40 Microsoft Teams ráð og brellur: frá nýliði til sérfræðinga [Uppfært desember 2021].

Með yfir 250 milljón virka notendur mánaðarlega, náðu Microsoft Teams miklum vinsældum meðan á heimsfaraldri stóð sem staðlað samstarfsverkfæri á netinu fyrir fyrirtæki og neytendur. Líkur eru á að vinnustaðurinn þinn, háskólinn eða uppáhalds góðgerðarsamtökin hafi þegar tekið upp Teams svo þú vilt ekki vera eftir. Þessi frekar yfirgripsmikli listi af ráðum og brellum er ætlað að hjálpa þér að nýta Teams sem best – í dag.

Svo ef þú ert enn að reyna að skilja grunnatriðin eða ert nú þegar vanur notandi, skulum við byrja á þessum meistaralista yfir 40+ ráð og brellur sem allir Microsoft Teams notendur ættu að vera meðvitaðir um.

Að byrja með Microsoft Teams

Þessi hluti inniheldur frekar grunnráð, ef þú ert vanari notandi gætirðu viljað sleppa inn í grunnatriðin eða sérfræðingahlutann .

1. Breyttu Teams þemanu þínu

Vissir þú að þú getur breytt útliti og tilfinningu Microsoft Teams?

Opnaðu einfaldlega Teams stillingar, farðu í flipann Almennt og veldu hvort þú vilt nota hefðbundna hvíta bakgrunninn eða nota dökka eða mikla birtuskil.

Myrkur hamur í Teams

2. Slökktu á hljóðinu þínu

Ertu stundum of seinn á fundinn þinn og vilt taka þátt í hljóði eða þarft einfaldlega að svara mikilvægu símtali frá öðrum á meðan þú ert á Teams fundi?

Slökktu á hljóðinu þínu beint af stjórnborði persónulegra fundar

Teams gerir þér kleift að slökkva á hljóðnemanum þínum bæði frá fundarstýringum (sýnt hér að ofan) og fundaruppsetningarspjaldinu (sýnt sem atriði 1 hér að neðan).

Lykilaðgerðir á Teams Meeting Setup valmöguleikaspjaldinu

3. Slökktu á myndavélinni þinni

Á sama hátt geturðu kveikt og slökkt á myndbandsupptökuvélinni þinni. Þú getur annað hvort notað fundaruppsetningarspjaldið (liður 2 hér að ofan) til að slökkva á myndavélinni þinni; eða einfaldlega notaðu fundarstjórnborðið til að virkja myndbandið aftur.

4. Þokaðu bakgrunni fundarmyndbandsins

Ef þú notar Teams fyrir myndbandsfundi gæti þetta hljómað kunnuglega. Heimaskrifstofan þín er í rugli og þú þarft að taka þátt í þessu myndsímtali. Tvær lausnir fyrir það: Í fyrsta lagi geturðu notað bakgrunnsstillingaraðgerðina (liður 3 hér að ofan) til að gera myndbandsbakgrunninn óskýran beint úr fundaruppsetningu eða fundarstýringum. Önnur lausnin er miklu glæsilegri: notaðu sýndarbakgrunn (við förum í gegnum ferlið síðar).

Ef af einhverri ástæðu virðist bakgrunnsstillingarhnappurinn óvirkur á fundarsetuborðinu; vertu viss um að kveikja á myndbandsupptökuvélinni þinni fyrst.

5. Stöðva bergmálið á Teams fundum

Þegar þú og aðrir fundarþátttakendur sameinast hljóð- eða myndhópsfundi úr sama herbergi muntu heyra pirrandi bergmál. Þú getur auðveldlega losað þig við bergmálið með því að ýta á Hljóð slökkt hnappinn í fundarskipulaginu (sýna hér að ofan sem atriði 4).

6. Taktu upp fundinn þinn

Einn mikilvægur hæfileiki Teams sem þú gætir viljað nota frá upphafi er hæfileikinn til að taka upp fund. Þú getur hafið upptöku frá fundarstjórnborðinu eins og sýnt er hér að neðan. Upptakan sjálf er síðan geymd í Microsoft Stream og þú getur auðveldlega deilt upptökunni sem hlekk í rássamtal (eða með tölvupósti ef þörf krefur).

