Lehetőségek a Salesforce-ba való adatmigrációhoz

A Salesforce egy könnyen használható varázslóval rendelkezik, amely végigvezeti Önt a Campaign Member frissítések, potenciális ügyfelek, fiókok, kapcsolattartók és egyéni objektumok importálásán. Ha Ön rendszergazda, vagy rendelkezik a megfelelő profilengedélyekkel, ezeket a feladatokat el tudja végezni a felhasználók számára.

Más objektumok örökölt adataihoz (például Lehetőségek, Esetek és Tevékenységek), amelyeket a Salesforce-ban szeretne tárolni, manuálisan kell megadnia az információkat, vagy használja a Data Loader-t, amely egy adatimportáló és -exportáló eszköz, amely az Enterprise és Unlimited csomagban található. kiadások, hogy automatikusan migrálják az adatokat a Salesforce-ba.

A Salesforce Data Import varázsló használata

A Leadek, Fiókok, Kapcsolatok, Megoldások és egyéni objektumok importálására szolgáló Adatimportálás varázsló kényelmesen található a Lightning Experience Setup Integrations címsorában. Felhasználóbarát felülettel rendelkezik, amely végigvezeti a rekordok importálásán vagy frissítésén.

A Salesforce adatimportálási varázsló indítása.

Ha Ön rendszergazda, akkor a lap kezdőlapjainak jobb felső részén egy Importálás gomb is látható. Például, ha importálni szeretné a vállalat potenciális ügyfeleit, kattintson a Leadek fülre, majd kattintson az Importálás gombra, amely az oldal megjelenített listanézetének címétől jobbra található. A különböző objektumok rekordjaihoz tartozó importvarázsló használatának lépései és tippjei eltérőek:

• Leadek importálása: Csak a Leadek importálási engedéllyel rendelkező felhasználó hajthatja végre ezt a műveletet.
• Névjegyek és fiókok importálása: A Salesforce ugyanazt a varázslót használja, amely végigvezeti a névjegyek és/vagy fiókok importálásán. Az egyéni felhasználók importálhatják személyes névjegyeiket és fiókjaikat is.
• Új kampánytagok importálása vagy frissítésük kampányhoz kapcsolva: A Salesforce ugyanazt az adatimportálási varázslót használja, de ezúttal csak a Campaign Member objektumot teszi közzé a potenciális ügyfelek és kapcsolattartók marketingállapotának frissítéséhez .

A Salesforce Data Loader vizsgálata

Az adatmigráció trükkös dolog. A Data Loader egy kis ügyfélalkalmazás, amely lehetővé teszi az adatok tömeges importálását vagy tömeges exportálását vesszővel elválasztott érték (.csv) formátumban. Ezt az eszközt az Integrációk → Adatbetöltő menüpont segítségével érheti el. Ezzel az eszközzel adatokat helyezhet át a Salesforce bármely típusú rekordjába, beleértve a lehetőségeket és az egyéni objektumokat is. A Data Loader támogatja a Salesforce rekordok beszúrását, frissítését, törlését és exportálását.

Ahogy egy híres ember mondta egyszer, a nagy hatalom nagy felelősséggel is jár. Csak akkor használja a Data Loader-t, ha meg tudja érteni, hogyan kapcsolódnak egymáshoz az objektumok, rekordok, munkafolyamatok és/vagy triggerek. A Data Loader egy nagyon hatékony eszköz a nem műszaki felhasználók számára. Exportálhat adatokat, importálhat adatokat, véletlenül felülírhat és törölhet sok adatot, és beindíthatja a munkafolyamat-szabályok dominóeffektusát, ha nem vigyáz. Mindig készítsen biztonsági másolatot az adatokról, ha frissítést tervez. Biztonsági mentés nélkül problémamentes lehet mindaddig, amíg egy hiba nem történik, és nem tudja visszavonni az ezer felülírt mezőt.

Számos szállító bevált kivonat-, átalakító-, betöltési eszközöket (ETL) is biztosít, amelyek lehetővé teszik a rekordok áttelepítését a Salesforce-ba (vagy onnan), az adatok automatikus tisztítását és átalakítását az Ön által meghatározott egyéni logika alapján, és adott esetben hozzáfűzheti ezeket a rekordokat.

