Valkostir fyrir gagnaflutning inn í Salesforce

Salesforce er með hjálp sem er auðveld í notkun sem leiðir þig í gegnum innflutning á herferðarmeðlimauppfærslum, sölumöguleikum, reikningum, tengiliðum og sérsniðnum hlutum. Ef þú ert kerfisstjóri eða þú hefur réttar prófílheimildir geturðu framkvæmt þessi verkefni fyrir notendur þína.

Fyrir eldri gögn annarra hluta (eins og tækifæri, tilvik og athafnir) sem þú vilt hafa í Salesforce þarftu að slá inn upplýsingar handvirkt eða nota Data Loader, sem er gagnainnflutnings- og útflutningstæki sem fylgir Enterprise og Unlimited útgáfur til að flytja gögn sjálfkrafa inn í Salesforce.

Að nota Salesforce Data Import Wizard

Gagnainnflutningshjálpin til að flytja inn vísbendingar, reikninga, tengiliði, lausnir og sérsniðna hluti er þægilega staðsettur undir fyrirsögninni Samþættingar í uppsetningu Lightning Experience. Það hefur notendavænt viðmót sem leiðir þig í gegnum innflutning eða uppfærslu gagna.

Ræsir Salesforce Data Import Wizard.

Ef þú ert stjórnandi sérðu líka innflutningshnappinn efst til hægri á heimasíðum flipa. Til dæmis, ef þú vilt flytja inn Leads fyrirtækis þíns, smelltu á Leads flipann og smelltu síðan á Flytja inn hnappinn, sem er hægra megin við titil listans sem birtist á síðunni. Skref og ráð til að nota innflutningshjálpina fyrir skrár mismunandi hluta eru mismunandi:

• Flytja inn leiðir: Aðeins notandi með heimild til að flytja inn leiðir getur framkvæmt þessa aðgerð.
• Flytja inn tengiliði og reikninga: Salesforce notar sama töframann sem getur leitt þig í gegnum innflutning á tengiliðum og/eða reikningum. Einstakir notendur hafa einnig möguleika á að flytja inn persónulega tengiliði og reikninga.
• Flytja inn nýja meðlimi herferða eða uppfæra þær þegar hann er tengdur við herferð: Salesforce notar sömu gagnainnflutningsforritinu töframaður, en í þetta sinn sýnir bara Campaign Meðlimur hlut að uppfæra markaðssetningu stöður fyrir Vísbendingar og tengiliðum.

Að rannsaka Salesforce Data Loader

Gagnaflutningur er flókið mál. Gagnahleðslan er lítið biðlaraforrit sem hjálpar til við að flytja inn eða flytja út gögn í magni á kommumaðskilið gildi (.csv) sniði. Þú færð aðgang að þessu tóli með því að velja Samþættingar → Data Loader. Með þessu tóli geturðu flutt gögn inn og út úr hvers kyns skrám í Salesforce, þar á meðal tækifæri og sérsniðna hluti. Data Loader styður innsetningu, uppfærslu, eyðingu og útflutning Salesforce færslur.

Eins og einhver frægur sagði einu sinni, með miklum völdum fylgir líka mikil ábyrgð. Notaðu aðeins Data Loader ef þú ert ánægður með að skilja hvernig hlutir, skrár og verkflæði og/eða kveikjur tengjast hvert öðru. Data Loader er mjög öflugt tól fyrir ótæknilega notendur. Þú getur flutt út gögn, flutt inn gögn, óvart skrifað yfir og eytt mörgum gögnum og sett af stað dómínóáhrif vinnuflæðisreglna ef þú ert ekki varkár. Vertu alltaf viss um að taka öryggisafrit af gögnunum ef þú ætlar að gera uppfærslu. Þú gætir verið vandræðalaus án öryggisafrits þangað til að mistök eru gerð og þú getur ekki afturkallað 1000 reiti sem þú hefur skrifað yfir.

Nokkrir söluaðilar bjóða einnig upp á sannað útdráttar-, umbreytingar-, hleðsluverkfæri (ETL) sem gera þér kleift að flytja færslur til (eða frá) Salesforce, skrúbba og umbreyta gögnunum sjálfkrafa á grundvelli sérsniðinnar rökfræði sem þú skilgreinir og bæta þeim færslum við þar sem við á.

