Áður en þú sendir tölvupóst í Lotus Notes 6 geturðu skilgreint afhendingarvalkosti, öryggisvalkosti og skapstimpla. Notaðu þessar Notes vísbendingar til að láta viðtakandann vita hversu heit skilaboðin þín eru eða hvernig skap þitt er; eða til að biðja um staðfestingu á afhendingu, stilla afhendingartíma og fleira.
Eftir að þú hefur lokið við að semja meginmál skilaboðanna skaltu smella á Afhendingarvalkostir hnappinn þarna uppi á aðgerðastikunni, sem leiðir óhjákvæmilega til Afhendingarvalkosta svargluggans eins og sýnt er á mynd 1. Í þessum glugga hefurðu nokkra valkosti fyrir afhendingu og öryggi og gaman.
(Þú gætir tekið eftir því á ferðum þínum og í glugganum að það er Advanced flipi - góðu fréttirnar eru þær að þú þarft líklega ekki að skipta þér af honum.)
Mynd 1: Stilltu afhendingarvalkosti hér.
Í hlutanum Afhendingarvalkostir geturðu merkt mikilvægi skilaboðanna þinna: Lágt, Venjulegt eða Hátt. Þú getur stillt Notes til að flagga skilaboð sem þú merkir sem High Importance; þessi skilaboð birtast með rauðu umslagstákni í pósthólf viðtakanda þíns. Notaðu þennan eiginleika til að gera viðtakanda þínum viðvart um sérstaklega mikilvæg, brýn eða á annan hátt tíma mikilvæg skilaboð.
Notkun Mood Stamp listans er leið til að komast í samband við (rafrænt) innra barnið þitt. A Mood Stamp er bara mynd sem birtist efst á meginmáli skilaboðanna svo að lesandinn þinn viti hvernig þér leið þegar þú sendir skilaboðin. Stimpluð skilaboð eru einnig merkt sem slík í pósthólf viðtakanda.
Þú hefur nokkra stemningsstimpla til að velja úr, þar á meðal Private, Flame og Joke. Til gamans, reyndu hvern og einn til að sjá hvernig hann lítur út. Brandaravalið er gagnlegt ef þú vilt senda skilaboð sem eru bara svolítið kaldhæðin og þú þarft að ganga úr skugga um að lesandinn þinn geri sér grein fyrir því að já, þú varst bara að grínast!
Til að velja stimpil, smelltu á niður-örina við hliðina á Mood Stamp fellilistanum. Skrunaðu í gegnum listann til að velja. Til að forskoða skapstimpil skaltu smella á nafn þess í fellilistanum og táknið birtist undir þeim lista. Smelltu á OK hnappinn og skapstimpillinn birtist í nýju skilaboðunum þínum. Ef þú vilt ekki hafa neinn skapstimpil í skilaboðunum þínum, skildu bara eftir sjálfgefið Normal sett.
Veldu val á listanum Afhendingarskýrsla til að tilgreina hvenær og hvort þú færð tilkynningu um afhendingarstöðu skilaboðanna þinna. Fjórir valkostir þínir varðandi afhendingarskýrslu eru Aðeins við bilun, Staðfesta afhendingu, Rekja alla slóðina og Enginn.
Ef þú velur annan afhendingarskýrsluvalkost en Enginn færðu staðfestingarskýrslu um afhendingu (bara tölvupóstskeyti frá netkerfinu þínu til þín) til baka um leið og skilaboðin sem þú sendir berast. Hvenær það verður fer algjörlega eftir netkerfinu. Ef viðtakandinn þinn er langt í burtu - til dæmis hjá öðru fyrirtæki - gæti það tekið nokkrar klukkustundir eða jafnvel heilan dagur fyrir skilaboðin að koma til skila.
Annar valkostur í valmyndinni Afhendingarvalkostir — Afhendingarforgangur — tengist því hversu hratt þú vilt að Notes komi skilaboðunum þínum til skila:
Ef þú ert að setja stórt viðhengi með í skilaboðum skaltu íhuga að merkja það sem lágan forgang. Skilaboðin verða ekki afhent fyrr en þú ert sofandi heima, en það gæti kostað fyrirtæki þitt minni peninga að senda þau seint á kvöldin. Kannski er þetta leið til að vinna sér inn verðlaunin fyrir starfsmann mánaðarins!
Þú skrifar undir skilaboð af sömu ástæðu og þú skrifar undir ávísanir eða opinber skjöl: til að sýna að þau séu í raun frá þér. Þú þarft ekki að skrifa undir minnisblað hittust-mér-í-kaffi, en þegar þú sendir skilaboð með mikilvægum eða viðkvæmum upplýsingum gætirðu viljað að Notes 6 sanni að skilaboðin hafi raunverulega komið frá þér.
