Med Microsoft CRM kan du og dine ansatte enkelt levere kundeservice til rett tid. Det første du må gjøre er å sette opp ressursene dine - det vil si fasilitetene og utstyret ditt - etter timeplanen.
Slik fungerer dette:
1. Klikk på Innstillinger-knappen nederst i CRM-navigasjonsruten.
Innstillinger-vinduet vises til høyre.
2. Fra Innstillinger-vinduet velger du Business Unit Settings. Velg deretter Lokale fasiliteter/utstyr.
Du kan nå begynne å legge til ressursene dine. Herfra kan du også se ressursene dine, lokale fasiliteter og utstyr og underordnede fasiliteter og utstyr ved å bruke rullegardinlisten Vis.
3. Klikk på Ny-knappen i vinduets verktøylinje.
Vinduet Fasiliteter/Utstyr: Nytt vises.
4. Gi ressursen et navn i feltet Navn.
Bruk det vanlige navnet på varen, slik at alle i bedriften din kan finne den. Å kalle den kraftige vinsjen "Big Cheese" vil ikke hjelpe hvis du er den eneste som kaller den det. Du har opptil 100 tegn for navnet på ressursen din. Husk at alle felt i fet skrift (rød på dataskjermen) er obligatoriske.
5. Velg deretter en forretningsenhet.
Dette feltet er automatisk som standard for bedriftens forretningsenhet, men du kan endre det ved å klikke på forstørrelsesglasset.
6. Velg et nettsted for ressursen din.
Dette valgfrie feltet er nyttig hvis du har mer enn ett sted for ressursene dine. Det kan for eksempel være lurt å angi om du vil bruke den kraftige vinsjen på ditt Newtown-anlegg eller den på din Portville-lokasjon.
7. Skriv inn en e-postadresse.
Du kan bruke dette feltet til å sende e-post om denne ressursen. Anta for eksempel at du tar ut den tunge vinsjen og vil varsle Steve, utstyrssjefen. Du kan sette opp en forretningsprosess slik at det genereres en e-post til Steve hver gang du planlegger denne ressursen.
8. Velg en tidssone.
Standard tidssone er den for din bedrift. Du kan imidlertid endre det ved å gjøre et valg fra rullegardinlisten.
9. Sist men ikke minst, skriv inn en beskrivelse av ressursen.
Dette feltet er valgfritt.
10. Klikk på Lagre og lukk-knappen.
Du går tilbake til vinduet Fasiliteter/Utstyr.
Nå som du har lagt inn ressursen din i Microsoft CRM, bør du lage en tidsplan for den. Tidsplanen forteller alle når ressursen kan brukes.
La oss si at du nettopp kjøpte Big Cheese (vinsjen) på lørdag, og den er klar for utplassering i felten. Men du vil ha nedetid planlagt for vedlikehold hver fredag:
1. I vinduet Fasiliteter/utstyr velger du ressursen du nettopp opprettet ved å dobbeltklikke på den.
Vinduet for denne ressursen vises. Øyne opp: Merk at den har sin egen navigasjonsrute.
2. I ressursens navigasjonsrute klikker du Arbeidstimer.
En fane kalt Monthly View vises med en månedlig kalender. For å endre måneder, klikk på pilen på hver side av måneden øverst i kalenderen.
3. Dobbeltklikk på en dag der du enten vil begrense arbeidet eller starte tidsplanen for ressursen.
4. Velg ett av følgende alternativer, og klikk deretter OK:
• * Kun denne dagen: Endrer kun datoen du har valgt.
• Denne datoen og fremover: Endrer timeplanen fra denne dagen og fremover.
• Hele gjentakende ukeplan fra start til slutt: Endrer planen for alle datoer, inkludert tidligere datoer.
For vårt eksempel, velg det andre alternativet. Skjermbildet Ukeplan: Rediger vises.
5. Fyll ut denne siden.
De fleste feltene i denne skjermen er selvforklarende. Du kan endre eller velge arbeidstiden din ved å dobbeltklikke på de fete (blå på skjermen) timene som er oppført etter Arbeidstimer. Fjern merket for alle dager som ikke er tilgjengelige for planlegging (standard er at alt skal sjekkes).
6. Klikk på Lagre og lukk-knappen.