Anélkül, hogy túlságosan technikaiak lennének, a szakértők a Salesforce alkalmazásprogram-felületének (API) segítségével kapcsolják össze az adatokat, hogy lehetővé tegyék a műszaki munkatársak számára, hogy programozottan hozzáférjenek az adatokhoz. A Salesforce platformot a Salesforce testreszabására vagy integrálására használják, hogy még a dobozból kivettnél is pofátlanabb dolgokat hajtson végre vele. És mielőtt a zsargon túlterheltségétől szenvedne, a platform alapvetően szabályok és parancsok gyűjteménye, amelyek segítségével a programozók megmondhatják a programnak – ebben az esetben a Salesforce-nak – bizonyos dolgokat. A Salesforce API eléréséhez azonban rendelkeznie kell Enterprise vagy Unlimited Edition verzióval.

A régi adatok áttelepítése a Salesforce-ba

A bevezetés előkészítési szakaszában szüksége van egy jól átgondolt és jól dokumentált tervre az adatmigrációs stratégiához. Ennek a tervnek tartalmaznia kell a célok, az erőforrások, a váratlan események és az ütemtervek részleteit a terv különböző lépései alapján. Íme néhány lépés, amelyeket érdemes megfontolni.

Az adatforrások meghatározása

A legtöbb vállalat általában rendelkezik valamilyen meglévő kapcsolatkezelő eszközzel, különféle táblázatokkal, amelyek más ügyféladatokat tartalmaznak, és gyakran a felhasználók e-mail-fiókjában és a hatékonyságnövelő alkalmazásokban található elérhetőségi adatokkal (nem beszélve a Word-dokumentumokról és a cetlikről).

A felkészülés során mérje fel, milyen és mennyi információnak kell lennie a Salesforce-ban. Íme néhány tipp ehhez a lépéshez:

• Szemet be, szemét ki. Amikor új otthonba költözik, általában átnézi régi otthona szekrényeit, és eldönti, mit visz magával és mit dobjon ki. Az adatok mozgatása ugyanolyan típusú kiértékelést igényel.
• Készíts egy listát. Katalógusba sorolhatja a különböző adatforrásokat, beleértve, hogy milyen típusú rekordokat, milyen tartományt és hányat.
• Tervezze meg a tárolási tervet. Együttműködjön ügyfélkapcsolat-kezelési (CRM) projektcsapatával, hogy meghatározza, hová kerüljenek a különböző információk – és miért.
• Gondolja át az importálás időzítését és sorrendjét. Például sok vállalat először felhasználói rekordokat hoz létre, majd fiókokat és névjegyeket importál, végül pedig áttelepíti és hozzáfűzi a lehetőségeket.
• Legyen egyszerű, ha lehetséges. Minél bonyolultabb az áttelepítés, annál nagyobb hatással lesz az idővonalra. Értékelje az erőfeszítés szintjét az erőfeszítés potenciális értékével szemben.

Az adatok előkészítése a Salesforce-ba való migrációhoz

Tisztítsa meg most, vagy tisztítsa meg később. Egyes projektcsapatok szeretik „megtisztítani” az adatokat, mielőtt importálnák azokat a Salesforce-ba. Az ismétlődések azonosítása és egyesítése megkönnyíti a megfelelő rekord megtalálását. Az adatok következetlenségeinek kijavítása, például annak biztosítása, hogy minden állam/tartomány mező kétkarakteres rövidítéseket tartalmazzon, pontosabbá teszi a jelentéseket.

Ha a régi rendszere nem teszi egyszerűvé a tisztítást, érdemes lehet először az összes rekordot bevinni a Salesforce-ba, majd később a Salesforce adatkezelő eszközeit használni az adatok tisztításához . Fennáll annak a kockázata, hogy a legjobb szándékkal rendelkező emberek továbbra is behódolhatnak az emberi természetnek, és nem akarnak a tisztítási erőfeszítésekre összpontosítani, miután az adatok már az új rendszerben vannak.

