Kako upravljati vire v Microsoft Project 2019

Preden ustvarite vire v Microsoft Project 2019 hočete ali nočete, morate razumeti, kako vplivajo na vaš projekt. V prvi vrsti je vir sredstvo, ki pomaga pri izvedbi projekta, ne glede na to, ali je sredstvo oseba, kos opreme, material ali zaloga. Eden od vidikov učinkovitega dela z viri je upravljanje delovnega toka katerega koli vira, ki ima omejen čas na voljo za vaš projekt. Ko ustvarite vire, navedete njihovo razpoložljivost po urah v dnevu ali dnevih v tednu.

Na primer, ena oseba je lahko na voljo 50 odstotkov časa ali 20 ur v standardnem 40-urnem delovnem tednu, medtem ko je druga lahko na voljo za polni delovni čas (40 ur). Ko svojemu projektu dodelite tovrstne vire, lahko uporabite različne poglede, poročila in orodja, da vidite, ali je kateri koli vir na kateri koli točki projekta preobremenjen. Vidite lahko tudi, kdaj ljudje sedijo naokoli, vrtijo s palci ali kdaj so na voljo za pomoč pri drugi nalogi. Lahko celo upoštevate vire, ki delujejo na več projektih v vaši organizaciji, in zagotovite, da se uporabljajo učinkovito.

Drug vidik učinkovitega dela z viri je razumevanje, kako število virov, ki jih dodelite za delo na nalogi, vpliva na trajanje te naloge. Z drugimi besedami, če morate opraviti določeno količino dela, vendar le malo ljudi, ki bi to opravili, je za dokončanje tipične naloge potrebno več časa, kot če je na voljo množica ljudi.

Vrsta opravila določa, ali se trajanje opravila spremeni glede na število dodeljenih sredstev. Ne pozabite: vrsta naloge je lahko fiksne enote, fiksno trajanje ali fiksno delo.

Končno viri projektu dodajo stroške. Če želite upoštevati stroške v vašem projektu – kot je oseba, ki dela več ur na opravilu, računalniki, ki jih morate kupiti, ali storitve, za katere je treba plačati – morate ustvariti vire in jih dodeliti eni ali več nalogam.

Vrste virov: delo, material in stroški

Za namene načrtovanja virov Projekt priznava samo te tri vrste virov:

• Delo: To osebo, kot je programer ali vodovodar, je mogoče prerazporediti, vendar ne izčrpati. Delovna sredstva so dodeljena nalogam za opravljanje dela.
• Material: Material ima ceno na enoto in ne porablja delovnih ur, lahko pa se izčrpa. Primeri stroškov materiala so jeklo, les in knjige.
• Stroški: Uporaba stroškovnega vira vam omogoča fleksibilnost pri določanju veljavnih stroškov, na primer potovanja ali pošiljanja, vsakič, ko uporabite vir.

Odločitev, katero vrsto vira uporabiti pri dodajanju vira zunanjega prodajalca ali opreme v projekt, je lahko težavna. Če se želite izogniti dodajanju delovnih ur v projekt, ko se ta vir uporablja, ne nastavite vira kot delovnega vira. Namesto tega uporabite stroškovni vir ali pristop s fiksnimi stroški.

Kako viri vplivajo na čas opravila

V skladu s privzetimi nastavitvami Project 2019 je razporejanje na podlagi truda izklopljeno za ročno in samodejno načrtovana opravila. Torej, ne glede na to, koliko delovnih virov dodelite, trajanje opravila ostane enako, Project pa nakopi več ur dela za nalogo, da odraža več truda.

Vendar pa bi v nekaterih primerih vrste nalog s fiksno enoto ali fiksnim delom moralo dodati ali odstraniti vire, dodeljene nalogi, vplivati ​​na čas, potreben za dokončanje naloge. V bistvu se lahko stara izreka »Dve glavi boljši od ene« spremeni v »Dve glavi sta hitrejši od ene«.

Dodeljevanje dodatnih ljudi nalogam ne skrajša vedno delovnega časa sorazmerno, čeprav ga Project tako izračuna. Ko imate več ljudi, imate na primer tudi več sestankov, beležk, podvojenih prizadevanj in konfliktov. Če nalogi dodate več virov, razmislite tudi o povečanju količine napora, potrebnega za dokončanje te naloge, da bi upoštevali neizogibne neučinkovitosti delovne skupine.

