Alternativer for datamigrering til Salesforce

Salesforce har en brukervennlig veiviser som veileder deg gjennom import av kampanjemedlemsoppdateringer, kundeemner, kontoer, kontakter og egendefinerte objekter. Hvis du er systemadministrator eller har de riktige profiltillatelsene, kan du utføre disse oppgavene for brukerne dine.

For andre objekters eldre data (som Opportunities, Cases og Activities) som du vil ha i Salesforce, må du legge inn informasjon manuelt eller bruke Data Loader, som er et dataimport- og eksportverktøy som følger med Enterprise og Unlimited utgaver for å automatisk migrere data til Salesforce.

Bruke veiviseren for Salesforce Dataimport

Dataimportveiviseren for import av kundeemner, kontoer, kontakter, løsninger og tilpassede objekter er beleilig plassert under Integrations-overskriften i Lightning Experience-oppsettet. Den har et brukervennlig grensesnitt som leder deg gjennom import eller oppdatering av poster.

Starte veiviseren for Salesforce Dataimport.

Hvis du er administrator, ser du også en Importer-knapp øverst til høyre på fanehjemmesidene. Hvis du for eksempel vil importere bedriftens kundeemner, klikker du på fanen Leads og klikker deretter på Importer-knappen, som er til høyre for sidens listevisningstittel. Trinn og tips for bruk av importveiviseren for forskjellige objekters poster varierer:

• Importer kundeemner: Bare en bruker med tillatelse til å importere kundeemner kan utføre denne operasjonen.
• Importer kontakter og kontoer: Salesforce bruker den samme veiviseren som kan ta deg gjennom import av kontakter og/eller kontoer. Individuelle brukere har også muligheten til å importere sine personlige kontakter og kontoer.
• Importer nye kampanjemedlemmer eller oppdater dem når de er koblet til en kampanje: Salesforce bruker den samme dataimportveiviseren, men denne gangen avslører bare Campaign Member-objektet for å oppdatere markedsføringsstatuser for Leads og Contacts.

Undersøker Salesforce Data Loader

Datamigrering er en vanskelig sak. Data Loader er et lite klientprogram som hjelper til med masseimport eller masseeksport av data i format med kommaseparerte verdier (.csv). Du får tilgang til dette verktøyet ved å velge Integrations → Data Loader. Med dette verktøyet kan du flytte data inn og ut av alle typer poster i Salesforce, inkludert muligheter og tilpassede objekter. Data Loader støtter innsetting, oppdatering, sletting og eksport av Salesforce-poster.

Som en berømt en gang sa, med stor makt følger også stort ansvar. Bruk kun Data Loader hvis du er komfortabel med å forstå hvordan objekter, poster og arbeidsflyter og/eller triggere forholder seg til hverandre. Data Loader er et veldig kraftig verktøy for ikke-tekniske brukere. Du kan eksportere data, importere data, ved et uhell overskrive og slette mye data og sette i gang en dominoeffekt av arbeidsflytregler hvis du ikke er forsiktig. Sørg alltid for å ta en sikkerhetskopi av dataene hvis du planlegger å foreta en oppdatering. Du kan være problemfri uten en sikkerhetskopi til den ene gangen en feil blir gjort og du ikke kan angre tusenvis av felter du har overskrevet.

Flere leverandører tilbyr også utprøvde verktøy for uttrekk, transformasjon, lasting (ETL) som lar deg migrere poster til (eller fra) Salesforce, automatisk skrubbe og transformere dataene basert på tilpasset logikk som du definerer, og legge til disse postene der det er aktuelt.

Uten å bli for teknisk kobler eksperter sammen data ved å bruke Salesforce-applikasjonsprogramgrensesnittet (API) for å gjøre det mulig for tekniske folk å få tilgang til data programmatisk. Den Salesforce-plattformen brukes til å tilpasse eller integrere Salesforce for å gjøre enda friskere ting enn hva du kan gjøre med det ut av boksen. Og før du lider av sjargongoverbelastning, er en plattform i utgangspunktet en samling regler og kommandoer som programmerere kan bruke for å fortelle et program - Salesforce, i dette tilfellet - å gjøre visse ting. For å få tilgang til Salesforce API må du imidlertid ha Enterprise eller Unlimited Edition.

Migrering av eldre data til Salesforce

Under forberedelsesfasen av implementeringen din trenger du en gjennomtenkt og godt dokumentert plan for din datamigrasjonsstrategi. Den planen må inneholde detaljer om mål, ressurser, beredskap og tidslinjer basert på de forskjellige trinnene i planen din. Her er noen av trinnene du bør vurdere.