Nú er augljóslega ekki hægt að klóra undirskriftina þína á skjánum neðst á minnisblaði. (Jæja, reyndar geturðu það, en yfirmaður þinn myndi ekki kunna að meta það.) Þú skrifar undir skilaboð með því að velja Signa gátreitinn undir Öryggisvalkostir hlutanum í valmyndinni Afhendingarvalkostir.
Undirskriftina sem þú notar í Notes 6 er jafnvel erfiðari að falsa en þinn eigin John Hancock vegna þess að það er sérstakur tölulegur tölvukóði sem er bætt við skilaboðin þegar þú sendir þau og athugað af tölvu viðtakandans þegar skilaboðin eru opnuð. Minnisblaðið hefur ekki raunverulega undirskrift á því, en þessi tegund af skilaboðum birtist neðst á skjánum:
Undirritað af Alan Dunkel/Primus þann 07-1-02 8:30:46, samkvæmt Primus.
Vissulega er heimurinn að skríða af uppteknum mönnum, vondum krökkum og njósnum. Ef þú notar mótald ertu að senda skilaboðin þín í gegnum símalínur þar sem manneskja allt að því gæti verið fær um að stöðva og lesa þau á einhvern hátt. (Það er í raun og veru ólíklegt að þetta gerist, en hey, það er aldrei að vita.) Þetta er ekki mikið mál fyrir hversdagsskilaboðin þín, en ef þú sendir skilaboð sem innihalda upplýsingar eins og trúnaðarupplýsingar fyrirtækja, frammistöðumat starfsmanna, eða bara mjög, virkilega gott slúður sem þú vilt ekki að aðrir lesi, þú getur dulkóðað það.
Þegar þú notar Notes dulkóðunaröryggisvalkostinn ertu 100 prósent viss um að aðeins ætlaður viðtakandi hans geti lesið hann.
Til að dulkóða skeyti skaltu velja Dulkóða gátreitinn í hlutanum Öryggisvalkostir í valmyndinni Afhendingarvalkostir. Smelltu á OK til að loka glugganum þegar þú ert búinn.
Þegar þú sendir dulkóðuð skeyti, gerir Notes spuna fyrir þig - á bak við tjöldin. Þegar viðtakendur opna skilaboðin sjá þeir innihaldið eins og þú skrifaðir það. Með öðrum orðum, lesandi dulkóðaðs skilaboða þarf ekki að gera neitt sérstakt til að afkóða dulkóðuð skilaboð. Aðeins fyrirhugaðir viðtakendur með rétt notendaauðkenni geta lesið dulkóðaða hluta skilaboðanna. Sá eini sem mun sjá raunverulegu ruglaða útgáfuna er vesalings njósnarinn sem hlerar skilaboðin í flutningi.
Ef þú ert að senda tölvupóst til aðila sem notar annað tölvupóstforrit, eða ef þú ert að senda skilaboðin þín í gegnum internetið, skaltu fyrst athuga með Notes stjórnanda fyrirtækisins til að sjá hvort þú getir dulkóðað þau .
Ef þú notar valmyndina Afhendingarvalkostir til að biðja um kvittun fyrir skilaboð, lætur netið þitt sjálfkrafa vita þegar viðtakandinn þinn les skilaboðin þín. Þetta er frábrugðið því að biðja um staðfestingarskýrslu um afhendingu, sem segir þér aðeins hvenær skilaboðin bárust í póstgagnagrunn viðtakandans. Þú myndir venjulega biðja um kvittunarskýrslu (virkjaðu bara skilakvittunargátreitinn) til að koma í veg fyrir "Ég sá aldrei skilaboðin þín" afsökunina og biðja um staðfestingarskýrslu um afhendingu til að útrýma "Ég fékk aldrei skilaboðin þín; netið hlýtur að hafa misst það“ afsökun.
Ef þú ert að senda skilaboð til einhvers sem notar ekki Notes eða ef skilaboðin þín fara í gegnum netið gætirðu ekki fengið kvittunarskýrslur frá þeim.
Annar öryggisvalkostur Notes til ráðstöfunar er að koma í veg fyrir afritun. Þegar þú velur gátreitinn Hindra afritun geturðu verið viss um að sá sem fær skilaboðin þín geti ekki framsent þau til neins annars. Reyndar munu þeir ekki einu sinni geta afritað (Breyta -> Afrita) minnisblaðið þitt á klemmuspjaldið, ef þeir ætla að líma smá ólöglega (Breyta -> Líma). Með því að velja valkostinn Hindra afritun tryggir það að það sem þú sendir til eins aðila fær ekki ruslpóst um allt fyrirtæki þitt.
Þegar þú ert búinn að velja afhendingarvalkosti skaltu smella á Í lagi til að fara aftur í skjalið þitt. Í flestum tilfellum, eftir að þú hefur ákveðið þessa valkosti, smellirðu síðan á Senda og skrá hnappinn.