Függetlenül attól, hogy mikor csinálja, az adatok tisztítása nem elbűvölő munka, de el kell végezni, és rendszeresen meg kell tenni. Íme néhány tipp az adatok előkészítéséhez:

• Exportálás egyszerű formátumba. Gyakran a legegyszerűbb az adatok exportálása olyan alkalmazásokba, mint a Microsoft Access vagy az Excel, amelyek segítségével oszlopokat törölhet, sorokat rendezhet, és globális módosításokat hajthat végre.
• Törekedjen a szabványos elnevezési konvenciók használatára. Ha a különböző adatforrások eltérő néven hivatkoznak a fiókokra (például IBM versus International Business Machines), akkor itt az ideje az elnevezések szabványosításának. Ezzel elkerülhető az ismétlődő rekordok létrehozása.
• Mezők szerkesztése vagy hozzáadása a Salesforce-ban az áttelepítés támogatásához. Például, ha a folyamatjelentések lehetőségenként követik az árrést, létre kell hoznia egy egyéni Lehetőség mezőt az árrés adatok támogatásához.
• Ha a meglévő adatforrás egyedi rekordazonosítókkal rendelkezik, helyezze át ezeket az azonosítókat egy egyéni, csak olvasható mezőbe. A mezőt később bármikor törölheti vagy elrejtheti. Ez nemcsak az áttelepítés pontosságának ellenőrzésében segíthet, de ezek az azonosítók az integrációhoz is hasznosak lehetnek (különösen, ha nem tervezi a másik adatforrás leállítását).
• Az adatoszlopok hozzárendelése mezőnevekhez a Salesforce-ban. Például a Microsoft Outlook Vállalat mezője általában a Salesforce Fiók mezőjéhez kapcsolódik. Egyes rendszergazdák még az áttelepítési fájlok oszlopfejléceit is átnevezik, hogy azok pontosan megegyezzenek a Salesforce mezőneveivel. Ez minimálisra csökkenti a migrációs őrületet.
• Igazítsa adatait a Salesforce szabványokhoz (vagy fordítva). A Salesforce minden mezője bizonyos tulajdonságokkal rendelkezik, amelyek méretkorlátozást, tizedesvesszőt, dátumformátumot és így tovább tartalmazhatnak.
• Adjon hozzá egy adatforrás oszlopot az importált fájlhoz, és rendelje hozzá egy egyéni mezőhöz a Salesforce-ban. Ezzel megvédheti, hogy honnan származnak az adatok.
• Ahol lehetséges, rendelje hozzá a megfelelő tulajdonosokat a rekordokhoz. Ha nincs hozzárendelve minden rekord, a tulajdonos alapértelmezés szerint azt a rendszergazdát választja, amelyik végrehajtja az áttelepítést.
• Szerezzen elfogadást az érdekelt felektől az elkészített fájlokhoz. Legalább ha lehetőséget ad nekik az áttekintésre, elkerülheti a meglepetéseket.

A Salesforce-ba való importálás tesztelése

Tesztelje a végső áttelepítés végrehajtása előtt. Gyakran olyan dolgokat fedez fel, amelyeket kihagyott, vagy amelyeket javítani tudna. Például előfordulhat, hogy a mezők helytelenül vannak leképezve, vagy csak néhány további mezőt kell létrehoznia. Íme néhány tipp:

• Válasszon egy kis mintát a jelentős rekordokból. Minél nagyobb profilúak a rekordok, annál jobb – különösen, ha egy érdekelt fél felülvizsgálja.
• Ne felejtse el kikapcsolni a munkafolyamatokat. Nem akarja bosszantani a többi felhasználót azzal, hogy szükségtelenül figyelmezteti őket, amikor a tesztadatok áthaladnak a munkafolyamat-szabályokon. Néhányan azt gondolhatják, hogy hasznos bizonyos munkafolyamat-szabályokat betartani, különösen, ha azokat a rossz adatok bejutásának megakadályozására hozták létre. Ez nem igaz. Végezze el a munkát előre, és készítse elő jól az adatokat, mielőtt importálná.
• Tekintse át az oldal elrendezését. Fontolja meg az oldalelrendezések módosítását, hogy megkönnyítse az adatimportálás ellenőrzését. Helyezze a mezőket a Salesforce-ban a régi rendszereihez hasonló képernyőhelyekre .