Upptaka á Teams fundi

Þegar fundinum er lokið færðu tölvupóst með hlekk á upptökuna þína í Microsoft Stream.

Ef þú hófst fundinn þinn frá rásinni verður hlekkur á upptökuna einnig aðgengilegur sem færsla á viðkomandi rás.

Upptökur af sérstökum fundum verða aðgengilegar á Spjallflipanum fyrir fundinn sjálfan, ásamt skrá sem skipt er um, fundarskýrslur og töflu ef það er notað.

Þú gætir eins íhugað að bæta Stream appinu við rásina þína svo aðrir meðlimir geti auðveldlega nálgast alla fundi sem tengjast hópnum.

7 . Breyttu liðstákninu þínu

Microsoft gerir þér kleift að hlaða upp sérsniðinni mynd og stilla hana sem liðsmerki/avatar. Frekari upplýsingar er að finna í þessari kennslu sem hjálpar þér að stilla sérsniðið tákn .

8. Búðu til einkarás

Það eru tilvik þar sem þú þarft að vinna með öðrum um verkefni sem krefjast trúnaðar, eins og að útbúa fjárhagsáætlun eða sölugreiningarskýrslur. Einkarásir gera þér kleift að koma á fót samstarfsvettvangi með völdum liðsmönnum. Einkarásin verður aðeins sýnileg þeim sem boðið er og verður merkt með litlum lás á liðslistanum þínum.

Það er einfalt að búa til einkarás: ýttu bara á hnappinn Fleiri valkostir (...) við hliðina á liðinu þínu, ýttu síðan á Bæta við rás . Næst skaltu skilgreina rásarupplýsingarnar eins og sýnt er hér að neðan. Að lokum skaltu bæta liðsmönnum við einkarásina.

Einkarás í Microsoft Teams

9. Þagga tilkynningar frá háværum rásum

Þessa dagana virðumst við öll vera óvart með því mikla magni af tilkynningum sem berast frá samstarfsvettvangi og tölvupósti. Það er oft erfitt að framleiða eitthvað sem er þýðingarmikið umfram endalaus spjall. Sem betur fer gerir Teams það tiltölulega einfalt fyrir okkur að kvarða innstreymi tilkynninga og hljóða sem við fáum. Hér er leiðarvísir um hvernig á að slökkva á spjalli Teams og fundarboðum .

10. Skildu eftir lið

Ef þú sérð engan hag í því að vera hluti af teymi geturðu auðveldlega hætt. Smelltu á Fleiri valkostir hnappinn við hlið liðsins sem þú vilt yfirgefa og veldu Yfirgefa liðið .

11. Notaðu Teams á farsíma

Ef þú þarft að fá aðgang að Teams hvenær sem er á ferðinni geturðu notað Teams líka í farsíma. Microsoft sendi nokkuð góð Teams öpp fyrir Android og iOS. Talaðu við samstarfsmenn þína í upplýsingatækni til að komast að því hvort þú þurfir viðbótarhugbúnað eða auðkenningaraðferð til að fá aðgang að Teams efni fyrirtækisins í farsíma.

12. Settu upp og fjarlægðu forrit í Teams

Fyrir utan grunnsamvinnu, gerir Teams þér kleift að bæta hópvinnu þína með því að nota annað hvort Microsoft eða þriðju aðila forrit. Í næstu köflum í þessari kennslu muntu sjá nokkra notkun á forritum í Teams: Myndir, veður, skýrslur, skoðanakannanir, athugasemdataka o.s.frv.

Ef þú ert liðseigandi geturðu auðveldlega sett upp og fjarlægt forrit sem voru aðgengileg af upplýsingatæknistjórnendum þínum.

Ferlið er frekar einfalt: Finndu liðið þitt, ýttu síðan á Fleiri valkostir hnappinn við hliðina á því og veldu síðan Stjórna liðshjólinu. Síðan í Apps flipanum, ýttu á More Apps hnappinn til að leita og setja upp nýja appið þitt. Hægt er að bæta við sérstökum forritum fyrir rás sem flipa á rásinni

13. Hætta við leskvittanir

Sjálfgefið er að í hvert skipti sem þú lest skilaboð í Chat forritinu setur Teams lítið tákn við hlið skilaboðanna. Þetta hjálpar sendandanum að viðurkenna að þú hafir lesið skilaboðin hans. Þú getur afturkallað leskvittanir í Privacy flipanum í Teams Settings þínum.