Ef höfuðið á þér snýst af öllum þessum afhendingarmöguleikum, ekki láta það draga þig niður. Þú þarft aðeins að nota þau við sérstakar aðstæður. Reyndar, fyrir flest skilaboð, muntu blása beint við afhendingarvalkostina án þess að opna valmyndina Afhendingarvalkostir og án þess að hugsa um það. Þvílíkur léttir!
Ef þú kemst að því að þú sért alltaf að fara í valmyndina Afhendingarvalkostir til að undirrita og dulkóða skilaboðin þín, geturðu valið Vista þessa öryggisvalkosti sem sjálfgefinn gátreit. Þannig munu öll ný skilaboð sem þú býrð til hafa sömu öryggisstillingar. Auðvitað geturðu alltaf skipt um skoðun með því að fara aftur í valmyndina Afhendingarvalkostir til að breyta sjálfgefna stillingu eða breyta sjálfgefnum öryggisstillingum.
Lotus Notes 6 hjálpar þér að stjórna og skipuleggja öll viðskiptasamskipti þín, þar á meðal skjöl, sem þú getur opnað og breytt með ýmsum verkfærum. Lotus Notes 6 forforritar einnig nokkur handhæg bókamerki þannig að þú getur farið strax í pósthólfið þitt eða á handfylli af öðrum stöðum. Og ef þú festist, Lotus […]
Ef þú þarft smá hjálp á meðan þú notar Lotus Notes 6 (og hver þarf ekki smá hjálp öðru hverju?) notaðu ráðin í eftirfarandi töflu til að fá aðstoð fljótt: Til að gera þetta Notaðu þetta Fáðu hjálp við núverandi verkefni F1 Finndu hjálparefni Hjálp→Hjálparefni Fáðu hjálp við villuboð […]
Lotus Notes 6 kemur með tilbúnum bókamerkjum sem þú getur notað til að opna pósthólfið þitt, heimilisfangaskrá og aðra eiginleika. Þessi bókamerki birtast vinstra megin á skjánum og fyrstu átta hjálpa þér að Opna pósthólfið þitt Opna dagatalið þitt Opna heimilisfangaskrána þína Opna verkefnaskrána þína Opna afritunarvélina Opna samtímis […]
Áður en þú sendir tölvupóst í Lotus Notes 6 geturðu skilgreint afhendingarvalkosti, öryggisvalkosti og skapstimpla. Notaðu þessar Notes vísbendingar til að láta viðtakandann vita hversu heit skilaboðin þín eru eða hvernig skap þitt er; eða til að biðja um staðfestingu á afhendingu, stilla afhendingartíma og fleira. Eftir að þú hefur lokið við að semja líkamann […]
Það er auðvelt að vinna með skjöl í Lotus Notes 6. Lotus Notes 6 býður upp á margs konar gagnleg verkfæri til að hjálpa þér að stjórna öllum viðskiptasamskiptum þínum. Eftirfarandi tafla sýnir skipanirnar sem þú þarft til að framkvæma grunnverkefni: Til að gera þetta Prófaðu þetta Lesa valið skjal Ýttu á Enter eða tvísmelltu á skjal Eyða völdum skjali Ýttu á […]
Til að búa til nýjan fund, opnaðu fyrst dagatalið þitt og smelltu síðan á hnappinn Skipuleggja fund á aðgerðastikunni. Autt fundareyðublað birtist. Á mynd 1 er hægt að sjá sýnishorn af fundareyðublaði. Mynd 1: Að búa til nýjan fund. Flestir reitirnir á fundareyðublaði eru þeir sömu og […]
Þú gætir viljað búa til frásagna útgáfu af kynningunni þinni í PowerPoint 2011 fyrir Mac sem þú getur dreift eða útvarpað. Þú getur ekki verið alls staðar og jafnvel þó að áhorfendur þínir muni ekki njóta góðs af líkamlegri nærveru þinni, munu þeir að minnsta kosti geta heyrt í þér á meðan þeir njóta PowerPoint 2011 glærunnar þinnar […]
Regla segir Notes hvað gera skal við ákveðin móttekinn skilaboð. Til dæmis gætir þú haft reglu sem setur alltaf skilaboð með ákveðnu orði í efnisreitinn í ákveðna möppu, eða reglu sem flytur tölvupóst frá ákveðnum einstaklingi beint í ruslafötuna, eða kannski reglu sem samstundis [ …]
Þegar þú byrjar Lotus Notes 6 sérðu velkomnasíðuna. Það sem þú sérð þarna ræðst af nokkrum hlutum. Til dæmis, þó að þú getir breytt uppsetningu og innihaldi velkomnasíðunnar, ættir þú líka að vita að stjórnandinn þinn hefur einhverja stjórn á því sem þú sérð svo hann geti tryggt að þú […]
