Szabály létrehozása a Lotus Notes 6-ban

Egy szabály megmondja, hogy a Notes mit tegyen bizonyos bejövő üzenetekkel. Lehetne például egy olyan szabály, amely mindig egy bizonyos szót tartalmazó üzeneteket helyez el egy bizonyos mappában a tárgy mezőben, vagy egy szabály, amely egy bizonyos személy e-mailjeit közvetlenül a Kuka mappába helyezi, vagy egy olyan szabály, amely azonnal megváltozik. minden olyan üzenet fontosságát, amelyet a főnökétől kap a Magasság felé. A szabályok megtekintéséhez kattintson a Szabályok szóra a navigációs ablakban.

Új szabály létrehozásához először kattintson a Szabályok mappára a levelek navigációs ablaktáblájában. Ezután kattintson a Műveletsor Új szabály gombra. Az 1. ábra a megjelenő (meglehetősen nagy) Új szabály párbeszédpanelt mutatja.

1. ábra: Hozzon létre itt egy új szabályt.

Amint az 1. ábrán látható, az Új szabály párbeszédpanel három részre oszlik. Ez a szabály határozza meg, hogy a szabály engedélyezve van-e, a Feltételek megadása határozza meg, hogy a szabály mely üzeneteket érintse, a Műveletek megadása pedig meghatározza, hogy a szabály mit kezdjen a kiválasztott üzenetekkel.

Alapértelmezés szerint minden új szabály engedélyezve van. Előfordulhat azonban, hogy van egy szabály, amelyet ideiglenesen le szeretne tiltani; például, talán egyelőre nem szeretné, hogy a bejövő levelek ebbe a mappába kerüljenek. A párbeszédpanel legtetején található Ez a szabály rádiógombokkal eldöntheti, hogy a szabály érvényesül-e. Jelölje be a Be választógombot a mezőben (alapértelmezett), és a szabály mindent megtesz, amit kért tőle. Másrészt, ha a Ki választógombot választja, a szabály felfüggesztésre kerül mindaddig, amíg újra nem aktiválja.

Szabályfeltétel létrehozása

Az Új szabály párbeszédpanel Feltételek megadása részében található mezők határozzák meg, hogy mely üzenetekre vonatkozzon a szabály. Az alapötlet az, hogy ezeket a mezőket használjuk egy feltétel beállítására, majd a Hozzáadás gombbal mentsük el a feltételt. Egyes szabályoknak csak egy feltétele lehet, például a Tárgy tartalmazza a Felnőtt lehetőséget . Mások bonyolultabbak lehetnek, több feltétellel. Lehet például egy szabály, amely egy Rob Fichtel nevű fickó által küldött bejövő üzenetet keres, amelynek tárgyában az Értékesítési frissítések szó szerepel .

Amikor a párbeszédpanel Feltételek megadása részében megadja a második legördülő mezőt, 13 különböző hely közül választhat:

• feladó: Válassza ki az üzeneteket az üzenetet küldő személy neve alapján. Létrehozhat például egy szabályt, amely automatikusan megkeresi a főnökétől érkező üzeneteket.

• tárgy: Válassza ki az üzeneteket az üzenet tárgya alapján, például Értékesítési frissítés .

• törzs: Keresse meg az üzeneteket egy bizonyos szóval vagy kifejezéssel bárhol az üzenet törzsében.

• fontosság: Válassza ki az üzeneteket a feladó által választott fontosság alapján (Magas/Közepes/Alacsony).

• kézbesítési prioritás: Válassza ki az üzeneteket a szerző által az üzenethez rendelt kézbesítési prioritás alapján.

• címzett : Válassza ki az üzeneteket az üzenet Címzett mezőjében lévő személy vagy személyek neve alapján.

• cc: Válassza ki az üzeneteket a személy vagy személyek neve alapján az üzenet cc mezőjében.

• Titkos másolat: Válassza ki az üzeneteket a személy vagy személyek neve alapján az üzenet Titkos másolat mezőjében.

• címzett vagy másolat: Válassza ki az üzeneteket a személy vagy személyek neve alapján az üzenet Címzett vagy Másolat mezőjében.

• törzs vagy tárgy: Adjon meg egy kritériumot, amelyet a Notes az üzenetek tárgyában és törzsében egyaránt keresni fog.

• Internetes tartomány: Adja meg az üzeneteket egy adott cégtől, például az ibm.com vagy a yourcustomerscompany.com webhelytől.

• méret: Adja meg az üzeneteket egy adott méretben.

• összes dokumentum: Alkalmazza a szabályt az összes új üzenetre.

Miután megadta a Notes-nak, hogy hol keresse, használja a párbeszédpanel Feltételek megadása szakaszának harmadik legördülő mezőjét, hogy megmondja, milyen összehasonlítás érdekli Önt:

• tartalmazza: A harmadik mezőbe beírt kifejezés bárhol előfordulhat az első mezőben kiválasztott mezőben.

• nem tartalmazza: Bármit is választott az első mezőben, az nem tartalmazhatja azt, amit a harmadik mezőbe ír be.

• a következő: Bármit is választ az első mezőben, annak pontosan meg kell egyeznie azzal, amit a harmadik mezőbe ír be.

