Endre og skjule rapportseksjoner i ACT! 2007

En handling! 2007 rapportmal er delt inn i seksjoner med informasjon. Hver seksjon har en seksjonstittel som vises i rapportmalen, men som ikke vises i selve rapporten. Du kan bestemme hvilke felt du vil skal vises i hver gitt seksjon. En rapportmal består av fem hoveddeler; du kan ikke slette eller endre rekkefølgen på seksjonene, men du kan skjule en seksjon hvis du ikke vil at den skal vises i rapporten.

De fem hoveddelene er

• Rapporter Header: Informasjon som vises øverst på første side av rapporten, for eksempel rapportens tittel og skaperen

• Sideoverskrift: Informasjon som vises øverst på hver side, for eksempel kolonneoverskrifter

• Detalj: Område som inneholder ett eller flere av kontakt- eller gruppefeltene dine

• Detaljdelen er kjøttet og potetene i rapporten – der du finner relevant informasjon, for eksempel kontaktens navn, adresse og telefonnummer.

• Sidebunntekst: Informasjon som vises nederst på hver side i rapporten, for eksempel dato og sidenummer

Du kan endre størrelsen på en seksjon for å gi plass til flere felt ved å dra den horisontale grå linjen (som vises nederst i seksjonen) lavere på malen.

Etter at du har fiklet med rapportmalen og har den akkurat slik du vil ha den, ikke glem å endre størrelsen på hver del tilbake til den opprinnelige størrelsen – eller lukke den så mye som mulig. Alle tomme områder i en seksjon vises som tomme områder i rapporten!

Endring av rapportseksjoner

De fleste av dere vil gjerne stole på de fem standardrapportseksjonene. Men fra tid til annen vil du kanskje bli litt mer avansert. Kanskje du vil liste opp hver av kontaktene dine alfabetisk etter etternavn, gruppert etter by. Du må opprette underseksjoner i rapporten for å oppnå dette. Ikke et problem; her er alt du trenger å gjøre:

1. Dobbeltklikk på en seksjonsoverskrift i rapportdesigneren.

Dialogboksen Definer seksjoner åpnes. Legg merke til at i tillegg til å legge til underseksjoner, kan du også velge noen få andre alternativer:

• Sideskift: Angir om du vil at hver seksjon skal vises på et nytt ark eller starte et nytt ark på slutten av en seksjon

• Skjul hvis tom: Lukker opp en seksjon hvis den ikke inneholder informasjon

• Tillat at seksjon går over flere sider: Lar en lang seksjon fortsette til flere sider

2. Klikk på Legg til-knappen for å legge til en ny del i rapporten.

Dialogboksen Velg et felt å gruppere etter åpnes.

3. Velg feltet du vil bruke til å gruppere rapporten, og klikk deretter OK.

4. Velg en stigende rekkefølge fra dialogboksen Definer seksjoner.

Etter at du har valgt feltet du ønsker å gruppere med i trinn 3, går du tilbake til dialogboksen Definer seksjoner. Den nye underseksjonen er uthevet, og du kan angi om den nye underseksjonen vises i stigende eller synkende alfabetisk rekkefølge.

Etter at du har opprettet en ny underseksjon, kan du plassere så mange felt på den som du trenger.

Skjuler en rapportdel

Det kan hende du ønsker å skjule en del. Si for eksempel at du vil ha en rapport som teller antall kontakter i hvert av ID-/Status-feltene dine. Teoretisk sett, ACT! må liste opp alle disse kontaktene slik at de kan telles, men du vil egentlig ikke se alle disse kontaktene fordi du bare er interessert i å se en total. Selv om du ikke kan fjerne noen av standard rapportmalseksjoner, kan du skjule dem, noe som gir deg samme resultat.

For å skjule en del

1. I rapportdesigneren åpner du vinduet Egenskaper ved å velge Vis –> Egenskapsvindu.

2. Velg navnet på delen du ønsker å skjule.

3. Klikk egenskapen Synlig i Egenskaper-vinduet og endre den til Nei.

Selv om du fortsatt kan se delen i rapportdesigneren, vises den ikke i de ferdige rapportene dine.