Kā koplietot failu no Microsoft Teams Outlook e-pastos un sapulcēs?

Lūk, Stefijas jautājums:

Man nesen tika uzdots pārņemt vairāku Microsoft Teams uzturēšanu no kolēģa, kurš pameta uzņēmumu. Viens no izaicinājumiem, ar ko es saskāros pēdējā laikā, ir Microsoft Teams saglabāto Word, PDF un Excel failu koplietošana ar iekšējiem un ārējiem lietotājiem, izmantojot programmu Outlook 365. Vai varat ieteikt kādu norādes/paraugpraksi?

Paldies par jūsu jautājumu. Savā atbildē mēs vēlamies sniegt vienkāršu soli pa solim procesu, ko varat izmantot, lai atvieglotu failu koplietošanu, izmantojot programmu Outlook. Ja vēlaties koplietot vairāk nekā vienu failu, iespējams, vēlēsities skatīt mūsu Teams mapju koplietošanas pamācību .

Failu koplietošana no Teams programmā Outlook

Kopēt Teams faila saiti

Vienkāršākais veids, kā koplietot piekļuvi Teams saglabātajam failam ar iekšējām un ārējām pusēm, ir vienkārši iegult saiti uz to savā Outlook e-pastā.

• Savā Windows vai MacOS datorā atveriet Microsoft Teams un pārejiet uz savu kanālu.
• Dodieties uz cilni Faili un dodieties uz failu, kuru vēlaties atļaut piekļūt.
• Faila nosaukuma kreisajā pusē noklikšķiniet uz atzīmes (1. darbība).
• Tagad noklikšķiniet uz izvēlnes Rādīt darbības (…) faila nosaukuma labajā pusē. (2. darbība)
• Atlasiet izvēlni Kopēt saiti (3. darbība).

• Tagad jūs redzēsit dialoglodziņu, kurā parādīts ceļš uz jūsu failu. Fails atrodas SharePoint bibliotēkā , kurā tiek mitināti jūsu Teams kanāla faili.
• Tagad turpiniet un iestatiet piekļuves atļaujas savam Teams failam. Dialoglodziņa apakšā redzēsit noklusējuma piekļuves atļaujas failam (atzīmētas tālāk).

Iestatiet Teams failu atļaujas

• Ja jūs interesē, varat mainīt piekļuves atļauju atbilstoši savām vajadzībām, izmantojot dialoglodziņu Saites iestatījumi.
• Teams ļauj izvēlēties starp dažādām koplietošanas atļauju opcijām. Ņemiet vērā, ka koplietošanas iestatījumus regulē jūsu Teams administrēšanas politika, un tāpēc tie var nebūt pieejami.
  1. Atļaut ikvienam, kam ir saite, piekļūt/rediģēt failu.
  2. Cilvēki jūsu organizācijā
  3. Personas, kurām ir piekļuve jūsu kanālam (tās var būt jūsu organizācijas iekšējas vai ārējas).
  4. Konkrēti cilvēki. Jums būs jānorāda šo personu e-pasta adreses.

• Ja nepieciešams, atzīmējiet opciju Atļaut rediģēt.
• Kad tas ir izdarīts, noklikšķiniet uz Lietot .
• Teams tagad ģenerēs saiti uz jūsu Teams failu atbilstoši jūsu tikko iestatītajām piekļuves atļaujām.
• Tagad noklikšķiniet uz Kopēt .

Svarīga piezīme: noklusējuma koplietošanas atļauju parasti iestata jūsu IT komanda. Jūs varētu vēlēties ar viņiem apspriesties, ja tie neatbilst jūsu biznesa vajadzībām.

Pievienojiet saiti uz Outlook e-pastu vai sapulci

• Pēdējā darbība ir Microsoft Outlook darbvirsmas vai Office 365 Outlook atvēršana.
• Izveidojiet jaunu e-pasta ziņojumu vai sapulces pieprasījumu.
• Definējiet e-pasta adresātus un e-pasta/sapulces tekstu.
• Ielīmējiet saiti uz Teams failu, ko ģenerējāt iepriekšējā darbībā.
• Nosūtiet savu e-pastu vai sapulci.

Piezīme. To pašu procesu var lietot ar jebkuru trešās puses e-pasta klientu, piemēram, Gmail.

Saites kopīgošana uz Teams failiem ar kanāla dalībniekiem

Alternatīvs veids, kā kopīgot failus no Teams ar kanāla dalībniekiem (iekšējām vai ārējām pusēm), ir izmantot cilni Ziņas.

• Atveriet Teams un pārejiet uz savu kanālu.
• Atveriet cilni Ziņas , lai sāktu jaunu sarunu.
• Noklikšķiniet uz pielikuma faila un atlasiet Pārlūkot no komandām un kanāliem .
• Pārlūkojiet sava kanāla failus un atlasiet tos, kurus vēlaties kopīgot.
• Noklikšķiniet uz Kopīgot saiti .
• Saite tiks ievietota jūsu kanāla cilnē Ziņas.
• Virziet kursoru ziņas augšējā labajā apgabalā un nospiediet pogu Rādīt darbības (…).
• Noklikšķiniet uz Kopīgot programmā Outlook . Tādējādi saruna tiks kopīgota kā e-pasta ziņojums no Outlook 365.

Failu koplietošana programmā Outlook nedarbojas

Failu koplietošana programmā Teams ir diezgan vienkārša. Kā minēts iepriekš, failu atļauju koplietošanas opcijas nosaka jūsu IT nodaļas vai Teams administratori. Ja ārējās puses nevar atvērt vai rediģēt jūsu failus, iespējams, vēlēsities noskaidrot, vai jūsu Teams organizācijas/kanāla iestatījumi ļauj ārējām pusēm mijiedarboties ar jūsu kopīgotajiem failiem.