Slökkva á leskvittunum í Teams

14. Notaðu síur til að finna efni fljótt

Viltu flýta fyrir því að finna tilteknar athafnir í straumnum þínum sem og sérstökum spjalli, liðum og rásum? Notaðu Teams síuna (sýnt hér að neðan) eða notaðu Ctrl+Shift+F flýtileiðina.

Síuaðgerðin gerir þér kleift að finna fljótt viðeigandi færslu með nafni; fyrir spjall gerir það einnig kleift að finna þaggaðar, faldar og ólesnar færslur fljótt á auðveldan hátt.

15. Stilltu fjarveruskilaboð

Sama og í Outlook, Teams gerir þér kleift að semja utanaðkomandi fjarskilaboð sem verða send ef einhver sendir þér skilaboð í Teams eða minnist á þig í spjalli.

Smelltu einfaldlega á Teams avatarinn þinn, ýttu á Stilla stöðuskilaboð , skrifaðu síðan skilaboðin þín og tilgreindu gildistímann. Smelltu á Lokið og þú ert tilbúinn.

Að fara út fyrir grunnatriðin

16. Notaðu Teams skipanir

Eftir því sem þú færð aðeins meiri reynslu af Teams gætirðu viljað auka framleiðni notenda með því að nota skipanir í leitarreitnum.

Til að byrja skaltu einfaldlega slá inn skástrikið (/) í Teams Search reitinn og fletta í lista yfir tiltækar skipanir:

Skipunarlisti liðanna

Skipanalistinn skýrir sig nokkuð sjálfan sig og þær sem ég tel vera gagnlegustu eru:

• /goto : Til að fá auðveldlega aðgang að teymi eða rás
• /keys : Til að fá aðgang að liðslista yfir flýtileiðir
• /chat : til að hefja spjall fljótt við einn af samstarfsmönnum þínum

17. Notaðu sérsniðna sýndarbakgrunn

Ég býst við að þú hafir tekið eftir því að fólk tengist Teams myndsímtölum með því að nota borgar- eða náttúrulandslag sem bakgrunn fyrir myndsímtöl sín. Þú getur notað nokkurn veginn hverja mynd sem sérsniðinn bakgrunn í Teams símtölum. Ekki hika við að skoða einfalda leiðbeiningar okkar um hvernig á að setja upp sýndarhópa bakgrunn fyrir símtalið þitt.

18. Skrifaðu minnispunkta á fundi

Teams hefur nokkrar leiðir fyrir þig til að taka fundarglósur.

Þú getur auðveldlega bætt við OneNote minnisbókum sem eru geymdar í OneDrive eða netdrifi og látið rásarmeðlimi þína deila glósum og glósum. Ég hef líka séð fólk nota Posts flipann og bæta athugasemdum sínum við sem spjallskilaboð. Ég hef séð aðra tengja Word skrár við fundinn eða á Rásarskrár flipann. Það eru líka forrit frá þriðja aðila sem þú getur notað.

Sem sagt, rétta aðferðin er að nota Notes flipann sem er sjálfkrafa virkur fyrir fundinn þinn.

• Farðu í Chat appið.
• Smelltu á fundinn þinn.
• Farðu í Notes flipann og smelltu á Take Notes hnappinn.
• Skráðu fundargerð þar.
• Bentu fundarmönnum á athugasemdir þínar eftir þörfum.

19. Fáðu aðgang að ólesinni virkni þinni

Líkt og í Microsoft Outlook merkir Teams greinilega öll ólesin skilaboð feitletrað. Þar að auki geturðu merkt liðsskilaboð sem ólesin til eftirfylgni síðar. En hvernig færðu auðveldlega aðgang að þessum ólesnu skilaboðum og athöfnum? Sláðu einfaldlega inn /unread skipunina í Teams Search stikuna þína og láttu Teams sækja aðeins ólesin skilaboð sem þú getur unnið úr.

