Profiler tildeles brukere i Salesforce og bestemmer hvilke tillatelser de har på ulike objekter og felt, og hva de ser via sideoppsett.
Over tid, hvis du imøtekommer ad-hoc-forespørsler fra forretningsbrukere som bare vil ha en ekstra tillatelse her, eller en annen tillatelse der, kan det hende du har bygget opp et stort utvalg profiler som avviker litt fra hverandre. Eller enda verre, hvis forskjellene mellom lignende profiler er små og ikke dokumentert, vil du bruke tid på å prøve å finne ut av de små nyansene, gi opp og muligens lage enda en profil. Etterfølgende oppdateringer betyr mer arbeid for deg ettersom du må gjøre disse oppdateringene i dette økende antallet profiler.
En måte å redusere opprettelsen av profiler på er å begynne å bruke tillatelsessett, i forbindelse med å utvikle en policy for profilstyring.
Tillatelsessett grupperer tillatelser som kan tildeles individuelle brukere, uten å måtte opprette en ny profil. Så hvis noen få salgsoperasjonsbrukere i salgsorganisasjonen trenger en spesiell tillatelse for å administrere territorier, kan du opprette et tillatelsessett for det, og tildele det til bare de få brukerne i stedet for å opprette en forvirrende profil nummer to for dem.
En policy for profilstyring kan brukes for å sikre konsistens i et selskap med flere systemadministratorer. Det spesifiserer hvordan detaljerte tillatelsesjusteringer vil gå. Hvis for eksempel granularitet brukes på en forretningsenhet og region, og noen kommer med en forespørsel som bare gjelder deres forretningsenhet, region og vertikale spesialisering, kan dette imøtekommes bedre via et tillatelsessett.