Hvernig á að deila skrá frá Microsoft Teams í Outlook pósti og fundum?

Hér er spurning frá Stephiu:

Mér var nýlega falið að taka yfir viðhald nokkurra Microsoft teyma af samstarfsmanni sem hætti hjá fyrirtækinu. Ein áskorun sem ég lenti í nýlega er hvernig á að deila Word, PDF og Excel skrám sem eru geymdar í Microsoft Teams með innri og ytri notendum sem nota Outlook 365. Einhverjar ábendingar / bestu starfsvenjur sem þú getur mælt með?

Takk fyrir spurninguna þína. Í svari okkar viljum við bjóða upp á einfalt skref-fyrir-skref ferli sem þú getur notað til að auðvelda deilingu skráa í gegnum Outlook. Ef þú hefur áhuga á að deila fleiri en einni skrá gætirðu viljað skoða leiðbeiningar okkar um að deila Teams möppum .

Að deila skrám frá Teams í Outlook

Afritaðu Teams skráartengil

Auðveldasta leiðin til að deila aðgangi að skrá sem er geymd í Teams með innri og ytri aðilum er einfaldlega að fella hlekkinn á hana inn í Outlook tölvupóstinn þinn.

• Í Windows eða MacOS tölvunni þinni, opnaðu Microsoft Teams og farðu á rásina þína.
• Farðu á Files flipann og flettu að skránni sem þú hefur áhuga á að leyfa aðgang að.
• Smelltu á hakið vinstra megin við skráarnafnið þitt (skref 1).
• Smelltu nú á Sýna aðgerðir valmyndina (...) hægra megin við skráarnafnið þitt. (skref 2)
• Veldu Copy Link valmyndina (skref 3).

• Þú munt nú sjá glugga sem sýnir slóðina að skránni þinni. Skráin er staðsett í SharePoint bókasafni sem hýsir Teams rásarskrárnar þínar.
• Nú skaltu halda áfram og stilla aðgangsheimildir fyrir Teams skrána þína. Neðst í glugganum sérðu sjálfgefna aðgangsheimildir að skránni (merktar hér að neðan).

Stilltu Teams skráarheimildir

• Ef þú hefur áhuga geturðu breytt aðgangsheimildinni eins og þú þarft með því að nota Link Settings gluggann.
• Teams gerir kleift að velja á milli mismunandi valkosta fyrir deilingarheimildir. Athugaðu að samnýtingarstillingarnar eru undir stjórn Teams stjórnunarstefnu þinnar og eru því hugsanlega ekki tiltækar fyrir þig.
  1. Leyfa öllum með tengilinn að fá aðgang að / breyta skránni.
  2. Fólk í fyrirtækinu þínu
  3. Fólk sem hefur aðgang að rásinni þinni (þetta getur verið innra eða utan fyrirtækisins).
  4. Sérstakt fólk. Þú þarft að gefa upp netföng þessara einstaklinga.

• Hakaðu við Leyfa klippingu eftir þörfum.
• Þegar því er lokið - smelltu á Notaðu .
• Teams munu nú búa til tengil á Teams skrána þína í samræmi við aðgangsheimildirnar sem þú varst að stilla.
• Smelltu nú á Afrita .

Mikilvæg athugasemd: sjálfgefið deilingarheimild er venjulega stillt af upplýsingatækniteyminu þínu. Þú gætir viljað ræða við þá ef þau passa ekki við þarfir fyrirtækisins.

Bættu hlekknum þínum við Outlook tölvupóst eða fund

• Síðasta skrefið er að opna Microsoft Outlook skjáborðið þitt eða Office 365 Outlook.
• Búðu til nýjan tölvupóst eða fundarbeiðni.
• Skilgreindu viðtakendur tölvupósts þíns og tölvupóst/fundartexta.
• Límdu hlekkinn á Teams skrána þína sem þú hefur búið til í fyrra skrefi.
• Sendu tölvupóstinn þinn eða fund.

Athugið: þú getur beitt sama ferli með hvaða þriðja aðila sem er tölvupóstforrit - eins og Gmail.

Deilir tengli á Teams skrár með rásmeðlimum

Önnur leið til að deila skrám frá Teams með rásmeðlimum þínum (innri eða ytri aðila) er í gegnum flipann Færslur.

• Opnaðu Teams og farðu á rásina þína.
• Opnaðu flipann Færslur til að hefja nýtt samtal.
• Smelltu á viðhengiskrána og veldu Vafra úr liðum og rásum .
• Skoðaðu rásarskrárnar þínar og veldu þá sem þú hefur áhuga á að deila.
• Smelltu á Deila hlekk .
• Tengillinn verður birtur á flipanum Rásarfærslur.
• Færðu sveifluna efst til hægri á færslunni þinni og ýttu á Sýna aðgerðir hnappinn (...).
• Smelltu á Deila í Outlook . Þetta mun deila samtalinu sem tölvupósti frá Outlook 365.

Skráadeild í Outlook virkar ekki

Deiling skráa í Teams er frekar einföld. Eins og nefnt er hér að ofan, eru valkostir fyrir samnýtingu skjalaheimilda stjórnað af upplýsingatæknideildum þínum eða stjórnendum Teams. Ef utanaðkomandi aðilar geta ekki opnað eða breytt skrám þínum, gætirðu viljað komast að því hvort Teams org/rásarstillingar þínar leyfa utanaðkomandi aðilum að hafa samskipti við skrár sem þú deilir.