• nem: Amit az első mezőben választottál, az nem lehet az, amit a harmadik mezőbe írsz be.

Végül használja a Feltételek megadása szakasz harmadik mezőjét, hogy elmondja a Notesnak, hogy mit keres. Csak írja be a keresett kifejezést – egy személy nevét, az üzenet törzsében keresni kívánt szót, az internetes tartomány nevét és így tovább – a harmadik mezőbe.

Miután meghatározta a feltétel három részét, kattintson a Hozzáadás gombra a feltétel mentéséhez. Ha egy feltétel mentése után meggondolja magát, az Eltávolítás és az Összes eltávolítása gombokkal szerkesztheti a hibákat. A feltételeknek megfelelő levelek érkezése mezőben ki kell választani azt a feltételt, és az Eltávolítás gombra kattintva törölni kell.

Néha előfordulhat, hogy egynél több feltételt tartalmazó szabályt szeretne. Lehet, hogy a szabály célja, hogy megkeresse azokat az üzeneteket, amelyek egy bizonyos ügyféltől származnak, és amelyek tárgyában az új rendelés szó is szerepel . Egy szabálynak annyi feltétele lehet, amennyit csak akar; csak használja tovább a Hozzáadás gombot, ha többre van szüksége.

Ha egy szabályhoz több feltételt ad meg, érdemes lehet a Notes-nak azt mondania, hogy csak akkor járjon el, ha minden feltétel teljesül. Más esetekben előfordulhat, hogy a Notes cselekedjen, ha a megadott feltételek bármelyike teljesül. Például az 1. ábrán a Notes úgy van beállítva, hogy töröljön minden olyan üzenetet, amelynek törzsében vagy tárgyában a Felnőtt szó szerepel . A Felnőtt szónak nem kell mindkét helyen megjelennie a szabály aktiválásához. Ha szeretné, beállíthatja a Megjegyzéseket úgy, hogy a Felnőtt szónak meg kell jelennie a törzsben és a tárgyban a szabály aktiválásához. Ezt a funkciót úgy szabályozhatja, hogy az első legördülő mezőben az ÉS vagy a VAGY lehetőséget választja. Ez a legördülő mező csak akkor jelenik meg, ha a Hozzáadás gombra kattintott legalább egy feltétel hozzáadásához a szabályhoz.

Egy szabály műveletének meghatározása

Miután megadta a Notes-nak, hogy egy szabály mely üzenetekre fog hatni, a párbeszédpanel Műveletek megadása részében határozza meg, hogy a Notes mit tegyen ezekkel az üzenetekkel. A párbeszédpanelnek ez az a része, ahol közli a Notes-szal, hogy szeretné ezeket az üzeneteket egy bizonyos mappába helyezni, törölni stb.

A párbeszédpanel ezen része két mezőt tartalmaz. Az első – egy legördülő lista – megmondja a Notes-nak, hogy mit szeretne tenni ezekkel az üzenetekkel. A második mező jelzi, hogy a Notes hova helyezze őket.

Az első mezőben hat olyan üzenet közül választhat, amelyek megfelelnek az Új szabály párbeszédpanel tetején megadott feltétel(ek)nek:

• áthelyezés mappába: Mondja meg a Notes-nak, hogy helyezze át a megfelelő üzeneteket egy bizonyos mappába, amelynek nevét adja meg a második mezőben, vagy használja a Kiválasztás gombot a választáshoz, mindkettő megjelenik, amikor ezt a lehetőséget választja.

• másolás mappába: Mondja meg a Notes-nak, hogy helyezze át a megfelelő üzeneteket egy bizonyos mappába, amelynek nevét adja meg a második mezőben, vagy használja a Kiválasztás gombot a választáshoz, mindkettő megjelenik, amikor ezt a lehetőséget választja. Ez abban különbözik a mappába költözéstől, hogy az üzenet a Beérkezett üzenetek mappában marad.

• másolat küldése: Az üzenet automatikus továbbítása másnak.

• lejárati dátum beállítása: Jelölje be azt a dátumot, amikor az üzenet lejár.

• fontosságának módosítása a következőre: Jelölje meg az üzenet fontosságát magasra, közepesre vagy alacsonyra – függetlenül attól, hogy a feladó hogyan állította be az üzenet fontosságát.

• törlés: az üzenet eltávolítása.

Miután ezt a legördülő listát használta annak eldöntésére, hogy mi történjen az üzenetekkel, használja a jobb oldali mezőt a mappa nevének megadásához, vagy annak a személynek a nevét, akinek az üzenetet továbbítani fogják stb. A jobb oldali mező megjelenik vagy nem, attól függően, hogy mit választott a legördülő listában.

A szabály feltételének és műveletének meghatározása után kattintson az OK gombra az Új szabály párbeszédpanel alján a mentéséhez. Az új szabály megjelenik a levél Szabályok nézetében.

A feltételekhez hasonlóan egy szabályhoz több művelet is tartozhat. Például beállíthat egy szabályt, amely megkeresi egy bizonyos ügyfél üzeneteit, majd automatikusan továbbítja az üzenetet asszisztensének, miután az üzenetet egy speciális mappába is eltárolta.