Án þess að verða of tæknilegir, tengja sérfræðingar gögn með því að nota Salesforce forritaviðmótið (API) til að gera tæknifólkinu þínu kleift að fá aðgang að gögnum forritunarlega. The Salesforce pallur er notað til að aðlaga eða fella Salesforce að gera enn snazzier hluti en það sem þú getur gert við það út af the kassi. Og áður en þú þjáist af ofhleðslu á hrognamáli er vettvangur í grundvallaratriðum safn reglna og skipana sem forritarar geta notað til að segja forriti - Salesforce, í þessu tilviki - að gera ákveðna hluti. Til að fá aðgang að Salesforce API verður þú þó að hafa Enterprise eða Unlimited Edition.

Flutningur eldri gagna þinna yfir í Salesforce

Á undirbúningsstigi innleiðingar þinnar þarftu úthugsaða og vel skjalfesta áætlun fyrir gagnaflutningsstefnu þína. Sú áætlun þarf að innihalda upplýsingar um markmið, úrræði, viðbúnað og tímalínur byggðar á mismunandi skrefum í áætluninni þinni. Hér eru nokkur skref sem þú ættir að íhuga.

Ákvörðun gagnagjafa þinna

Flest fyrirtæki hafa venjulega einhvers konar núverandi tengiliðastjórnunartæki, margs konar töflureikna með öðrum gögnum viðskiptavina og oft tengiliðaupplýsingar sem eru í tölvupósthólfum notenda og framleiðniforritum (svo ekki sé minnst á Word skjöl og límmiða).

Þegar þú ferð í gegnum undirbúninginn skaltu meta hvað og hversu mikið af upplýsingum þarf að vera í Salesforce. Hér eru nokkur ráð fyrir þetta skref:

• Rusl inn, rusl út. Þegar þú flytur í nýtt heimili lítur þú venjulega í gegnum skápa gamla heimilisins og ákveður hvað þú átt að hafa með þér og hverju þú átt að henda. Flutningur gagna krefst sams konar mats.
• Gerðu lista. Skráðu mismunandi gagnagjafa, þar á meðal hvaða gerðir skráa, hvaða svið og hversu margar.
• Hannaðu geymsluáætlun. Vinndu með verkefnateymi viðskiptavinastjórnunar (CRM) til að ákvarða hvert mismunandi upplýsingar ættu að fara - og hvers vegna.
• Hugsaðu um tímasetningu og röð innflutningsins. Til dæmis búa mörg fyrirtæki fyrst til notendaskrár, flytja síðan inn reikninga og tengiliði og að lokum flytja og bæta við tækifæri.
• Hafðu það einfalt, ef mögulegt er. Því flóknari sem þú gerir flutninginn, því meiri áhrif hafa á tímalínuna þína. Metið átaksstig á móti hugsanlegu virði átaksins.

Að undirbúa gögnin þín fyrir flutning til Salesforce

Hreinsaðu það núna, eða hreinsaðu það síðar. Sumum verkefnateymum finnst gaman að „skúra“ gögn áður en þau eru flutt inn í Salesforce. Að bera kennsl á og sameina afrit gerir það auðveldara að finna réttu skrána. Að laga ósamræmi í gögnunum þínum, eins og að tryggja að allir ríki/héraðsreitir séu með tveggja stafa skammstafanir, gerir skýrslur nákvæmari.

Ef gamalt kerfið þitt gerir hreinsun ekki auðvelt gætirðu kosið að koma öllum gögnum inn í Salesforce fyrst og nota síðan Salesforce gagnastjórnunartækin til að hreinsa gögn síðar. Hættan er sú að fólk með bestu fyrirætlanir gæti enn fallið fyrir mannlegu eðli og vilji ekki einbeita sér að hreinsunarátakinu þegar gögnin eru þegar komin í nýja kerfið.

