In ACT! 2008-ban egy fájl hozzáadása a Dokumentumok laphoz egyszerű, és megéri az erőfeszítést. A Névjegyek, Csoportok vagy Cégek ablakban található Dokumentumok lap lehetővé teszi az aktuális kapcsolattartóhoz, csoporthoz vagy céghez kapcsolódó bármely fájl csatolását vagy parancsikon létrehozását. Hozzáadhat vagy létrehozhat parancsikont az Excelben létrehozott ajánlatokhoz, a Wordben létrehozott szerződésekhez vagy akár egy PDF-fájlhoz, amelyet beszkennelt a számítógépére.
Kövesse az alábbi lépéseket, ha egy dokumentumot szeretne hozzáadni a Dokumentumok laphoz:
1. Jelenítse meg azt a névjegyet, csoportot vagy vállalati rekordot, amelyhez dokumentumot szeretne hozzáadni.
2. Kattintson a Dokumentumok fülre.
3. Kattintson a Dokumentum hozzáadása gombra a Dokumentumok lap ikonsorában.
Itt két választása van:
• Fájl: Ha ezt a lehetőséget választja, akkor valójában az eredeti fájlt klónozza, és hozzáadja az ACT-hez! adatbázis. Miután hozzáadott egy dokumentumot a Dokumentumok laphoz, a fájlt közvetlenül az ACT! megtekintésére, szerkesztésére vagy nyomtatására. Ha eltávolít egy fájlt a Dokumentumok lapról, az nem távolítja el az eredeti dokumentumot a számítógépről, és fordítva. Ne feledje: Mivel a Dokumentumok laphoz hozzáadott fájl az eredeti klónja, az eredeti dokumentumon végzett módosítások nem jelennek meg a Dokumentumok lapon található klónozott dokumentumban, és nem jelennek meg a klónozott dokumentumon végzett módosítások sem. az eredetiben. A félreértések elkerülése érdekében fontolja meg az eredeti dokumentum törlését.
• Parancsikon: Parancsikont hoz létre, amely az eredeti dokumentumra hivatkozik a másolás helyett. Az eredeti dokumentum helye a Dokumentumok lapon jelenik meg.
A Saját dokumentumok elérési útja a gépre és a felhasználóra is jellemző. Új számítógép vásárlása vagy a meglévő felhasználói adatok megváltoztatása érvényteleníti a parancsikonokat. Fontolja meg egy új Windows mappa létrehozását, például ACT Documents, amelyet újra létrehozhat egy új számítógépen, és számos felhasználó láthatja. Ezenkívül a távoli adatbázis-felhasználók, akik nem férnek hozzá ezekhez a mappákhoz, nem tekinthetik meg a dokumentumot.
Választásától függően megnyílik a Fájl csatolása vagy Parancsikon csatolása párbeszédpanel.
4. Tallózással keresse meg a hozzáadni kívánt dokumentumot, jelölje ki, majd kattintson a Megnyitás gombra.
TÖRVÉNY! hozzáadja a dokumentumot az ACT-hez! adatbázis, és megjeleníti a méretet, típust és az utolsó módosítás dátumát a Dokumentumok lapon. A csatolt fájlok megjelenítik a dokumentum nevét; a csatolt parancsikonok megjelenítik a fájl elérési útját.
A Dokumentumok lapra felvett dokumentumok az adatbázis részévé válnak, így a távoli szinkronizálást végző felhasználók is hozzáférhetnek ezekhez a dokumentumokhoz. Fájlokat a Windows Intézőből vagy a Sajátgépből is hozzáadhat a Dokumentumok laphoz, ha a dokumentum ikonját a Dokumentumok fülre húzza.
