajšave.

Sto ali več dodatnih presledkov – ki ostanejo neuporabljeni v večini besedilnih polj – se ne zdi nič takega, da bi izgubili spanec, vendar ta prostor pomnožite v tabeli s 100.000 naslovi strank in na koncu dobite veliko megabajtov prostora za shranjevanje. prostore, ki so zelo zaposleni in nimajo ničesar.

Prilagodite velikost polja z nastavitvijo Velikost polja na zavihku Splošno v pogledu načrtovanja.

Uporabite številska polja za realna števila v Accessovih bazah podatkov

Uporabite številska polja za številke, uporabljene v izračunih , ne za besedilo, ki se pretvarja, da je številka. Programske aplikacije zaznavajo veliko razliko med poštno številko 47999 in številko 47.999. Aplikacija vidi poštno številko kot niz znakov, ki so vsi številki, vendar se številka obravnava kot dejansko število, ki ga lahko uporabite za matematiko in vse vrste drugih zabavnih številskih stvari. Drugi razlog, zakaj poštna številka ni polje Številka? Če ste v ZDA in se vaša poštna številka začne z nič, aplikacija odreže prvo ničlo in v polje shrani samo števke, ki niso nič – 01234 postane 1234. Ni dobro!

Ko izbirate vrsto za novo polje s številkami, si zastavite preprosto vprašanje: Ali boste kdaj naredili izračun ali naredili kaj v zvezi z matematiko s tem poljem?

• Če boste izračunali s poljem, uporabite vrsto Številka .
• Če ne boste izračunali s poljem, shranite polje kot kratko besedilo .

Potrdite svoje dostopne podatke

Validacije lahko pomagajo preprečiti, da bi se slabi podatki približali vašim tabelam. Potrditev je enostavna za izvedbo, hitro nastavitev in vedno pozorna (tudi ko ste tako utrujeni, da ne vidite naravnost). Če ne uporabljate validacij za zaščito celovitosti vaše baze podatkov, bi morali začeti.

V Accessu uporabite razumljiva imena, da bodo stvari preproste

Ko gradite tabelo ali ustvarjate bazo podatkov, pomislite na ime datoteke baze podatkov, polja in tabele, ki jih uporabljate:

• Se boste čez tri mesece spomnili, kaj imena pomenijo? Šest mesecev od zdaj?
• Ali so imena dovolj intuitivna, da lahko nekdo drug pogleda v tabelo in ugotovi, kaj počne, dolgo potem, ko ste prešli na večje in boljše stvari?

To postane še pomembnejše, ko začnete uporabljati orodja za objavo svojih Accessovih tabel in baz podatkov v spletu in jih delite prek SharePointa – potencialno pritegnete milijone uporabnikov »za mizo«. Poleg tega lahko s funkcijo Application Parts reciklirate komponente vaših baz podatkov, da pospešite ustvarjanje nove baze podatkov. Nočete, da bi se skrivnostna imena delov vaše baze podatkov razširila v novo bazo podatkov – da bi tudi tam ustvarili nočne more – kajne?

Izbrišite vrednosti polj Access zelo previdno

Kadarkoli ste vrednosti brisanju polj iz tabele, se prepričajte, da ste ubijanje vrednosti v pravem zapisu - še enkrat preveriti, in nato le takrat, ko ste prepričani, brisanje izvirnik. Tudi takrat lahko še vedno hitro pritisnete Ctrl+Z in obnovite žaljivi element, če ga razveljavite takoj, ko zaznate napako.

Zakaj vse preverjanje in preverjanje? Ker po tem, ko izbrišete vrednost polja in naredite karkoli drugega v tabeli, Access popolnoma pozabi na vašo staro vrednost. Izginil je, kot da nikoli ni obstajal. Če izbrišete zapis iz tabele, ga res ni več — ker za celoten zapis ni na voljo razveljavitev. Če je bil ta zapis pomemben in niste imeli trenutne varnostne kopije, ko je zapis izginil, nimate sreče. Oprosti!

