Az üzenetek felfrissítése a Lotus Notes 6 segítségével

Mielőtt e-mail üzenetet küldene a Lotus Notes 6-ban, megadhatja a kézbesítési, biztonsági beállításokat és hangulatbélyegzőket. Használja ezeket a Notes-jelzéseket, hogy tudatja a címzetttel, hogy milyen forró az üzenete, vagy milyen a hangulata; vagy kérhet kézbesítési visszaigazolást, állíthat be szállítási időt stb.

Miután befejezte az üzenet szövegének összeállítását, kattintson a Kézbesítési beállítások gombra fent a Műveletsávban, amely elkerülhetetlenül a Kézbesítési beállítások párbeszédpanelhez vezet, ahogy az 1. ábra is mutatja. Ebben a párbeszédpanelen többféle kézbesítési lehetőség közül választhat. és biztonság és szórakozás.

(Utazásai során és a párbeszédpanelen észreveheti, hogy van egy Speciális lap – a jó hír az, hogy valószínűleg nem kell vele foglalkoznia.)

1. ábra: Itt állíthatja be a szállítási lehetőségeket.

Üzenet fontossági szint beállítása

A Kézbesítési beállítások részben megjelölheti az üzenet fontossági szintjét: Alacsony, Normál vagy Magas. Beállíthatja, hogy a Notes megjelölje a kiemelten fontosként megjelölt üzeneteket; ezek az üzenetek piros boríték ikonnal jelennek meg a címzett Beérkezett üzenetek mappájában. Ezzel a funkcióval figyelmeztetheti a címzettet egy különösen fontos, sürgős vagy más módon időkritikus üzenetre.

Hangulatbélyeg hozzáadása az üzenethez

A Mood Stamp lista használatával kapcsolatba léphet (elektronikus) belső gyermekével. A hangulatbélyeg csak egy kép, amely az üzenet törzsének tetején jelenik meg, így az olvasó tudja, hogyan érezte magát, amikor elküldte az üzenetet. A hangulatjeles üzenetek a címzett Beérkezett üzenetek mappájában is meg vannak jelölve.

Számos hangulatbélyeg közül választhat, köztük a Private, Flame és Joke. A szórakozás kedvéért próbálja ki mindegyiket, hogy lássa, hogyan néz ki. A Vicc válogatás akkor hasznos, ha egy kicsit gúnyos üzenetet szeretne küldeni, és meg kell győződnie arról, hogy olvasója rájön, hogy igen, csak viccelt!

A bélyeg kiválasztásához kattintson a Hangulatbélyeg legördülő lista melletti lefelé mutató nyílra. A választáshoz görgessen végig a listán. A hangulatbélyeg előnézetéhez kattintson a nevére a legördülő listában, és az ikonja megjelenik a lista alatt. Kattintson az OK gombra, és a Hangulatbélyeg megjelenik az új üzenetben. Ha nem szeretné, hogy hangulatbélyegző legyen a kimenő üzenetben, hagyja az alapértelmezett Normál beállítást.

Üzenet kérése Kézbesítési jelentés

Válasszon a Kézbesítési jelentés listából annak meghatározásához, hogy mikor, és hogy kapjon-e értesítést az üzenetek kézbesítési állapotáról. A kézbesítési jelentéssel kapcsolatos négy választási lehetőség: Csak sikertelenség, Kézbesítés megerősítése, Teljes útvonal nyomon követése és Nincs.

• Csak kudarc esetén: Ha nincs hír, az jó hír. Más szóval, a Notes csak abban az esetben tájékoztat, ha üzenete valamilyen okból nem kézbesíthető.

• Szállítás megerősítése: Ez a választás az Ön számára, ha egy kicsit kevésbé vagy optimista. Ebben az esetben a Notes pontosan megmondja, hogy mikor és hol kézbesítették az üzenetet.

• Teljes útvonal nyomon követése: Ez a választás megmutatja, hol (és mikor) állt meg az üzenet a címzetthez vezető úton. (Érdekesnek tűnhet, de valószínűleg nem igazán érdekel.)

