Den første kontakten du ser når du åpner en ACT! databasen er din egen - det er din Min post. Min post er ikke noe mer enn en kontaktpost som er knyttet til en bruker av databasen. Your My Record lagrer all din egen informasjon, som automatisk vises i noen av de forhåndsinnstilte malene som følger med ACT!. For eksempel inkluderer et faksforside dine telefon- og faksnumre; en rapport har ditt navn på toppen; og et brev som har ditt navn nederst.
Hvis noen andres informasjon vises som den første kontaktposten du ser når du åpner databasen, kan du utforske disse tre mulighetene:
- Logget du på som deg selv? Hvis ikke, gjør det. Så når du åpner ACT! igjen - logget på som deg selv - din My Record vises.
- Endret du utilsiktet din egen kontaktinformasjon? Hvis det er tilfelle, endre det tilbake.
- Hvis du er 100 prosent sikker på at du har logget på som deg selv og ikke har endret kontaktinformasjonen din, er databasen sannsynligvis ødelagt. Du må utføre litt HLR på databasen din.
Det er veldig viktig å ta seg tid til å legge inn all din egen kontaktinformasjon. Hvis du ikke gjør det, kan du oppleve at du mangler nøkkelinformasjon når du begynner å jobbe med maler og rapporter. Hvis du for eksempel aldri angir ditt eget faksnummer, vises ikke faksnummeret på malen for faksforsideark, noe som betyr at du må fylle det ut hver gang du sender en faks. Spar deg selv bryet og fyll inn My Record med en gang.
Din My Record lar deg også bruke noen få andre viktige ACT! funksjoner:
- Tillatelse til å utføre ulike funksjoner er basert på sikkerhetsnivået til My Record.
- Kontakter, notater, historier, aktiviteter og muligheter merket som Private kan bare sees av postbehandleren som opprettet dem.
- Hver gang du skriver inn en ny kontakt, gruppe, selskap eller mulighet, vises navnet ditt som skaperen av den kontakten.
- Når du sletter en kontakt, vises en historikk for slettingen i Historikk-området i Min post.
- Hver gang du legger til et notat i en kontaktpost, vises navnet ditt som postbehandleren for det notatet.
- Når du planlegger en aktivitet, knyttes navnet ditt automatisk til den aktiviteten.