Hvernig á að búa til teymi og rásir í Microsoft Teams?

Hér er spurning lesenda:

Hingað til höfum við notað SharePoint fyrir skjalasöfn og Skype fyrir fyrirtæki fyrir spjall og símtöl. Nú virðist sem vinnustaðurinn minn sé að bæta það upp með Teams fyrir viðskiptasamskipti og miðlun/samstarf í kringum fundi. Lykilspurning, hvernig á að byrja að nota Teams – búa til teymi, rásir og svo framvegis.

Takk fyrir spurninguna þína, í kennslunni í dag mun ég einbeita mér að grunnatriðum Teams og rásarsköpunar, svo að þú getir byrjað með Teams. Gakktu úr skugga um að fara í gegnum allan vörulistann okkar yfir Teams tengt efni til að fara lengra en grunnatriðin.

Skilgreindu nýtt Microsoft Teams

Byrjum á hugmyndinni um Teams sjálft, sem er gagnlegt til að deila og vinna í kringum víðtækara efni, eins og verkefni, samskipti við viðskiptavini og svo framvegis.

Svona býrðu til liðið þitt:

1. Opnaðu Microsoft Teams
2. Smelltu á Teams táknið á appstikunni vinstra megin.
3. Á þessum tímapunkti gætirðu séð öll viðeigandi lið sem þér var bætt við.
4. Neðst á liðslistanum þínum skaltu ýta á hnappinn Join or Create Team

5. Næst verðurðu beðinn um hvort þú hafir áhuga á að ganga í lið eða búa til nýtt. Smelltu á Búa til lið hnappinn.

6. Þar sem þú ert líklega með fyrirfram skilgreindan hóp fólks sem þú ert að vinna með í verkefninu þínu, geturðu nú ákveðið hvort þú vilt nota núverandi hóp fólks eða búa til einn frá grunni. Til einföldunar munum við búa til nýtt lið.

7. Næst munum við skilgreina hvort þetta verður einkateymi eða opinbert lið. Þetta er mikilvæg stilling þar sem hún ákvarðar hverjir munu hafa aðgang að hópskrám, spjallsamtölum osfrv. Opinber teymi eru í boði fyrir alla í stofnuninni en einkateymi þurfa leyfi til að taka þátt.
8. Athugið: Það fer eftir uppsetningunni þinni, þú gætir átt möguleika á að búa til teymi sem breitt um stofnunina.

9. Tvísmelltu á Private til að búa til einkateymi.
10. Næst gefðu upp liðsnafn: í okkar tilviki Mitt lið, og stutta lýsingu.

11. Smelltu á Búa til.
12. Næst munum við geta bætt fólki við nýstofnað lið eða skilið það eftir til síðar (með því að smella á sleppa hnappinn).
13. Nýja liðið verður búið til eins og sýnt er hér að neðan.

14. Smelltu á Bæta við fleira fólki til að bjóða fólki að ganga til liðs við liðið þitt eftir þörfum.

Ræstu Microsoft Teams rás

Sjálfgefið er að þegar þú skilgreinir nýtt lið er ný rás sem heitir General búin til. En hvað ef þú vilt skilgreina viðbótarvinnusvæði fyrir undirteymi verkefnisins þíns, segir markaðsteymið? Við skulum sjá hvernig á að nýta rásir fyrir það.

Að búa til rás í teymi

Við munum skilgreina nýja rás fyrir markaðsteymi:

1. Í Teams flipanum, farðu að viðkomandi lið.
2. Smelltu á Fleiri valkostir (…) táknið.
3. Veldu Bæta við rás.
4. Gefðu innihaldsríkt nafn og lýsingu.

5. Skilgreindu nú persónuverndarstig (staðall – fyrir alla í teyminu; eða einkamál – fyrir valda liðsmenn sem tilnefndir eru af eigandanum).
6. Farðu nú á undan og ýttu á Bæta við.
7. Nýja markaðsrásin þín verður búin til eins og sýnt er hér að neðan:

Eins og þú sérð kemur nýja rásin af stað með sérstökum flipa fyrir færslur og skrár samvinnu. Næsta skref þitt verður að bæta við viðeigandi skrám og forritum eins og skjalasafninu, Word, PDF lesanda, Power BI til að deila skýrslu sem og forritum frá þriðja aðila sem flipa á nýstofnaða rásina þína.

Athugasemdir:

• Stofnunin þín gæti hafa takmarkað skilgreiningar á nýjum teymum og rásum. Ef það er raunin, vinsamlegast vinnið með viðkomandi eigendum til að búa til liðssamvinnuskipulag þitt.

Njóttu Teams og ekki hika við að spyrja hvaða spurninga sem er.