A tesztadatok eredményeinek elemzése

Ha a tesztadatok a Salesforce-ban vannak, alaposan hasonlítsa össze azokat a tesztfájllal a pontosság és teljesség biztosítása érdekében. Íme néhány tipp a tesztadatok eredményes elemzéséhez:

• Készítsen egyéni jelentést, amely lehetővé teszi a rekordadatok együttes megtekintését.
• Nyisson meg egy rekordot, ha szükséges, és hasonlítsa össze az importfájllal. Győződjön meg arról, hogy a rekord mezői azt mutatják, amit Ön szerint mutatniuk kellene.
• Hozzon létre egyéni nézetet egy releváns lap kezdőlapjáról, hogy megtekinthesse az importált adatokat egy listaoldal oszlopaiban. A felhasználók megnyithatják a jelentést, de a nézet megtartja a figyelmüket.
• Érvényesítse az adatokat a kiválasztott érdekelt felekkel, hogy visszajelzést kapjon és támogassa a vizsgálati adatok helyességét. Nem elég, ha úgy gondolja, hogy a tesztimportálás pontos volt. A végfelhasználók jelentik a végső próbát.
• Módosítsa a folyamatot, vagy módosítsa az importfájlt vagy a Salesforce-ot a tesztimportálás eredményei alapján. Például előfordulhat, hogy elfelejtett leképezni egy mezőt, vagy az adatok importálása nem megfelelő a mező tulajdonságai miatt.

A végső adatok áttelepítése

Miután sikeresen elemezte a tesztadatok eredményeit, készen áll a fájl(ok) importálására. Igen, ez egy bonyolult feladatsor leegyszerűsítése, de a teljes folyamat kipróbált és igaz.

Íme néhány javaslat ehhez a lépéshez:

• Kommunikálja az elvárásokat a felhasználókkal. Ha egyik rendszerről a másikra költözik, előfordulhat, hogy az adatokat frissíteni kell az életbe lépés előtt.
• Állásidőben tegye meg. Ha jelentős adatokkal rendelkezik, fontolja meg az áttelepítést munkaidőn kívül. Ez különösen akkor elkerülheti a félreértést, ha a rendszer már él bizonyos felhasználói csoportok számára.
• Mentse el a sikertelenül importált rekordok naplófájljait. A hibaüzenetek meglehetősen intuitívak, és általában láthatja a gyakori elutasítási okokat, amelyek miatt bizonyos rekordok nem lettek importálva. Szánjon időt annak meghatározására, hogy az elutasítást adatformázási vagy minőségi probléma okozza-e, nem pedig egy bosszantó munkafolyamat-szabály, amelyet nem szándékozott aktiválni.
• Készíts magadnak párnát a hibák ellen. Ne próbálja meg végrehajtani az áttelepítést az értékesítési képzés előtti napon. Valami váratlan történhet, ami megakadályozza a sikeres befejezést.

Az adatok ellenőrzése és kiegészítése

Hasonlóan a tesztadatok eredményeinek elemzéséhez az adatok betöltése után, futtasson jelentéseket a rekordok kereszt-mintavételének validálásához a pontosság és teljesség biztosítása érdekében. Ha teheti, hasonlítsa össze a Salesforce képernyőit a régi rendszere képernyőivel.

Győződjön meg arról, hogy az adatokat a megfelelő mezőkben tárolja, és az értékeknek van értelme. Ha címet lát a telefonszám mezőjében, ki kell tisztítania az adatokat, vagy javítania kell a mezőleképezést. Törekedjen a tökéletesen importált adatokra – de ennél kevesebbre is számítson.

A Salesforce bevezetése előtt tegye meg azt az extra lépést, hogy manuálisan vagy automatikusan frissítsen néhány rekordot, hogy elkápráztassa a felhasználókat, és nagyobb sikert érjen el. Amikor bemutatót vagy képzést tart, mutassa meg a felhasználóknak ezeket a teljesen beírt példákat, és tudassa velük a Salesforce-ban rejlő lehetőségeket.

Ha minden megvan a Salesforce-ban, kezdődik a móka!