Kako oceniti potrebe po virih

Običajno veste, koliko materialnih virov je potrebnih za dokončanje naloge: V večini primerov lahko uporabite standardno formulo za izračun števila funtov, ton, jardov ali druge količine. Toda kako veste, koliko truda morajo vložiti vaša delovna sredstva, da dokončate naloge v projektu?

Vključite določeno količino dodatnih materialnih virov, če menite, da jih boste potrebovali za predelavo ali ostanke.

Kot pri mnogih vidikih informacij, ki jih vnesete v načrt projekta, je določanje ravni truda v veliki meri odvisno od vaših lastnih izkušenj s podobnimi nalogami in viri. Kljub temu si zapomnite ta opozorila:

• Spretnost šteje. Manj kvalificiran ali manj izkušen vir bo verjetno potreboval več časa za dokončanje naloge. Poskusite – na primer povečajte trajanje za 20 odstotkov za manj kvalificiran vir ali ga zmanjšajte za 20 odstotkov za bolj kvalificiran vir.
• Zgodovina se ponavlja. Oglejte si že opravljene projekte in naloge. Če ste spremljali čas ljudi, boste verjetno videli, koliko truda je bilo potrebno za dokončanje različnih vrst nalog na drugih projektih in potegniti vzporednice z vašim projektom. Ta tehnika za ocenjevanje trajanja napora je podobna analognemu ocenjevanju. Oglejte si Neprekinjeno učenje iz projektov Microsoft Project 2019 .
• Prosite in prejeli boste. Prosite vire, da sami ocenijo, kako dolgo bo po njihovem mnenju trajala naloga. Navsezadnje bi morali ljudje, ki opravljajo delo, najbolje vedeti, koliko časa traja.

Dovolite rezervni čas v projektu, da upoštevate nepredvidene okoliščine, na primer manj usposobljenost sredstev, kot ste načrtovali. Da bi zagotovili, da so datumi mejnikov izpolnjeni, mnogi ljudje dodajo nalogo, imenovano rezerva za nepredvidene okoliščine ali medpomnilnik, v svoje urnike tik pred izvedbo mejnika ali koncem faze.

Kako ustvariti vire Microsoft Project

Tako kot nekdo izpolni rojstni list vsakič, ko se rodi otrok, se obrazec izpolni vsakič, ko se vir v Projectu rodi (to je ustvarjen ). V obrazec Informacije o viru vnesete informacije, kot so ime vira, razpoložljivost in cena na uro ali cena na uporabo. Vnesete lahko tudi izbirne informacije, kot je skupina (delovna skupina podjetja), ki ji vir pripada, ali e-poštni naslov vira.

Vir lahko ustvarite kot eno osebo ali subjekt, splošen vir (kot je nabor veščin brez dodeljene osebe, na primer pomočnik ali inženir) ali celo skupino več virov, ki delujejo skupaj. Velikokrat v zgodnjih fazah načrtovanja projekta poznate samo spretnost virov, ki jo potrebujete, da bi vas kasneje nadomestil imenovani posameznik, ki ima tako čas kot kvalifikacije za dokončanje naloge.

Na najpreprostejši ravni je vir ustvarjen kot ena sama entiteta – določena oseba ali sejna soba ali kos opreme. Vir ustvarite tako, da vnesete informacije v pogovorno okno Informacije o viru.

Ko ustvarite vir, morate vnesti vsaj ime vira, lahko pa dodate tudi toliko informacij, kot želite. Nekateri ljudje raje najprej ustvarijo vse vire, pozneje pa dodajo kontaktne podatke in podatke o stroških.

Če želite ustvariti vir v pogovornem oknu Informacije o viru, sledite tem korakom:

Kliknite spodnji del gumba Ganttov grafikon na zavihku Naloga v skupini Pogled na traku in kliknite List z viri.
Takrat se pogled spremeni v Pogled lista virov.

Dvokliknite prazno celico v stolpcu Ime vira.
Prikaže se pogovorno okno Informacije o viru, kot je prikazano.

Vnesite ime v besedilno polje Ime vira.