Bestemme dine datakilder

De fleste bedrifter har vanligvis en slags eksisterende kontaktadministrasjonsverktøy, en rekke regneark med andre kundedata, og ofte kontaktinformasjon i brukernes e-postinnbokser og produktivitetsapplikasjoner (for ikke å snakke om Word-dokumenter og klistrelapper).

Mens du går gjennom forberedelsene, vurder hva og hvor mye informasjon som må være i Salesforce. Her er noen tips for dette trinnet:

• Søppel inn søppel ut. Når du flytter til et nytt hjem, ser du vanligvis gjennom garderobeskapene i ditt gamle hjem og bestemmer deg for hva du skal ha med deg og hva du skal kaste. Flytting av data krever samme type evaluering.
• Lage en liste. Katalogiser de forskjellige datakildene, inkludert hvilke typer poster, hvilket område og hvor mange.
• Design en lagringsplan. Arbeid med prosjektteamet ditt for kundeforholdsadministrasjon (CRM) for å finne ut hvor forskjellig informasjon skal gå – og hvorfor.
• Tenk på timingen og sekvensen for importen. Mange selskaper oppretter for eksempel brukerposter først, importerer deretter kontoer og kontakter, og til slutt migrerer og legger til muligheter.
• Hold det enkelt, hvis mulig. Jo mer komplisert du gjør migreringen, desto større innvirkning på tidslinjen din. Vurder innsatsnivået kontra den potensielle verdien av innsatsen.

Forbereder dataene dine for migrering til Salesforce

Rengjør den nå, eller rengjør den senere. Noen prosjektteam liker å "skrubbe" data før de importeres til Salesforce. Å identifisere og slå sammen duplikater gjør det lettere å finne den rette posten. Å fikse inkonsekvenser i dataene dine, for eksempel å sikre at alle delstats-/provinsfelt inneholder forkortelser med to tegn, gjør rapportene mer nøyaktige.

Hvis det gamle systemet ditt ikke gjør opprydding enkelt, kan det hende du foretrekker å bringe alle postene inn i Salesforce først og deretter bruke Salesforce-databehandlingsverktøyene til å rense data senere. Risikoen er at personer med de beste intensjoner fortsatt kan bukke under for menneskets natur og ikke ønsker å fokusere på opprydningsarbeidet når dataene allerede er i det nye systemet.

Uansett når du gjør det, er ikke rengjøring av data glamorøst arbeid, men det må gjøres og bør gjøres regelmessig. Her er noen tips når du forbereder dataene dine:

• Eksporter til et enkelt format. Ofte er det enklest å eksportere data til programmer som Microsoft Access eller Excel, som du kan bruke til å slette kolonner, sortere rader og gjøre globale endringer.
• Prøv å bruke standard navnekonvensjoner. Hvis forskjellige datakilder refererer til kontoer med forskjellige navn (for eksempel IBM versus International Business Machines), er det nå et godt tidspunkt å standardisere navngivning. Dette kan bidra til å unngå duplikatoppretting.
• Rediger eller legg til felt i Salesforce for å støtte migreringen. For eksempel, hvis pipelinen din rapporterer spormargin per salgsmulighet, må du bygge et tilpasset mulighetsfelt for å støtte margindata.
• Hvis den eksisterende datakilden din har unike post-ID-er, migrer disse ID-ene til et tilpasset skrivebeskyttet felt. Du kan alltid slette eller skjule feltet på et senere tidspunkt. Ikke bare kan dette hjelpe deg med å bekrefte nøyaktigheten av migreringen, men disse ID-ene kan også være nyttige for integrering (spesielt hvis du ikke planlegger å stenge den andre datakilden).
• Tilordne datakolonnene dine til feltnavn i Salesforce. For eksempel tilordnes Firma-feltet i Microsoft Outlook vanligvis til Konto-feltet i Salesforce. Noen systemadministratorer gir til og med nytt navn til kolonneoverskriftene i migreringsfiler slik at de samsvarer nøyaktig med feltnavn i Salesforce. Å gjøre dette minimerer migrasjonsgalskapen.
• Tilpass dataene dine til å passe Salesforce-standarder (eller omvendt). Hvert felt i Salesforce har visse egenskaper som kan inkludere størrelsesbegrensninger, desimaltegn, datoformater og så videre.
• Legg til en datakildekolonne til importfilen og tilordne den til et tilpasset felt i Salesforce. Ved å gjøre dette kan du forsvare hvor data kom fra.
• Tildel de riktige eierne til poster der det er mulig. Hvis du ikke har alle postene tilordnet, velger eieren som standard den administratoren som utfører migreringen.
• Få aksept fra interessenter for filene du har utarbeidet. I det minste hvis du tilbyr dem sjansen til å anmelde, unngår du overraskelser.

