Administrere kalenderen i Microsoft CRM

Ingrediensene som er avgjørende for kalenderadministrasjon inkluderer å se eksisterende aktiviteter, legge inn nye aktiviteter, den uunngåelige omleggingen av aktiviteter og (forhåpentligvis) til slutt fullføre noen aktiviteter.

Viser kalenderen din

Du kan se kalenderen din fra startsiden og fra arbeidsplassen din. Fra hjemmesiden er visningen din begrenset til tidligere forfalte aktiviteter, aktiviteter som forfaller i dag og aktiviteter som forfaller i morgen. Workplace-kalenderen har et større utvalg av visninger og er litt mer fleksibel.

Vise startsidekalenderen

Hjemmesidekalenderen, som vist i figur 1, viser i går, i dag og i morgen. Du kan justere måldatoen ved å klikke på kalenderikonet øverst i vinduet og velge en ny dato fra kalenderen som vises. Hvis du velger en annen dato, viser displayet bare aktiviteter for den dagen – ingen forfalte eller fremtidige aktiviteter.

Figur 1: Hjemmesidekalenderen.

Du kan sortere alle de viste aktivitetene i en av de fire kolonnene på skjermen. Ved å klikke på kolonnetittelen sorteres alle aktivitetene dine på nytt. Å klikke på den kolonnetittelen fungerer som en bryter for sortering, og går frem og tilbake fra stigende til synkende rekkefølge. Aktiviteter sorteres innenfor hver dags visning.

Arbeidsplasskalenderen

Selv om startsidekalenderen sannsynligvis er det første du vil se på hver gang du starter Microsoft CRM, har Workplace-kalenderen flere visningsalternativer og er litt mer grafisk. Du kommer til Workplace-kalenderen ved å velge Workplace-området (et alternativ nederst på praktisk talt hver skjerm) og deretter kalenderalternativet fra panelet til siden av hovedskjermen. Etter at du har gjort disse valgene, kommer du til skjermen vist i figur 2.

Figur 2: Arbeidsplasskalenderen.

Workplace-kalenderen viser bare dine avtaler. Telefonsamtaler og oppgaver, for eksempel, vises i aktivitetslistevisningen. Du kommer dit ved å velge Aktiviteter fra Workplace Side Bar.

Du kan endre datoen eller datointervallet for Workplace-kalendervisningen ved å velge datoer fra kalenderen i øvre høyre hjørne. Du kan også velge mellom tre visningsmoduser (måned, uke og dag) fra listen på høyre side av skjermen.

Aktivitetslistevisningen

Hvis du virkelig vil vite hva som står på agendaen din, er Aktivitetslistevisningsnettet stedet å gå. Du kommer dit ved å velge Aktiviteter fra Workplace-panelet til siden av hovedskjermen. Dette er stedet hvor dagen din skal begynne, og dette er vinduet der du bør leve store deler av ditt profesjonelle liv.

Finn aktiviteter-feltet lar deg finne planlagte aktiviteter basert på aktivitetsemnet. Selv om du kan bruke den alfabetiske listelinjen nederst i vinduet for å finne aktivitetsemner som begynner med en bestemt bokstav, er feltet Finn aktivitet mer fleksibelt ved at du kan skrive inn påfølgende tegn, for eksempel flor , for å finne aktivitetsemner som begynner med Florida . Du kan også bruke jokertegnet for å matche en hvilken som helst sekvens av tegn.

Du kan velge fra en av flere visninger. Ditt valg av en visning fungerer sammen med ditt valg av Finn aktivitet. Disse synspunktene er:

• Mine aktiviteter: Dette er bare aktivitetene som står på timeplanen din. De inkluderer forfalte, nåværende og fremtidige aktiviteter.

• Åpne aktiviteter: Dette er alle åpne aktiviteter, enten de tilhører noen andre eller bare deg. Standardvisningen viser dessverre ikke hvem de tilhører.

• Lukkede aktiviteter: Dette er alle de fullførte aktivitetene systemet inneholder.

• Alle aktiviteter: Denne omfattende listen viser åpne og fullførte aktiviteter uansett hvem de er.

Opprette avtaler for deg selv

Du kan opprette en avtale for deg selv direkte fra hjemmesiden, som Microsofts netthjelp foreslår. Denne metoden er rask, men . . .

Du kan få problemer når du flippet godtar en avtale uten først å sjekke kalenderen din. Det er alltid bedre å sjekke kalenderen din før du planlegger avtaler. Av den grunn bør du bruke en annen tilnærming til å planlegge avtaler når du jobber online i Microsoft CRM.

1. Fra Workplace velger du alternativet Kalender fra panelet til venstre på skjermen.

Din daglige, ukentlige eller månedlige kalender vises. Se gjennom timeplanen din her før du forplikter deg til en annen avtale eller aktivitet.

Kalendervisningen viser bare avtaler, ikke oppgaver eller telefonsamtaler. Hvis du vil unngå å planlegge to konferansesamtaler samtidig, bør du vurdere å referere til aktivitetslistevisningen i stedet for kalendervisningen.

2. Velg Opprett en ny: avtale nederst til høyre i vinduet.

Detaljskjemaet, kalt Avtale-fanen, for å legge inn en ny avtale vises (som vist i figur 3).

Figur 3: Legge inn en ny avtale fra bunnen av.

Flere data på Avtale-fanen fortjener avklaring eller ytterligere utdyping:

• Arrangør: Dette er personen som koordinerer aktiviteten. Det er ikke nødvendig at arrangøren selv er en av deltakerne. Dette er personen du skylder på når møtet er rotete.

• Deltakere: Deltakere kan være kontoer, kontakter, potensielle kunder eller brukere. En konto er et selskap, så det er uklart hva det vil si å ha et selskap i stedet for en person på et møte. Hvis en Lead er et selskap, kommer det samme problemet opp. Den mer vanlige bruken av Deltaker-feltet er å inkludere kontakter (som er personer) og brukere (som er personene i bedriften din). Det er vanlig å mikse og matche deltakertypene dine. Du bør sannsynligvis alltid ha minst én kontakt og én bruker.

• Emne: Teksten du skriver inn i Emne-feltet havner i kalendervisningen på samme linje som tidsrommet for Aktiviteten. I ukesvisningen av kalenderen vil teksten brytes slik at du kan se all teksten. I dagsvisningen kan teksten, hvis den er for lang, kuttes av.

• Starttid og sluttid : Hvis du ikke angir start- og sluttid, spesielt for avtaler, vil de ikke vises i kalenderen din.

• Hendelse: Som standard er en hendelse en dag lang aktivitet. Når du velger en heldagsbegivenhet, har du ikke lenger muligheten til å velge bestemte tider. Du kan imidlertid spesifisere datoene; og hvis sluttdatoen er forskjellig fra startdatoen, har du opprettet en aktivitet som spenner over flere dager. Ferier er et godt eksempel på hensiktsmessig bruk av arrangementer.

• Merknader: Dette er et umerket tekstområde i fri form som til slutt vises på linjene rett under tidsrommet og emnet i kalenderen.

• Angående: Dette feltet lar deg knytte en aktivitet til en eller flere poster. Disse postene kan for eksempel være kontakter eller kontoer eller kundeemner. Ved å knytte aktiviteten til mer enn én post, kan du deretter se aktiviteten fra en av disse postene.