Kliknite puščico navzdol v polju Vrsta (na desni), da izberete Delo, Material ali Cena.
Nastavitve, ki so vam na voljo, se nekoliko razlikujejo, odvisno od tega, katero možnost izberete. Na primer, materialni vir nima možnosti ne e-pošte niti možnosti prijavnega računa, delovni vir ali stroškovni vir pa nima možnosti oznake materiala.

Za materialni vir vnesite opis enot v polje Oznaka materiala.
Na primer, lahko vnesete funte za vir moke ali tone za vir jekla.

V polje Začetnice vnesite okrajšavo ali začetnice za vir.
Če ne vnesete ničesar, se prva črka imena vira vstavi, ko shranite vir.

Nadaljujte z vnosom vseh informacij, ki jih želite vključiti o viru.
Te informacije lahko vključujejo e-poštni naslov, vrsto skupine (na primer oddelek, oddelek ali delovna skupina), vrsto rezervacije (predlagana ali zavezana) ali kodo (kot je koda stroškovnega mesta).
Če vnesete podatke v polje Skupina, lahko nato uporabite funkcije Filtriraj, Razvrsti in Združi po, da si ogledate nabore virov.

Kliknite gumb V redu, da shranite nov vir.

Ti štirje zavihki lahko vsebujejo veliko informacij o katerem koli viru.

Če želite vnesti informacije o več virih hkrati, prikažite pogled lista virov in vnesite informacije v stolpce. V ta pogled lahko celo prilepite vire, kopirane iz drugega vira (kot je Excelova preglednica).

Kako prepoznati vire Microsoft Project

V fazah načrtovanja projekta pogosto ugotovite, da vsi viri niso sestavljeni. Tudi v projektu včasih ne veste, kateri vir boste uporabili; veste le, da potrebujete vir z določenim naborom spretnosti za dokončanje prihajajočih nalog. V tem primeru razmislite o ustvarjanju določenih virov kot splošnih virov.

Če želite ustvariti generični vir, mu dajte ime, ki opisuje njegovo spretnost, na primer inženir, varnostno osebje ali celo prostor za sestanke (namesto posebnega vira z imenom Konferenčna soba B). Nato v pogovornem oknu Informacije o viru izberite potrditveno polje Splošno, kot je prikazano tukaj. Ne obstaja formula za uporabo splošne nastavitve za ponovni izračun urnika glede na razpoložljivost virov. Vendar pa se mnogim ljudem zdi ta nastavitev uporabna, ko uporabljajo načrtovanje kotajočih se valov ali kadar niso odgovorni za določene dodelitve virov (na primer dodelitev začasnega delavca za nalogo, ko bo agencija za začasno najem izbrala določenega delavca).

Konsolidirani vir.

Splošno ime vira lahko zamenjate z imenom vira, ki je dodan vašemu projektu. Če na primer vnesete varnostno osebje kot vir, ga lahko zamenjate z Jim Taylor , imenom varnostnega strokovnjaka, ki bo opravil delo. Če želite preklopiti, pojdite na pogled lista virov in v stolpcu Ime vira kliknite celico za vir, vnesite novo ime in pritisnite Enter. Ne skrbite, če ste generični vir že dodelili nalogam v projektu. Projekt posodobi vse naloge z novim imenom.

Kako upravljati razpoložljivost virov Microsoft Project

Številne funkcije Project 2019 upravljajo z viri – zlasti tako, da vam pomagajo opaziti celotno porazdelitev virov. Prerazporeditev je izračun, ki temelji na koledarju in razpoložljivosti vira, ki kaže, da je bilo dodeljeno preveč dela glede na razpoložljivost.

Razmislite o Monici Mendez, inženirki, ki dela standardni osemurni dan na podlagi svojega koledarja. Monica je dodeljena nalogi Napiši končno poročilo pri 50 odstotkih njene razpoložljivosti in nalogi Ustvari specifikacije načrta – ki se pojavi sočasno z nalogo poročila – pri 100 odstotkih njene razpoložljivosti. Monica zdaj dela s 150 odstotki svoje razpoložljivosti oziroma 12 ur na dan. Uboga Monica je prezasedena. Bodite previdni - morda bo celo zapustila projekt.

Vir je privzeto dodeljen opravilu s 100-odstotno razpoložljivostjo (ali enotami), vendar lahko to nastavitev spremenite, če veste, da bo vir dodeljen več nalogam in lahko porabite le omejen čas za delo vsakega posebej.

