Programmā Adobe Acrobat Creative Suite 5 ir iekļauti rīki, kas atvieglo Microsoft Word un Excel failu konvertēšanu PDF formātā. Kad datorā instalējat programmu Acrobat, tā meklē Microsoft Office programmas. Ja Acrobat atrod Word, Excel, PowerPoint vai Outlook, tā šīm programmām instalē pievienojumprogrammu — PDF veidotāju, kas palīdz ar vienu klikšķi pārvērst Microsoft Office dokumentus PDF formātā.
Lai gan Microsoft Word un Excel ir plaši izplatīti standarti daudzos korporatīvajos datoros, tie ne vienmēr ir labākā izvēle dokumentu izplatīšanai.
Microsoft Word dokumentu un Excel izklājlapu formatējums mainās atkarībā no lietotāja datorā pieejamajiem fontiem vai pat no printera, ar kuru viņi drukā, savukārt PDF faili var saglabāt faila konsekventu izskatu dažādos datoru veidos.
Turklāt Microsoft Word un Excel failus var viegli rediģēt, un lietotāji var arī kopēt un iegūt informāciju no šiem failiem ar dažiem ierobežojumiem, savukārt PDF failus ir grūtāk kopēt, un tos var nodrošināt ar spēcīgām drošības opcijām.
Word vai Excel faila konvertēšana PDF failā pārvar šos ierobežojumus un ir diezgan vienkārša. Izvēlieties no divām metodēm:
-
Programmā Microsoft Word vai Excel pārliecinieties, vai ir atvērts dokuments, kuru vēlaties konvertēt PDF failā, un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Izveidot PDF galvenajā rīkjoslā, lai konvertētu dokumentu.
-
Izmantojot Office 2003 vai vecāku versiju, izvēlieties Adobe PDF → Konvertēt uz Adobe PDF.
Neatkarīgi no tā, kuru metodi izvēlaties, jums ir jānorāda izveidotā PDF faila atrašanās vieta un jāpiešķir failam nosaukums, ja vien neesat mainījis PDF redaktora preferences.
Programmā Office 2007 cilnē Acrobat noklikšķiniet uz pogas Preferences vai iepriekšējās Office versijās izvēlieties Acrobat → Mainīt reklāmguvumu iestatījumus. Dialoglodziņā Adobe PDF Maker noņemiet atzīmi no opcijas Prompt for PDF Filename, lai PDF faili tiktu ģenerēti vienā darbībā, neievadot PDF faila nosaukumu.
Izveidotajiem PDF dokumentiem varat pievienot funkcionalitāti. Noklikšķiniet uz cilnes Preferences, ja strādājat ar Office 2007, vai izvēlieties Acrobat→ Mainīt konvertēšanas iestatījumus iepriekšējās Office versijās. Parādītajā dialoglodziņā pārskatiet tālāk norādītos iestatījumus.
-
Pievienot avota failu : izraisa sākotnējā Office dokumenta iegulšanu PDF failā kā pielikumu. Kad PDF fails tiek izplatīts, sākotnējā avota fails tiek iekļauts PDF failā.
-
Izveidot grāmatzīmes : pievieno interaktīvas grāmatzīmes, kas atvieglo navigāciju PDF failā. Grāmatzīmes tiek pievienotas, pamatojoties uz Microsoft Word stiliem, piemēram, tekstu, kas veidots kā virsraksts 1. Grāmatzīmes tiek rādītas grāmatzīmju panelī, skatot PDF failu.
-
Pievienot saites : automātiski pārvērš Word saites, piemēram, tīmekļa adreses, PDF saitēs, kuras varat izmantot, skatot failu programmā Acrobat vai Adobe Reader. Dialoglodziņā PDF veidotāja preferences noklikšķiniet uz cilnes Word, lai piekļūtu papildu saišu opcijām, kuras var iebūvēt PDF failos, kas izveidoti no Word.