A Salesforce-ban a felhasználók profilokat rendelnek hozzá, és meghatározzák, hogy milyen engedélyekkel rendelkeznek a különböző objektumokhoz és mezőkhöz, és mit láthatnak az oldalelrendezéseken keresztül.
Idővel, ha kielégíti az üzleti felhasználók eseti kéréseit, akik csak egy további engedélyt szeretnének ide, vagy egy másik engedélyt oda, akkor előfordulhat, hogy a profilok nagy készletét állította össze, amelyek kissé eltérnek egymástól. Vagy ami még rosszabb, ha kicsik a különbségek a hasonló profilok között, és nincs dokumentálva, akkor időt kell töltenie azzal, hogy kitalálja az apró árnyalatokat, feladja, és esetleg újabb profilt hozzon létre. A későbbi frissítések több munkát jelentenek az Ön számára, mivel ezeket a frissítéseket a növekvő számú profilban kell elvégeznie.
A profilok létrehozásának csökkentésének egyik módja az engedélykészletek használatának megkezdése, a profilkezelési szabályzat kidolgozásával együtt.
Az engedély olyan engedélyeket állít össze, amelyek új profil létrehozása nélkül rendelhetők hozzá az egyes felhasználókhoz. Tehát, ha az értékesítési szervezeten belül néhány értékesítési felhasználónak speciális engedélyre van szüksége a területek kezeléséhez, létrehozhat ehhez egy engedélykészletet, és csak ehhez a néhány felhasználóhoz rendelheti hozzá, ahelyett, hogy egy zavaró második profilt készítene számukra.
A profilirányítási szabályzat használható a több rendszergazdával rendelkező vállalaton belüli konzisztencia biztosítására. Meghatározza, hogy az engedélyek részletes módosítása hogyan történik. Például, ha a részletességet egy üzleti egységre és régióra alkalmazzák, és valaki olyan kérést nyújt be, amely csak az ő üzleti egységére, régiójára és vertikális specializációjára vonatkozik, akkor ez jobban teljesíthető egy engedélykészleten keresztül.