Burtséð frá því hvenær þú gerir það, þá er hreinsun gagna ekki glæsileg vinna, en það verður að gera það og ætti að gera það reglulega. Hér eru nokkur ráð þegar þú undirbýr gögnin þín:

• Flytja út á einfalt snið. Oft er auðveldast að flytja gögn út í forrit eins og Microsoft Access eða Excel, þar sem þú getur eytt dálkum, flokkað línur og gert alþjóðlegar breytingar.
• Leitast við að nota staðlaðar nafnavenjur. Ef mismunandi gagnagjafar vísa til reikninga með mismunandi nöfnum (til dæmis IBM á móti International Business Machines), þá er góður tími til að staðla nafngiftir. Þetta getur hjálpað til við að koma í veg fyrir að afrit af skrám sé búið til.
• Breyttu eða bættu við sviðum í Salesforce til að styðja við flutninginn. Til dæmis, ef leiðslan þín segir frá rekja framlegð fyrir hvert tækifæri, þarftu að búa til sérsniðinn tækifærisreit til að styðja við framlegðargögn.
• Ef núverandi gagnagjafi þinn hefur einstök færsluauðkenni, flyttu þau auðkenni yfir í sérsniðinn skrifvarinn reit. Þú getur alltaf eytt eða falið reitinn síðar. Þetta getur ekki aðeins hjálpað þér að sannreyna nákvæmni flutnings þíns, heldur gætu þessi auðkenni einnig komið sér vel fyrir samþættingu (sérstaklega ef þú ætlar ekki að loka hinum gagnagjafanum).
• Settu gagnadálkana þína við reitaheiti í Salesforce. Til dæmis er fyrirtækisreiturinn í Microsoft Outlook venjulega varpað á Reikningsreitinn í Salesforce. Sumir kerfisstjórar endurnefna jafnvel dálkahausa í flutningsskrám þannig að þeir passi nákvæmlega við reitnöfn í Salesforce. Að gera þetta lágmarkar fólksflutningabrjálæðið.
• Samræmdu gögnin þín til að passa við Salesforce staðla (eða öfugt). Hver reitur í Salesforce hefur ákveðna eiginleika sem geta falið í sér stærðartakmarkanir, aukastafi, dagsetningarsnið og svo framvegis.
• Bættu dálki gagnaheimildar við innflutningsskrána þína og varpaðu henni við sérsniðinn reit í Salesforce. Með því að gera þetta geturðu varið hvaðan gögn komu.
• Úthlutaðu réttum eigendum í skrár þar sem það er mögulegt. Ef þú ert ekki með allar færslur úthlutaðar mun eigandinn sjálfkrafa velja hvaða stjórnanda sem er að framkvæma flutninginn.
• Fáðu samþykki hagsmunaaðila á skjölunum sem þú hefur útbúið. Að minnsta kosti ef þú býður þeim tækifæri til að endurskoða, forðastu að koma á óvart.

Er að prófa innflutninginn í Salesforce

Prófaðu áður en þú framkvæmir lokaflutninginn. Oft uppgötvar þú hluti sem þú misstir af eða gæti bætt. Til dæmis er hægt að kortleggja reiti rangt, eða þú gætir þurft að búa til fleiri. Hér eru nokkur ráð:

• Veldu lítið sýnishorn af mikilvægum skrám. Því hærra sem skrárnar eru, því betra - sérstaklega þegar hagsmunaaðili skoðar þær.
• Mundu að slökkva á verkflæði. Þú vilt ekki ónáða aðra notendur með því að láta þá vita að óþörfu þegar prófunargögn streyma í gegnum vinnuflæðisreglurnar. Sum ykkar gætu haldið að það sé gagnlegt að halda ákveðnum vinnuflæðisreglum á, sérstaklega ef þær voru gerðar til að koma í veg fyrir að slæm gögn berist inn. Þetta er ekki satt. Gerðu verkið fyrirfram og undirbúið gögnin vel, áður en þú flytur inn.
• Skoðaðu uppsetningu síðunnar. Íhugaðu að laga síðuuppsetninguna til að gera staðfestingu gagnainnflutningsins auðveldari. Settu reiti í Salesforce á svipuðum skjástöðum og í eldri kerfum þínum .

