Hvernig á að búa til og hefja Teams fundi?

Hér er spurning sem ég fékk fyrir nokkrum dögum:

Microsoft Teams var nýlega sett á laggirnar í fyrirtækinu okkar og það virðist sem fólk sé enn að venjast því. Hvernig ætti ég að skipuleggja fundina mína í Teams? Getur þú veitt bestu starfsvenjur til að búa til og deila tenglum á Teams fundi?

Skipuleggja fundi teyma

Til einföldunar munum við einbeita okkur að tveimur mismunandi aðferðum til að hefja fundi í Teams: frá innbyggða Meetings forritinu, sem er líklega hentugra fyrir smærri teymi og frá Microsoft Outlook forritinu þínu (fyrir Windows eða macOS).

Að búa til Teams fundi í Outlook

Viðskiptanotendur í stærri stofnunum gætu notað Microsoft Teams viðbótina fyrir Outlook til að skipuleggja stefnumót. Svona á að gera það:

• Opnaðu Microsoft Outlook.
• Farðu í flipann Dagatal .
• Frá borði, ýttu á J oin Teams Meeting hnappinn . Að öðrum kosti skaltu ýta á Nýtt atriði >> Teams Meeting .

• Farðu síðan á undan og sláðu inn fundarheitið þitt, bjóddu tilskildum liðsmönnum.
• Sérhver boðið aðili mun fá Outlook beiðni sem þeir geta notað til að fá aðgang að hljóð- eða myndfundi þínum á auðveldan hátt með því að nota hlekkinn sem sýndur er hér að neðan.

• Fundarspjallið, sem og skrár, minnispunkta og fundartöfluna (ef slíkt var notað) verður aðgengilegt í Teams Chat forritinu þínu.
• Athugaðu að ef þátttakendur eru ekki með Microsoft Teams uppsett þurfa þeir að hlaða niður annað hvort skrifborðs- eða vefútgáfum til að geta tekið þátt.

Skipuleggja fundi beint í Teams

Ef þú ert ekki með Outlook-samþættinguna tiltæka muntu samt geta notað Fundaforritið í Microsoft Teams (í annað hvort skjáborði, á vefnum, Android eða iOS) til að skipuleggja fundina þína.

• Á App Bar, ýttu á Fundir.
• Veldu hvort þú vilt hefja fund núna eða setja upp framtíðartíma eða fund.
• Fyrir áætlaða fundi skaltu bæta við titli / lýsingu og stilla upphafstíma og tímalengd.

• Smelltu síðan á Stundaskrá.
• Sendu síðan fundarboðið með Outlook eða Google Calendar (sem mun sýna fundinn þinn í dagatalinu þínu), eða einfaldlega afritaðu fundarboðið og sendu með tölvupósti til fundarmanna (þetta mun ekki hafa dagatalssamþættingu).
• Ef það á við, ekki gleyma að stilla fundarvalkosti eftir þörfum (svo sem fundarskipulag, hegðun neðstborðs og svo framvegis).

Njóttu Teams og láttu okkur vita ef spurningar vakna.