20. Eyða eða fela spjallsamtöl

Teams leyfa þér að eyða skilaboðum af samtalsþræði. Það gerir þér einnig kleift að fela heilar spjallfærslur í Chats appinu þínu (smelltu bara á … hnappinn og veldu síðan Fela ). Teams stöðvar notendur sem stendur ekki til að eyða öllum þráðum algjörlega úr spjallsögunni.

21. Úrræðaleitu Outlook liðstenginguna þína

Ef þú ert bæði Microsoft Outlook og Teams notandi ertu líklegast að skipuleggja Teams fundi beint frá Outlook Calendar fundinum þínum með því að nota Teams viðbótina.

En hvað ef af einhverjum ástæðum er Teams hnappurinn ekki tiltækur í Outlook, þó að Teams sé rétt uppsett á Windows tölvunni þinni?

Líklega er ástæðan sú að Teams viðbótin er óvirk. Skoðaðu kennsluna okkar um hvernig á að kveikja á Teams á auðveldan hátt í Microsoft Outlook .

22. Fella Word og Excel skrár inn á rásina þína

Þú getur auðveldlega deilt skrám með samstarfsfólki þínu með því að hlaða upp á flipann Skrár á rás. Þú getur hins vegar auðveldað aðgang að skránni með því einfaldlega að fella hana inn sem flipa á rásinni þinni. Þetta virkar ekki aðeins fyrir Excel eða Word, heldur einnig fyrir OneNote fartölvur, PowerPoint kynningar, PDF skjöl og svo framvegis.

23. Skoðaðu skýrslulínu samstarfsmanns þíns

Ef þú vinnur í stórum fyrirtækjum gætirðu þurft að bera kennsl á skipulagsskýrslulínu samstarfsmanns. Þar sem Teams er vel samþætt Azure Active Directory og Exchange, geturðu auðveldlega skoðað skipulagstöflu samstarfsmanna þinna.

Farðu einfaldlega í Teams Search reitinn þinn, sláðu inn flýtileiðina /org og nafn samstarfsmanns þíns og þú ert tilbúinn.

Flett upp skipulagsriti samstarfsmanna í Teams

Athugið: Þú munt ekki geta flett upp skipulagstöflunni í Teams fyrir fólk utan fyrirtækis þíns.

24. Stilltu stöðu þína (/dnd) , (/brb), (/available)

Viltu stilla stöðu þína handvirkt, svo aðrir viti hvenær á að hafa samband við þig. Þetta er hægt að gera í Teams stillingunum, en eftir því sem þú færð meiri reynslu af Teams byrjarðu að stilla stöðu þína úr Leitarreitnum.

Notaðu einfaldlega /dnd fyrir Ekki trufla eða /brb fyrir Be Right Back og ýttu á Enter . Staða þín mun breytast. Mundu bara að endurstilla stöðu þína eftir þörfum.

25. Stilltu netstöðu þína handvirkt þannig að hún sé alltaf tiltæk/virk

Sjálfgefið er að viðvera þín Teams á netinu er samstillt við Microsoft Outlook dagatalið þitt og endurspeglar raunverulega stöðu stýrikerfisins þíns (hvort sem það er notað eða aðgerðalaust). Það er líka stillt sjálfkrafa á að trufla ekki þegar þú deilir skjánum þínum eða hringir. Það segir, Teams gerir þér kleift að stilla netstöðu þína handvirkt mjög auðveldlega og stilla hana á tiltækan, upptekinn, í burtu eða án nettengingar eftir þörfum. Hér er kennsla til að stilla handvirkt tiltækileikastöðu Teams .

26. Fáðu aðgang að gögnunum þínum á SharePoint

Teams rásargögnin þín eru fáanleg sem sérstakt bókasafn á Microsoft SharePoint sem er mikið notuð skjalagátt sem er notuð sem innviði fyrir Teams skjalageymslu.

Til að fá aðgang að SharePoint bókasafninu þínu skaltu einfaldlega fara á rásina þína, ýta síðan á Files flipann og ýta síðan á Opna í SharePoint .

27. Bættu veðrinu við Teams

Svipað og Outlook, sem gerir þér kleift að sýna veðurskilyrði á þínu svæði, geturðu notað Teams til að fylgjast með veðrinu.

