ACT! A 2007-es jelentéssablon információs szakaszokra van osztva . Minden szakasznak van egy szakaszcíme, amely megjelenik a jelentéssablonban, de magában a jelentésben nem. Meghatározhatja, hogy mely mezőket kívánja megjeleníteni az egyes szakaszokban. A jelentéssablon öt fő részből áll; nem törölheti vagy módosíthatja a szakaszok sorrendjét, de elrejtheti a szakaszt, ha nem szeretné, hogy az megjelenjen a jelentésben.
Az öt fő rész a
- Jelentés fejléce: A jelentés első oldalának tetején megjelenő információk, például a jelentés címe és készítője
- Oldalfejléc: Az egyes oldalak tetején megjelenő információk, például az oszlopfejlécek
- Részletek: Olyan terület, amely egy vagy több névjegy vagy csoport mezőt tartalmaz
- A Részletek szakasz a jelentés húsa és burgonyája – ahol megtalálja a vonatkozó információkat, például a kapcsolattartó nevét, címét és telefonszámát.
- Oldalláb: A jelentés minden oldalának alján megjelenő információ, például a dátum és az oldalszám
Átméretezheti a szakaszt, hogy helyet adjon további mezőknek, ha lejjebb húzza a (a szakasz alján megjelenő) vízszintes szürke vonalat a sablonon.
Miután babrált a jelentéssablonnal, és pontosan olyan lett, ahogy szeretné, ne felejtse el átméretezni az egyes részeket az eredeti méretre – vagy zárja be, amennyire csak lehetséges. A szakaszban lévő üres területek üres területként jelennek meg a jelentésben!
Jelentésszakaszok módosítása
A legtöbben örömmel támaszkodnak az öt alapértelmezett jelentésszakaszra. Időről időre azonban érdemes lehet egy kicsit szebbé válni. Esetleg minden névjegyét szeretné felsorolni ábécé sorrendben vezetéknév szerint, város szerint csoportosítva. Ennek végrehajtásához alszakaszokat kell létrehoznia a jelentésben. Nem probléma; csak ennyit kell tenned:
1. A Jelentéstervezőben kattintson duplán bármelyik szakasz fejlécére.
Megnyílik a Szakaszok meghatározása párbeszédpanel. Figyelje meg, hogy az alszakaszok hozzáadása mellett néhány további lehetőséget is választhat:
• Oldaltörés: Azt jelzi, hogy minden szakaszt új papírlapon szeretne-e megjeleníteni, vagy új lapot kíván-e kezdeni a szakasz végén.
• Collapse if Blank: Bezár egy szakaszt, ha nem tartalmaz információt
• Szakasz áttörésének engedélyezése több oldalra : Lehetővé teszi, hogy egy hosszú szakasz több oldalra továbbmenjen
2. Kattintson a Hozzáadás gombra új szakasz hozzáadásához a jelentéshez.
Megnyílik a Mező kiválasztása a csoportosításhoz párbeszédpanel.
3. Válassza ki a jelentés csoportosításához használni kívánt mezőt, majd kattintson az OK gombra.
4. Válasszon egy növekvő sorrendet a Szakaszok meghatározása párbeszédpanelen.
Miután a 3. lépésben kiválasztotta azt a mezőt, amellyel csoportosítani szeretne, visszatér a Szakaszok meghatározása párbeszédpanelhez. Az új alszakasz ki van jelölve, és megadhatja, hogy az új alszakasz növekvő vagy csökkenő ábécé sorrendben jelenjen meg.
Az új alszakasz létrehozása után annyi mezőt helyezhet el, amennyire szüksége van.
Jelentésszakasz elrejtése
Előfordulhat, hogy el szeretne rejteni egy részt. Tegyük fel például, hogy olyan jelentést szeretne, amely számolja az egyes azonosító/állapot mezőkben lévő kapcsolatok számát. Elméletileg CSELEKEDJ! fel kell sorolnia az összes névjegyet, hogy meg lehessen számolni, de tényleg nem szeretné látni az összes névjegyet, mert csak az összességére kíváncsi. Bár nem távolíthatja el egyik alapértelmezett jelentéssablon szakaszt sem, elrejtheti őket, ami ugyanazt az eredményt adja.
Egy szakasz elrejtéséhez
1. A Jelentéstervezőben nyissa meg a Tulajdonságok ablakot a Nézet –> Tulajdonságok ablak menüpontjával.
2. Válassza ki az elrejteni kívánt szakasz nevét.
3. Kattintson a Látható tulajdonságra a Tulajdonságok ablakban, majd módosítsa a Nem értékre.
Bár a szakasz továbbra is látható a Jelentéstervezőben, nem jelenik meg a kész jelentésekben.
