Hvernig á að deila möppu í Microsoft Teams rásinni?

Þetta er spurning frá Elenu:

Ég vinn sem verkefnastjóri fyrir byggingarfyrirtæki og mér er falið að halda úti sameiginlegri verklagsmöppu. Áskorunin er hvernig á að láta aðra, ekki endilega vinna fyrir fyrirtækið okkar, fá aðgang að innihaldi þess. Enn sem komið er get ég ekki deilt skjalamöppu með ytri notendum sem og liðsmönnum okkar. Eina lausnin sem við komum með var að nota OneDrive möppu. Einhverjar frekari hugmyndir um hvernig hægt sé að láta aðra fá aðgang að sameiginlegu skjalamöppunni okkar og hafa hana samt aðgengilega í Microsoft Teams?

Takk fyrir spurninguna þína. Hér að neðan munum við útvíkka þrjár aðferðir sem þú gætir hugsanlega notað til að auðvelda að deila skrám þínum með teyminu. Færslan var skrifuð með Windows 10, en í mesta lagi á hún að fullu við fyrir Windows 11 og macOS.

Að deila möppum í Microsoft Teams

Notaðu SharePoint skjalasöfn

Frá og með deginum í dag er engin einföld Teams möguleiki sem gerir kleift að deila möppu í rásarmöppuskipulaginu þínu . Þegar þú hefur hlaðið upp skrá eða möppu í Teams eru skrárnar þínar í raun geymdar í SharePoint bókasafni sem gerir þér kleift að deila möppunni þinni auðveldlega.

• Byrjaðu á því að skrá þig inn á Microsoft Teams skjáborðið þitt (á Windows eða macOS) eða vefútgáfum.
• Finndu viðeigandi rás.
• Smelltu á Files og farðu í rásarmöppuskipulagið þitt þar til þú sérð möppuna sem þú vilt deila með innri eða ytri viðskiptafélögum þínum.
• Smelltu á Opna í SharePoint hnappinn eins og sýnt er hér að neðan.

• Tengt SharePoint skjalasafn opnast.
• Smelltu á Show Actions valmyndina og ýttu síðan á Share.

• Senda tengil valmynd opnast.
• Notaðu til að skrá til að slá inn nöfn og netföng fólksins sem þú vilt deila möppunni þinni með.

• Þegar búið er að smella á Senda.

Deildu möppu með OneDrive

Önnur einföld leið til að deila skrám og möppum er að nota OneDrive.

• Frá Teams Channel þinni opnaðu SharePoint skjalasafnið eins og sýnt er hér að ofan.
• Smelltu á Sýna aðgerðir valmyndina og veldu Bæta við flýtileið á OneDrive.
• Frá OneDrive, deildu hlekknum eins og sýnt er í hlutanum hér að ofan.

Aðgangur liðsmöppu í gegnum DropBox, Google Drive eða annað skýjadrif

Til að deila með ytri samstarfsaðilum sem ekki nota OneDrive geturðu notað valkostinn Bæta við ytri skýgeymslu.

• Farðu í möppuna þína á Teams rásinni þinni.
• Smelltu á Bæta við skýjageymslu.

• Veldu uppáhalds skýjageymsluna þína, í þessu tilfelli Dropbox.
• Sláðu inn notandanafnið þitt og lykilorð.
• Hladdu upp möppunni þinni og gefðu upp nauðsynlega aðila í geymslu þriðja aðila.

Leyfa gestum aðgang að Teams rás

Síðasta aðferðin sem við munum fjalla um er að deila með ytri aðilum beint frá Teams rásinni þinni. Til þess þarftu fyrst að halda áfram og bæta ytri notendum við sem gestum í viðkomandi lið og einkarásir eftir þörfum.

Sendu möppu í gegnum Teams spjall

Til fyllingar vildum við líka nefna möguleikann á að senda hlekk á tiltekna möppu í gegnum Teams spjallið og Outlook.

• Í Teams rásinni þinni, opnaðu Files flipann.
• Finndu möppuna þína, ýttu á Show Actions hnappinn og ýttu á Copy Link.

• Smelltu á Copy hnappinn og lokaðu glugganum,
• Farðu á Rásarspjall flipann.
• Límdu hlekkinn eftir þörfum í spjallspjalli rásarinnar.
• Til að deila hlekknum á möppuna með tilteknu fólki í 1:1 spjalli, notaðu Spjallforritið

Deildu möppu í Outlook

Til að senda Teams möppuna okkar í gegnum Outlook geturðu fengið hlekkinn eins og sýndur er í fyrri hlutanum. Næst skaltu halda áfram og líma hlekkinn í Teams möppuna þína í Outlook tölvupóst og senda til viðtakenda þinna. Athugaðu að bæði innri og ytri notendur þurfa lesaðgang að Teams rásinni til að fá aðgang að efninu.

Viðbótarnám

• Að deila Teams skrám og möppum í fundarboðum .
• Hvernig á að fá aðgang að Microsoft Teams möppunum þínum í Windows File Explorer?
• Hvar er staðsetning Microsoft Teams upptökumöppunnar?