Ef Weather appið er ekki enn sett upp á Teams viðskiptavininum þínum, þá:

• Opnaðu Teams, ýttu á Apps hnappinn á appstikunni vinstra megin,
• Leitaðu að og bættu Weather appinu við Teams.
• Sláðu síðan inn /veður og viðeigandi staðsetningu í aðalleitarstikunni Teams.

Notkun Teams Weather App

28. Gerðu Teams að sjálfgefna spjallforritinu þínu

Eftir að þú byrjar að nota Teams gætirðu fundið það töluvert betra en Skype for Business. Þú getur gert Teams að sjálfgefnu spjallforriti fyrir Outlook og önnur Office forrit. Farðu einfaldlega í Teams stillingarnar og síðan í Almennt flipann, hakaðu við Skráðu lið sem sjálfgefið spjallforrit fyrir Office kassi.

Stillingin tekur gildi eftir að öll opin Office forrit eru endurræst.

29. Notaðu Teams í Together Mode

Tiltölulega ný möguleiki hjá Teams er að leyfa fundi í Together Mode . Í stað þess að sýna myndavélarstrauma allra fundar þátttakenda í rist (gallerí) skjánum, geturðu sýnt þá hlið við hlið í sýndarumhverfi (hugsaðu um kennslustofu, bókasafn, kvikmyndahús osfrv.).

Til að virkja Together-stillinguna þarftu fyrst að uppfæra Teams (smelltu á avatarinn þinn, þá Leitaðu að uppfærslum). Smelltu síðan á avatarinn þinn og ýttu á Stillingar. Í almenna flipanum skaltu haka í reitinn Ný upplifun:

Virkja Together Mode

Síðan á fundarborðinu þínu skaltu ýta á … hnappinn og velja Together Mode .

Athugaðu að ef þú vinnur í stóru samstarfi gætirðu ekki uppfært Microsoft Teams handvirkt á eigin spýtur. Þú gætir þurft að ræða um að virkja Together Mode við upplýsingatæknistjórann þinn.

Sérfræðibrögð

30. Fáðu netfang fyrir rásina þína

Þegar rás hefur verið búin til geturðu sent ný skilaboð inn á rásina Posts flipann, beint úr Outlook. Til þess þarftu að finna rásarnetfangið þitt sem hér segir:

• Finndu rásina þína og smelltu á Fleiri valkostir hnappinn við hliðina á henni.
• Smelltu á Fá netfang .
• Afritaðu netfangið og bættu því við sem tengilið í Outlook
• Auka athugasemdir:
  • Liðseigendur geta ákveðið hverjir geta sent tölvupóst á rásina (með því að smella á hnappinn Ítarlegar stillingar).
  • Þú getur

31. Slökktu á því að Teams ræsist þegar þú ræsir Windows

Teams er alveg frábært, en það getur neytt verulegs magns af tölvuauðlindum, aðallega vinnsluminni. Ef þú rekur viðskiptatölvu muntu ekki taka eftir áhrifum á afköst kerfisins. Sem sagt, ef þú keyrir frá einfaldri spjaldtölvu gætirðu viljað keyra Teams aðeins þegar þörf krefur. Þegar uppsett er, er Teams stillt þannig að það ræsist sjálfkrafa þegar þú ræsir tölvuna þína. Þú getur slökkt á því að Teams ræsist þegar þú ræsir tölvuna þína og ræsir hana aðeins ef þess er krafist.

32. Birta kannanir og kannanir í Teams

Einn af gagnlegustu notkun Teams er að keyra kannanir og kannanir. Á 10 mínútum geturðu búið til sérsniðna skoðanakönnun með því að nota Microsoft Forms, eða annan hugbúnað frá þriðja aðila eins og Polly og birta þær á Teams rásinni þinni. Þessi kennsla hefur allt sem þú þarft til að búa til sérsniðnar Teams kannanir þínar .

33. Fella inn skýrslu í Teams

Ef fyrirtækið þitt notar Microsoft BI vettvang geturðu notað Teams til að dreifa skýrslum þínum. Þú getur auðveldlega valið og fest Power BI skýrslur við rásarflipa til að tryggja að þær séu tiltækar fyrir þá fyrir gagnadrifnar umræður þínar.

