Hvernig á að taka þátt í áætluðum hljóð- eða myndfundi Microsoft Teams?

Hér er spurning sem við fengum frá Evu:

Ég á fund með mikilvægum viðskiptavinum eftir innan við þrjár vikur. Í Outlook boðinu sem ég fékk er Microsoft Teams hlekkur sem ég ætti að nota til að taka þátt í fundinum. Ég vil ganga úr skugga um að ég hafi fjallað um alla viðeigandi flutninga fyrir fundinn. Geturðu gefið fljótlegan gátlista yfir hvað ég ætti að gera til að tryggja að ég geti tekið þátt í fundinum og lágmarkað hættuna á að lenda í tæknilegum vandamálum?

Takk fyrir spurninguna þína. Í kennslunni í dag verður fjallað um algengustu efnin sem tengjast undirbúningi og þátttöku í liðsfundi annað hvort sem innri eða ytri meðlimur.

Fljótleg leiðarvísir til að taka þátt í Teams fundi

Sækja og setja upp Teams

Til að koma í veg fyrir vandamál á síðustu mínútu, er ráðlagt að fyrir fundinn, munt þú tryggja að tölvan þín sé sett upp til að keyra Teams. Farðu á Microsoft Teams síðuna til að hlaða niður appinu í tölvuna þína og/eða farsíma. Haltu áfram í gegnum uppsetningarferlið og vertu viss um að þú sért vel að fara, löngu áður en viðskiptavinurinn hittist.

Skráðu þig frá Outlook

1. Líklega hefur þú fengið Outlook dagatalsfundarbeiðni sem hefur eftirfarandi tengil innbyggðan í neðri hluta boðsmálsins. Þú ættir að nota þennan tiltekna tengil til að taka þátt í fundinum í tæka tíð. Þú gætir viljað íhuga að skilgreina Outlook áminningu til að tryggja að þú gleymir ekki fundinum þínum.

1. Að öðrum kosti geturðu notað Fundahnappinn á borðinu, eins og sýnt er hér að neðan.

1. Ef Teams er ekki enn uppsett í tölvunni þinni eða farsímum, verðurðu beðinn um að setja upp annað hvort skrifborðsforritið eða á annan hátt tengst í gegnum vefinn.

1. Þegar þú setur upp hugbúnaðinn eða tengist með vefnum mun eftirfarandi gluggi birtast.

1. Farðu á undan og tilgreindu fundarstillingarnar eins og lýst er hér að ofan. Virkjaðu/slökktu á myndavélinni þinni (1), gerðu bakgrunninn óskýr (2) eftir þörfum og stilltu hljóðið þitt (3).
2. Þegar því er lokið ýttu á Skráðu þig núna (4)
3. Þú getur líka stillt sérsniðinn bakgrunn fyrir myndsímtalið eins og sýnt er hér að neðan.

1. Ef þú ert utanaðkomandi gestur gætirðu verið settur í anddyri fundarins og þarft að bíða eftir að einn af eigendum/skipuleggjendum bæti þér við viðburðinn. Ef þú ert ekki tekinn inn innan 15 mínútna frá því að þú skráðir þig upphaflega þarftu því miður að leggja á og ganga aftur.
2. Þegar þú hefur verið tekinn inn geturðu notað fundarstikuna til að deila skjáefninu þínu með öðrum , spyrja spurninga, slökkva á hljóðinu þínu eða hætta við myndbandið þitt eftir þörfum.

Að taka þátt í Teams fundum frá Calendar appinu

Ef þú ert með dagatalsforritið virkt í Teams geturðu tekið þátt í áætluðum fundum strax þaðan.

• Á App Bar, ýttu á Dagatal.
• fara á fundinn þinn
• Smelltu á bláa Join hnappinn.
• Haltu áfram eins og lýst er í fyrri hlutanum.

Með því að nota join kóða

Þú gætir hafa fengið kóða til að ganga til liðs við ákveðið teymi. Ef svo er haldið áfram sem hér segir:

• Frá App Bar vinstra megin, smelltu á Teams.
• Neðst á liðslistanum þínum skaltu ýta á Join or Create Teams hnappinn.
• Sláðu inn kóðann og smelltu á Join.

Geturðu ekki tekið þátt í Teams fundinum?

Það gæti verið ýmislegt sem hindrar þig í að taka þátt í fundinum. Sérstök vandamál gætu verið allt frá gæðum og framboði á nettengingunni þinni, stillingum sýndar einkanets (VPN), hljóð- og myndbúnaðar, hugbúnaðar- og vélbúnaðarvandamál. Að endurræsa Windows tölvuna þína er valkostur og það væri besti kosturinn ef tíminn er mikilvægur. Ef það er ekki mögulegt er líklega góð hugmynd að hafa samband við gestgjafann þinn og athuga hvort þú getir verið með með innhringingu í staðinn.

Hefur þú lent í áskorunum þegar bætt var við Teams fundi? Ekki hika við að láta okkur vita í athugasemdahlutanum hér að neðan.