Ocenjevanje in nastavitev razpoložljivosti

Razpoložljivost je za nekatere vire lažje oceniti kot za druge. Vodja verjetno ne bo cel dan posvetil nobeni posamezni nalogi, saj se mora ukvarjati z vsemi zaposlenimi, ki mu poročajo in tudi podpisovati pooblastila, se udeleževati sestankov v zvezi z različnimi projekti in na primer pripravljati proračune. Razpoložljivost proizvodnega delavca je morda lažje določiti na eno samo nalogo: če eno proizvodno delovno mesto preživi tri dni na liniji in ena oseba ves čas dela na liniji, je natančneje reči, da opravlja to nalogo v celoti. čas.

Ena od napak, ki so jih naredili začetniki projekta, je pretirano razmišljanje o razpoložljivosti. Seveda nihče ne porabi osem ur na dan za eno samo nalogo v projektu. Zaposleni preživijo del svojih delovnih dni za branje e-pošte, klepetanje s sodelavci in odgovarjanje na telefonske klice o vprašanjih, ki niso povezana z njihovimi projekti. Vir lahko en dan porabi za nalogo sedem ur, naslednji dan pa le tri ure. Pri ocenjevanju razpoložljivosti se ne zadržujte na dnevnem urniku virov. Če se zaposleni v času trajanja naloge osredotoča nanjo, je 100-odstotna razpoložljivost ustrezna nastavitev. Če ta oseba dela le pet dni pri desetdnevni nalogi, je to 50-odstotna razpoložljivost, ne glede na to, ali dela štiri ure na dan deset dni ali pet polnih dni kadar koli.

Nastavitev Enote (razpoložljivost) vam pomaga opaziti preobremenjenost vira, ki lahko dela na več opravilih hkrati v načrtu projekta.

Če želite nastaviti privzete enote virov za določanje razpoložljivosti, sledite tem korakom:

Prikažite pogled lista virov.

Kliknite stolpec Max za vir.

Vnesite številko, ki predstavlja odstotek časa, v katerem je vir na voljo za delo na projektu.
Vnesite na primer 33 za vir, ki je na voljo eno tretjino časa, ali 400 za vir, ki lahko zagotovi štiri delavce za polni delovni čas. (Vnosi, večji od 100 odstotkov, predstavljajo vire, ki zagotavljajo skupini ali skupini za obdelavo nalog.) Najpogostejši vnos (privzeto) je 100 za en vir, ki dela polni delovni čas na nalogah v projektu.

Pritisnite Enter ali Tab.
Vnos je končan.

Upoštevajte, da to deluje samo za vire, katerih tip je nastavljen na Delo.

Ko vir Microsoft Project pride in gre

Poleg tega, da je vir na voljo projektu le določen odstotek časa (recimo 50 odstotkov celotnega trajanja projekta), je lahko vir na voljo le določeno časovno obdobje (morda april–junij) v času trajanja projekta. projekt — običajno, ko uporabljate vir, izposojen iz drugega oddelka, ali ko delate s svobodnjakom, ki se v vaš projekt stiska z drugimi. Drug možen vir je tisti, ki je na voljo polovični delovni čas v prvih nekaj dneh projekta in nato polni delovni čas za preostanek. V tem primeru vnesete časovno obdobje v stolpca Na voljo od in Na voljo do območja Razpoložljivost vira v pogovornem oknu Informacije o viru, kot je prikazano, da določite različno razpoložljivost.

Časovna obdobja in enote razpoložljivosti.

Če želite določiti omejeno obdobje, v katerem je vir na voljo za delo na vašem projektu, sledite tem korakom:

Prikažite pogled lista virov.

Dvokliknite vir.
Prikaže se zavihek Splošno v pogovornem oknu Informacije o viru.

Če želite določiti obdobje razpoložljivosti, uporabite stolpca Dostopno od in Na voljo za (v območju Razpoložljivost vira).

V stolpcu Enote v isti vrstici kliknite puščice, da povečate ali znižate razpoložljivost v korakih za 50 odstotkov, ali vnesite številko.
Pritisnite Enter, da dokončate vnos.

Ponovite koraka 3 in 4, da podate dodatna obdobja razpoložljivosti v naslednjih vrsticah v območju Razpoložljivost virov.

Kliknite gumb V redu, da shranite spremembe.