34. Leitaðu að uppáhaldstilvitnunum þínum beint í Teams

Önnur flott leið til að nota Teams til að fletta hlutabréfasafninu þínu. Svona á að gera það:

• Í Apps flipanum skaltu leita og bæta Stocks appinu við Teams.
• Síðan, í leitarglugganum, sláðu inn Hlutabréf og síðan viðeigandi hlutabréfamerkingu eins og sýnt er hér að neðan.

• Þegar hlutabréfaforritið er virkt skaltu einfaldlega slá inn skipunina @Stocks og merkið á leitarstikuna þína.

35. Leitaðu að myndum í Teams

Annar lítt þekktur eiginleiki Teams er að þú getur notað hann til að leita í myndum í Bing. Fyrst skaltu halda áfram og virkja Microsoft Images forritið í Teams.

Síðan, í leitarstikunni þinni, sláðu bara inn @Myndir + leitarfyrirspurnina þína til að fá aðgang að Bing myndaleit.

36. Notaðu Teams til að stjórna vaktum starfsmanna

ef þú stjórnar hópi starfsmanna sem vinna á vöktum í verslun, símaveri eða jafnvel lítilli verksmiðju geturðu notað Teams til að skipuleggja og deila vinnuáætlunum. Vaktaforritið sem þú getur auðveldlega bætt við Teams, gerir það mjög einfalt að stjórna vaktaáætlun , taka á móti áætlunarbeiðnum um PTO, læknisleyfi eða frí frá samstarfsmönnum þínum og jafnvel leyfa þeim að klukka inn og út vaktir sínar. Þú getur síðan búið til viðveruskýrslur starfsmanna. Flott!

37. Dagatal bætt við

Að sjá og hafa umsjón með sameiginlegu dagatali er líklega önnur stór möguleg notkun fyrir Teams. Enn sem komið er, býður Teams ekki upp á einfalda Outlook samþættingu. Sem sagt, þú getur bætt vefsíðuflipa við Teams rásina þína og bent á annað hvort Outlook hópdagatalið þitt eða Google Calendar URL. Líklegast munu notendur þurfa að slá inn notendaskilríki til að fá aðgang að dagatölunum.

38. Samþætta Trello í Teams

Mörg teymi nota Trello kanban töflur fyrir mýmörg samstarfsnotkunartilvik. Þeir gætu spannað áframhaldandi verkefnastjórnun sem og stefnumótandi skipulagningu verkefna, vara eða forrita. Þú getur auðveldlega opnað Trello sem forrit í Teams með því að bæta því við með því að nota Apps flipann til að fá aðgang að viðeigandi borðum og spilum. Þú getur líka bætt því við sem þriðja aðila flipa á rásinni þinni. Báðir munu þurfa að gefa upp Trello notendaskilríki þín.

39. Byrjaðu Cisco Webex fundi frá liðum

Microsoft og Cisco keppa á þessu sviði á sviði samskipta og samvinnu teyma. Samt sem áður gæti fyrirtækið þitt notað bæði. Vissir þú að þú getur samþætt Webex í Teams Channel? Það er til Webex app sem þú getur auðveldlega bætt við sem í rásarflipa. Teymismeðlimirnir geta síðan auðveldlega nálgast Webex fundina sína og tekið þátt í eigin Webex fundum frá Microsoft Teams. Þeir geta líka skipulagt Webex fundi og látið hópinn vita í gegnum Posts flipann.

40. Fáðu aðgang að liðsgreiningum þínum

Sem liðseigandi gætirðu viljað geta fylgst með notkunarmynstri liðsins þíns eða rásar. Ef svo:

• Í appstikunni vinstra megin , opnaðu Teams flipann.
• Leitaðu síðan að liðinu þínu í glugganum til vinstri.
• Ýttu á Fleiri stillingar hnappinn við hlið liðsins þíns og ýttu á Stjórna liðshjólið.
• Opnaðu síðan Analytics flipann.
• Héðan geturðu forskoðað teymis- og rásarmynstur þitt, þátttökumælingar, nýtingu pláss osfrv.

Vonandi hefur þú notið færslunnar. Ef svo er skaltu ekki hika við að deila með vinum og samstarfsmönnum á samfélagsmiðlum. Kanntu fleiri flott Teams ráð og brellur? Ekki hika við að birta þær í athugasemdum! Margar þakkir!