• Nincs: Ha ezt választja, az óvatosságot a szélnek veti, nem törődve azzal, hogy üzenetét kézbesítik-e vagy sem. (Egyébként ez az alapértelmezett.)

Ha a Nincs lehetőségtől eltérő Kézbesítési jelentés opciót választ, kézbesítési visszaigazolási jelentést kap (csak egy e-mail üzenetet a hálózatától), amint az Ön által küldött üzenet megérkezik. Hogy ez mikor lesz, az teljesen a hálózattól függ. Ha a címzett távol van – például egy másik cégnél –, akkor néhány órába vagy akár egy egész napba is beletelhet, mire kézbesítik az üzenetet.

Az üzenet kézbesítési prioritásának beállítása

Egy másik lehetőség a Kézbesítési beállítások párbeszédpanelen – Kézbesítési prioritás – arra vonatkozik, hogy milyen gyorsan szeretné, hogy a Notes kézbesítse az üzenetet:

• Alacsony: Válassza ezt, ha az üzenetet késő este szeretné elküldeni, amikor a hálózat nem túl foglalt.

• Normál: Válassza ezt, ha az üzenetet a rendszergazdája által kialakított kézbesítési ütemezések alapján a lehető leghamarabb szeretné elküldeni. (Ez az alapértelmezett.)

• Magas: Ha ezt választja, azonnal elküldi az üzenetét – álljon félre, jöjjön át!

Ha hatalmas mellékletet helyez el az üzenetben, fontolja meg alacsony prioritásúként való megjelölését. Az üzenetet nem kézbesítik, amíg Ön mélyen alszik haza, de előfordulhat, hogy a cégének kevesebb pénzébe kerül, ha késő este küldi el. Talán így lehet megszerezni a Hónap alkalmazottja díjat!

Üzenet aláírása

Ugyanazért írja alá az üzeneteket, mint a csekkeket vagy a hivatalos dokumentumokat: hogy megmutassa, valóban Öntől származnak. Nem kell aláírnia egy találkozzunk a kávéért feljegyzést, de amikor fontos vagy bizalmas információkat tartalmazó üzenetet küld, érdemes lehet a Notes 6-ban bizonyítani, hogy az üzenet valóban tőled érkezett.

Nyilvánvalóan nem lehet megkarcolni az aláírását a képernyőn egy feljegyzés alján. (Nos, valójában megteheti, de a főnöke valószínűleg nem értékelné.) Az üzenetet úgy írhatja alá, hogy bejelöli az Aláírás jelölőnégyzetet a Kézbesítési beállítások párbeszédpanel Biztonsági beállítások szakaszában.

A Notes 6-ban használt aláírást még nehezebb hamisítani, mint a saját John Hancockját, mivel ez egy speciális numerikus számítógépes kód, amelyet az üzenethez adnak hozzá, amikor elküldi azt, és a címzett számítógépe ellenőrzi az üzenet megnyitásakor. A feljegyzésen nincs tényleges aláírás, de ez a fajta üzenet jelenik meg a képernyő alján:

Aláírta: Alan Dunkel/Primus 02. 07. 01. 8:30:46-án, a Primus szerint.

Üzenet titkosítása

Bizony, a világ hemzseg a dolgosoktól, a rosszfiúktól és a kémektől. Ha modemet használ, akkor olyan telefonvonalon küldi üzeneteit, amelyen egy rossz ember képes elkapni és elolvasni őket. (Valóban, nagyon valószínűtlen, hogy ez megtörténik, de hát soha nem tudhatod.) Ez nem nagy baj a hétköznapi üzenetekkel kapcsolatban, de ha olyan üzenetet küld, amely olyan információkat tartalmaz, mint például a bizalmas vállalati információk, az alkalmazottak teljesítményértékelése, vagy csak nagyon-nagyon jó pletyka, amit nem akarsz, hogy más elolvassa, titkosíthatod.