Varnostno kopirajte, varnostno kopirajte, varnostno kopirajte Accessove baze podatkov

Sem to dovolj jasno povedal? Vedno imejte varnostno kopijo svojega dela! Ni nadomestila za trenutno varnostno kopijo vaših podatkov – še posebej, če so podatki ključnega pomena za vaše osebno ali poklicno življenje. Učinkovite strategije pogosto vključujejo vzdrževanje varnostnih kopij na drugi lokaciji v primeru, da nesreča uniči vašo pisarno, pa naj bo to v drugi pisarni ali v oblaku.

Če mislite, da še nikoli niste potrebovali varnostne kopije, zakaj bi se trudili, pomislite na poplave. Pomislite na voditelje novic, ki pravijo, da območje, ki je trenutno pod vodo, še nikoli ni bilo poplavljeno. Predstavljajte si življenja ljudi, ki plavajo po ulici. Ne glede na to, ali se soočate s pravo katastrofo razsežnosti orkana, požarom ali trdim diskom vašega računalnika, ki se odloči umreti (in to se zgodi – tudi če se vam še nikoli ni zgodilo), boste veliko srečnejši, če ste varnostno kopijo vaše baze podatkov.

Razmislite, premislite in še enkrat premislite, preden ukrepate v Accessu

Poznate mizarski slogan "Dvakrat izmeri, enkrat reži"? Enako lahko rečemo za razmišljanje, ko gre za vašo bazo podatkov. Ne razmišljajte samo o nečem, pridite do hitrega zaključka in se nato potopite. Počakajte, premislite še enkrat in potem morda še tretjič. Nato naredite sklep in začnite delovati na podlagi tega. Z vso močjo, ki vam jo ponuja Access, skupaj z zmožnostjo shranjevanja na tisoče in tisoče zapisov v vašo bazo podatkov, je lahko razmeroma preprosta napaka precej draga zaradi možnih posledic v smislu izgube podatkov ali "nerazveljavitvenega" ukrepanja. v zmoti.

Pri delu v Accessu se organizirajte in ostanite organizirani

Čeprav se morda zdi, da so predlogi za organizacijo in preprostost v nasprotju, sta ta dva nasveta res sorodna. Ohranjanje preprostih stvari je pogosto način, da se izognete potrebi po večji organizaciji. Medtem ko ste se verjetno naveličali poslušanja staršev, ki vas spominjajo, da »za vse je prostor in vse na svojem mestu« (ali če so bili manj poetični, » Počisti svojo sobo!!! «), so imeli prav.

Če bo vaša zbirka podatkov organizirana, si boste prihranili čas in žalost. Dobro načrtovano, dobro organizirano tabelo bo lažje poizvedovati, poročati in vključiti v obrazec. Prav tako bo razvrščal in filtriral kot strela.

Ja, lahko se preveč organiziraš. Pravzaprav je pretirana organizacija povsem prelahka. Umirite svojo željo po organizaciji tako, da gojite še eno strast: delo s čim manj koraki. Omejite število map in podmap, ki jih uporabljate – največ pet ravni map je več kot dovolj za skoraj vsakogar. Če presežete pet stopenj, vaša organizacija začne trkati v vašo produktivnost (in nihče ne mara izgube produktivnosti, še najmanj pa ljudje, ki si izmislijo te neumne slogane za korporativne plakate za dobro počutje).

Ni sram prositi za pomoč Access

Če imate z nečim težave, pogoltnite svoj ego in prosite za pomoč. Če rečete "ne vem" - in nato poskušate izvedeti nekaj, česar še ne veste - ni sram. To pravilo je še posebej pomembno, ko jahate čredo na tisoče zapisov v bazi podatkov. Majhni napačni koraki hitro povečajo in pomnožijo majhen problem v veliko krizo. Prosite za pomoč, preden situacija postane huda.