Tester importen til Salesforce

Test før du utfører den endelige migreringen. Ofte oppdager du ting du savnet eller kan forbedre. Felter kan for eksempel være feil kartlagt, eller det kan hende du trenger å lage noen ekstra. Her er et par tips:

• Velg et lite utvalg av viktige poster. Jo høyere profil postene er, desto bedre – spesielt når de vurderes av en interessent.
• Husk å slå av arbeidsflyter. Du ønsker ikke å irritere andre brukere ved å varsle dem unødvendig når testdata flyter gjennom arbeidsflytreglene. Noen av dere tror kanskje at det er nyttig å holde visse arbeidsflytregler på, spesielt hvis de ble laget for å forhindre at dårlige data kommer inn. Dette er ikke sant. Gjør arbeidet på forhånd og klargjør dataene godt før import.
• Gjennomgå sideoppsettet. Vurder å justere sideoppsettene for å gjøre validering av dataimporten enklere. Plasser felt i Salesforce på lignende skjermplasseringer som de gamle systemene dine .

Analyserer testdataresultatene

Når testdataene dine er i Salesforce, sammenligner du dem nøye med testfilen for å sikre nøyaktighet og fullstendighet. Her er noen tips om hvordan du kan analysere testdataresultatene produktivt:

• Bygg en tilpasset rapport som lar deg se på postdataene samlet.
• Åpne en post, om nødvendig, og sammenlign den med importfilen. Bekreft at postens felt viser det du mener de skal vise.
• Bygg en egendefinert visning fra en relevant fanes hjemmeside for å se de importerte dataene dine lagt ut i kolonner på en listeside. Brukere kan gå til en rapport, men en visning holder dem fokusert.
• Valider dataene med utvalgte interessenter for å få deres tilbakemelding og støtte for at testdataresultatene ser riktige ut. Det er ikke nok at du tror testimporten var nøyaktig. Sluttbrukerne dine er den ultimate testen.
• Juster prosessen eller gjør endringer i importfilen eller Salesforce basert på resultatene av testimporten. For eksempel, kanskje du glemte å kartlegge et felt eller dataene ble ikke importert riktig på grunn av et felts egenskaper.

Migrerer de endelige dataene dine

Etter at du har analysert testdataresultatene, er du klar til å importere filen(e). Ja, det er en forenkling av det som kan være et komplisert sett med oppgaver, men den generelle prosessen er prøvd og sann.

Her er noen forslag til dette trinnet:

• Kommuniser forventninger med brukerne dine. Hvis du flytter fra ett system til et annet, kan det hende at dataene må oppdateres før de publiseres.
• Gjør det under nedetid. Hvis du har betydelige data, bør du vurdere å kjøre migreringen utenom arbeidstid. Spesielt hvis systemet er live for noen grupper brukere allerede, kan dette unngå forvirring.
• Lagre loggfilene til poster som ikke ble importert. Feilmeldingene er ganske intuitive, og du kan vanligvis se vanlige årsaker til avvisning av hvorfor enkelte poster ikke ble importert. Sørg for å bruke tid på å finne ut om avvisningen er forårsaket av et dataformaterings- eller kvalitetsproblem, i motsetning til en irriterende arbeidsflytregel som du ikke hadde til hensikt å utløse.
• Bygg deg selv en pute for feil. Ikke prøv å utføre migreringen dagen før salgsopplæringen. Noe uforutsett kan skje som hindrer vellykket gjennomføring.

Validering og utvidelse av dataene dine

I likhet med å analysere resultatene av testdataene når dataene er lastet, kjør rapporter for å validere et kryssutvalg av poster for å sikre nøyaktighet og fullstendighet. Hvis du kan, sammenligne skjermer i Salesforce med skjermbildene i ditt eldre system.

Sørg for at data er lagret i de riktige feltene og at verdier gir mening. Hvis du ser en adresse i et telefonfelt, må du rense dataene dine eller fikse feltkartleggingen. Streb etter perfekt importerte data - men forvent mindre enn det også.

Før du ruller ut Salesforce, ta det ekstra trinnet å manuelt eller automatisk oppdatere noen poster for å imponere brukere og øke suksess. Når du gir en demonstrasjon eller opplæring, vis brukerne disse fullstendige eksemplene og la dem vite potensialet for Salesforce.

Når du har alt i Salesforce, begynner moroa!