I ACT! 2008, er det enkelt å legge til en fil i Dokumenter-fanen og vel verdt innsatsen. Dokumenter-fanen, som du finner i vinduene Kontakter, Grupper eller Selskaper, lar deg legge ved eller lage en snarvei til alle filene dine relatert til den gjeldende kontakten, gruppen eller selskapet. Du kan legge til eller lage en snarvei til et forslag opprettet i Excel, en kontrakt opprettet i Word, eller til og med en PDF-fil som du skannet inn på datamaskinen.
Bare følg disse trinnene for å legge til et dokument i Dokumenter-fanen:
1. Vis kontakt-, gruppe- eller firmaposten du vil legge til et dokument i.
2. Klikk kategorien Dokumenter.
3. Klikk på knappen Legg til dokument på ikonlinjen i kategorien Dokumenter.
Du har to valg her:
• Fil: Ved å velge dette alternativet kloner du faktisk den originale filen og legger den til i ACT! database. Etter at du har lagt til et dokument i Dokumenter-fanen, kan du åpne filen direkte fra ACT! for å vise, redigere eller skrive ut. Fjerning av en fil fra Dokumenter-fanen fjerner ikke originaldokumentet fra datamaskinen og omvendt. Husk: Fordi filen du legger til i Dokumenter-fanen er en klone av originalen, vises ikke endringer du gjør i det originale dokumentet i det klonede dokumentet som ligger på Dokumenter-fanen, og endringer du gjør i det klonede dokumentet vises heller ikke. i originalen. Vurder å slette originaldokumentet for å unngå forvirring.
• Snarvei: Oppretter en snarvei som kobler tilbake til originaldokumentet i stedet for å kopiere det. Plasseringen av originaldokumentet vises på Dokumenter-fanen.
Mine dokumenter-banen er spesifikk for både maskinen og brukeren. Hvis du kjøper en ny datamaskin eller endrer brukerinformasjonen i din eksisterende, blir snarveien(e) ugyldige. Vurder å opprette en ny Windows-mappe, for eksempel ACT-dokumenter, som kan gjenskapes på en ny datamaskin og ses av en rekke brukere. I tillegg kan eksterne databasebrukere som ikke har tilgang til disse mappene ikke se dokumentet.
Avhengig av ditt valg, åpnes dialogboksen Legg ved fil eller Legg ved snarvei.
4. Bla til dokumentet du vil legge til, velg det, og klikk deretter Åpne.
HANDLING! legger dokumentet til ACT! database og viser størrelse, type og siste endringsdato på Dokumenter-fanen. Vedlagte filer viser dokumentets navn; vedlagte snarveier viser banen til filen.
Dokumenter du legger til i Dokumenter-fanen, blir en del av databasen din, så brukere av ekstern synkronisering kan nå også få tilgang til disse dokumentene. Du kan også legge til en fil i Dokumenter-fanen fra Windows Utforsker eller Min datamaskin ved å dra dokumentets ikon til Dokumenter-fanen.