HANDLING! 2007 Premium for Workgroups kommer med en flott funksjon – sikkerhet på feltnivå. Det betyr at en administrator eller leder kan bestemme hvilke felt brukere vil kunne se – og hvilke de ikke vil. Her er de tre tilgangsnivåene:
- Full tilgang: Brukere kan se og endre dataene i et felt.
- Skrivebeskyttet: Brukere kan se dataene i et felt, men de kan ikke endre det.
- Ingen tilgang: Brukere kan verken se eller endre dataene i et felt.
Det er to gode grunner til at du vil begrense tilgangen til de ulike feltene i databasen din. For det første kan en bruker ved et uhell endre en viktig del av informasjonen, for eksempel et kontonummer. Og for det andre vil du kanskje begrense informasjonen som en bruker kan ha tilgang til, for eksempel et kredittkortnummer.
Du lurer kanskje på hva som kommer først - kyllingen eller egget. Heldigvis er det litt enklere å avgjøre om feltet eller tilgangsretten kommer først. Du må først opprette et felt og deretter sikre tilgangen til det.
Etter at du har konfigurert feltet, er du klar til å tildele tilgangsrettigheter til et felt:
1. Fra enhver ACT! skjerm, velg Verktøy –> Definer felt.
Dialogboksen Definer felt åpnes.
2. Velg feltet du vil begrense tilgangen til, og klikk deretter på Feltsikkerhet.
Feltsikkerhet-vinduet vises.
3. Angi standardtillatelse for feltet.
Den enkleste måten å angi sikkerhetstillatelser på feltnivå på, er først å bestemme hvordan flertallet av brukerne vil få tilgang til feltet. Si for eksempel at standardtillatelsen er satt til skrivebeskyttet. Dette betyr at dersom det ikke gjøres andre endringer, kan alle brukere av databasen se informasjonen i feltet, men ikke endre den.
4. Velg brukerne du vil endre feltnivåtilgang for, og klikk deretter Rediger.
Hvis du foretrekker det, kan du klikke på Teams-fanen og redigere tilgangsnivået til et helt team.
5. Endre tilgangsnivået og klikk deretter på Bruk.
Brukerne du velger i trinn 4 skal allerede være valgt. Etter at du har endret tilgangsnivået deres, kan du velge flere brukere og tilordne dem et annet tilgangsnivå.
6. Klikk OK etter at du er ferdig med å tildele tilgangsrettigheter på feltnivå til alle brukere.