Greining á niðurstöðum prófunargagna

Þegar prófunargögnin þín eru í Salesforce skaltu bera þau vandlega saman við prófunarskrána þína til að tryggja nákvæmni og heilleika. Hér eru nokkrar ábendingar um hvernig á að greina niðurstöður prófunargagna á afkastamikinn hátt:

• Búðu til sérsniðna skýrslu sem gerir þér kleift að skoða gögnin sameiginlega.
• Opnaðu skrá, ef þörf krefur, og berðu hana saman við innflutningsskrána. Staðfestu að reitir færslunnar sýni það sem þú heldur að þeir ættu að sýna.
• Búðu til sérsniðna sýn frá heimasíðu viðkomandi flipa til að sjá innfluttu gögnin þín sett upp í dálkum á listasíðu. Notendur gætu farið í skýrslu, en yfirsýn heldur þeim einbeitingu.
• Staðfestu gögnin með völdum hagsmunaaðilum til að fá endurgjöf þeirra og stuðning við að niðurstöður prófunargagna líti rétt út. Það er ekki nóg að þú haldir að prófinnflutningurinn hafi verið nákvæmur. Endir notendur þínir eru fullkominn próf.
• Stilltu ferlið þitt eða gerðu breytingar á innflutningsskránni eða Salesforce byggt á niðurstöðum prófinnflutningsins. Til dæmis gætir þú gleymt að kortleggja reit eða gögnin voru ekki flutt inn á réttan hátt vegna eiginleika reits.

Flytur lokagögnin þín

Eftir að þú hefur greint niðurstöður prófunargagna ertu tilbúinn til að flytja inn skrá(r). Já, þetta er einföldun á því sem gæti verið flókið sett af verkum, en heildarferlið er reynt og satt.

Hér eru nokkrar tillögur fyrir þetta skref:

• Miðlaðu væntingum við notendur þína. Ef þú ert að flytja úr einu kerfi í annað gæti verið að gögnin verði að vera uppfærð áður en þau fara í notkun.
• Gerðu það í niðurtímum. Ef þú hefur umtalsverð gögn skaltu íhuga að keyra flutninginn á óvinnutíma. Sérstaklega ef kerfið er virkt fyrir suma hópa notenda nú þegar, gæti þetta komið í veg fyrir rugling.
• Vistaðu annálaskrár yfir færslur sem ekki tókst að flytja inn. Villuskilaboðin eru frekar leiðandi og þú getur venjulega séð algengar ástæður höfnunar fyrir því hvers vegna ákveðnar færslur voru ekki fluttar inn. Gakktu úr skugga um að eyða tíma í að ákvarða hvort höfnunin sé af völdum gagnasniðs- eða gæðavandamála öfugt við leiðinlegri vinnuflæðisreglu sem þú ætlaðir ekki að skjóta.
• Byggðu þér púða fyrir mistök. Ekki reyna að framkvæma flutninginn daginn fyrir söluþjálfun. Eitthvað óvænt gæti gerst sem kemur í veg fyrir árangur.

Staðfesta og auka gögnin þín

Svipað og að greina niðurstöður prófunargagna þegar gögnin hafa verið hlaðin, keyrðu skýrslur til að sannreyna krossúrtak skráa til að tryggja nákvæmni og heilleika. Ef þú getur, berðu saman skjái í Salesforce við skjái í gamla kerfinu þínu.

Gakktu úr skugga um að gögn séu geymd á réttum sviðum og að gildi séu skynsamleg. Ef þú sérð heimilisfang í símareit þarftu að þrífa gögnin þín eða laga reitkortlagninguna þína. Leitaðu að fullkomlega innfluttum gögnum - en búist við minna en það líka.

Áður en Salesforce er opnað skaltu taka það aukaskref að uppfæra nokkrar skrár handvirkt eða sjálfkrafa til að vekja athygli notenda og auka árangur. Þegar þú gefur sýnikennslu eða þjálfun skaltu sýna notendum þessi fullkomlega innslögðu dæmi og láta þá vita um möguleika Salesforce.

Þegar þú hefur allt í Salesforce byrjar fjörið!