A Notes titkosítási biztonsági beállításának használatakor 100 százalékig biztos abban, hogy csak a címzettje tudja elolvasni.

Üzenet titkosításához jelölje be a Titkosítás jelölőnégyzetet a Kézbesítési beállítások párbeszédpanel Biztonsági beállítások részében. Kattintson az OK gombra a párbeszédpanel bezárásához, ha végzett.

Amikor titkosított üzenetet küld, a Notes elvégzi a kódolást Ön helyett – a színfalak mögött. Amikor a címzettek megnyitják az üzenetet, a tartalmat ugyanúgy látják, ahogy Ön írta. Más szóval, a titkosított üzenet olvasójának nem kell semmi különöset tennie a titkosított üzenet visszafejtéséhez. Csak a megfelelő felhasználói azonosítóval rendelkező címzettek tudják elolvasni az üzenet titkosított részét. Az egyetlen, aki látni fogja a tényleges összevissza verziót, az a szegény kém, aki elfogja az üzenetet továbbítás közben.

Ha olyan személynek küld e-mailt, aki egy másik levelezőprogramot használ, vagy ha az üzenetet az interneten keresztül küldi, először ellenőrizze a vállalata Notes rendszergazdájával, hogy tudja-e titkosítani. .

Visszaigazolás kérése üzenetről

Ha a Kézbesítési beállítások párbeszédpanelt használja az üzenethez visszáru kérésére, a hálózat automatikusan értesíti, ha a címzett elolvassa az üzenetet. Ez eltér a kézbesítési visszaigazolási jelentés kérésétől, amely csak azt mondja meg, mikor érkezett meg az üzenet a címzett levéladatbázisába. Általában kérnie kell egy átvételi jelentést (csak engedélyezze a visszáru jelölőnégyzetet), hogy megakadályozza a „soha nem láttam az üzenetét” kifogást, és kérjen kézbesítési visszaigazolási jelentést a „Soha nem kaptam meg az üzenetét; a hálózat biztosan elvesztette” kifogás.

Ha olyan személynek küld üzenetet, aki nem használja a Notes szolgáltatást, vagy ha üzenete az interneten keresztül megy, előfordulhat, hogy nem tud tőlük nyugtajelentést kapni.

Üzenet másolásának megakadályozása

A Notes másik biztonsági lehetősége a másolás megakadályozása. Ha bejelöli a Másolás megakadályozása jelölőnégyzetet, biztos lehet benne, hogy az üzenetet fogadó személy nem tudja továbbítani azt senki másnak. Valójában nem is fogják tudni másolni (Szerkesztés -> Másolás) a jegyzetedet a vágólapra, ha egy kis tiltott beillesztésre (Szerkesztés -> Beillesztés) készülnek. A Másolás megakadályozása opció választása biztosítja, hogy az egy személynek elküldött tartalmat ne kapja el spam az egész cégben.

Ha végzett a kézbesítési beállítások kiválasztásával, kattintson az OK gombra a dokumentumhoz való visszatéréshez. A legtöbb esetben, miután eldöntötte ezeket a lehetőségeket, kattintson a Küldés és Fájl gombra.

Ha megfordul a feje ezektől a szállítási lehetőségektől, ne hagyja, hogy cserbenhagyja. Csak különleges körülmények között kell őket használni. Valójában a legtöbb üzenet esetében a kézbesítési lehetőségeket fogja meg, anélkül, hogy megnyitná a Kézbesítési beállítások párbeszédpanelt, és nem gondolna tovább. Micsoda megkönnyebbülés!

Ha úgy találja, hogy mindig meglátogatja a Kézbesítési beállítások párbeszédpanelt üzenetei aláírása és titkosítása céljából, bejelölheti a Save This Security Options as default jelölőnégyzetet. Így a létrehozott új üzenetek biztonsági beállításai megegyeznek. Természetesen bármikor meggondolhatja magát, ha visszatér a Kézbesítési beállítások párbeszédpanelhez az alapértelmezett beállítás vagy az alapértelmezett biztonsági beállítások módosításához.