Az Önhöz rendelt jogosultságok szabályozzák az egyes rekordokon vagy objektumokon végrehajtható funkciókat. Az Ön hozzáférési szintjei határozzák meg, hogy ezek a jogosultságok mely rekordokra vonatkoznak. Más szóval, bár jogosultságai közé tartozhat a Fiókrekordok törlésének lehetősége is, az Ön hozzáférési szintje határozza meg, hogy pontosan mely rekordokat törölheti.
A Microsoft CRM négy külön hozzáférési szintet tartalmaz a jogosultság növekedésének sorrendjében.
Felhasználó (alap)
A felhasználói hozzáférés a legszigorúbb az összes hozzáférési szint közül. Felhasználói hozzáférési jogokkal a Felhasználó a következő műveleteket hajthatja végre:
- A tulajdonában lévő lemezek
- Egy másik felhasználó tulajdonában lévő, de vele megosztott rekordok
- Egy olyan csapat tulajdonában lévő vagy megosztott rekordok, amelynek tagja
Üzleti egység (helyi)
A Business Unit Access egy lépéssel az alap felhasználói szint felett van. Tartalmazza az összes felhasználói hozzáférési jogot, de hozzáférést biztosít azokhoz a Rekordokhoz is, amelyek tulajdonosai vagy megosztottak más Felhasználókkal, akik ugyanahhoz az üzleti egységhez tartoznak. A helyi kifejezés valójában egy különálló Üzleti egységnek felel meg, amelynek a Felhasználó tagja.
Például, ha Moe rendelkezik helyi Opportunity olvasási jogokkal, áttekintheti a rekordokat minden olyan leendő számára, aki szeretne feliratkozni a vállalatánál a bétatesztelő programra. Ha Moe csak felhasználói hozzáféréssel rendelkezett, akkor csak azokat a rekordokat láthatta, amelyeket saját maga hozott létre, vagy azokat, amelyeket más felhasználók úgy döntöttek, hogy megosztanak vele.
Szülő: Gyermek üzleti egységek (mély)
A szülő: Gyermek hozzáférési jogokkal rendelkező felhasználó üzleti egység hozzáféréssel rendelkezik, valamint hozzáférhet objektumokhoz vagy iratokhoz bármely olyan üzleti egységből, amely alá van rendelve annak az egységnek, amelyhez hozzá van rendelve. Ha a vállalata részlegeinek szervezeti diagramjára gondol, a mély nézet lehetővé teszi, hogy megtekinthesse az üzleti egységet és a közvetlenül alatta lévőket.
Szervezeti (globális)
A szervezeti hozzáférési jogok a legkevésbé korlátozóak az összes kategória közül. A szervezeti hozzáféréssel a rendszeren belül bármely irattal végrehajthat műveleteket, függetlenül attól, hogy melyik üzleti egységhez tartozik, és függetlenül a megosztási problémáktól.
A szervezeti hozzáférési jogokat a rendszergazdák egy kis csoportja számára kell fenntartani, akik általános felelősséggel tartoznak az adatbázis integritásáért. Az Ön cégében legalább két embernek rendelkeznie kell ezekkel a jogokkal (egynek biztonsági mentés céljából), de ennél valószínűleg nem sokkal többnek.
Nem szabad eldönteni, hogy a vezérigazgatónak vagy az informatikai igazgatónak teljes szervezeti hozzáféréssel kell rendelkeznie. A kiváltsággal együtt jár a felelősség és a véletlen károk lehetősége is, amelyet a hétvégi harcos vagy a magukat technogeek-nek tekintők okoznak. Az egyének munkaköri követelményei és a rendszerrel kapcsolatos ismereteik közvetlenül összefüggenek az ilyen szintű hozzáférés megszerzésével.
A szerepek meghatározása
A szerepek fogalma kiváltságokkal és hozzáférési jogokkal párosul. A Microsoft CRM nyolc előre meghatározott szerepkörrel rendelkezik, amelyek jellemzőek egy közepes méretű szervezetre. Ezen előre definiált szerepkörök használatával sok időt takaríthat meg, amelyet egyébként az egyes felhasználók meghatározott hozzáférési jogainak beállításával kellene tölteni. Ezek a szerepek a következők:
- vezérigazgató-üzletvezető
Mind a nyolc szerepkör rendelkezik előre meghatározott jogosultságokkal és hozzáférési jogokkal. A prototipikus értékesítési vezető alapértelmezett jogosultságokat és hozzáférési jogokat kap. Az egyes alapértelmezett szerepkörök beállításainak megtekintéséhez kövesse az alábbi lépéseket:
1. A kezdőlapon válassza ki a Beállítások elemet a fő kijelző oldalán lévő panelen.
Megjelenik a Beállítások képernyő hét alkategóriával.
2. A Beállítások ablakban válassza az Üzleti egység beállításai lehetőséget, majd válassza a Biztonsági szerepkörök lehetőséget.
Megjelenik a Biztonsági szerepkörök listájának nézetrácsa (az 1. ábrán látható), amely az összes létező szerepet mutatja.
1. ábra: Az összes meglévő biztonsági szerepkör listanézete.
3. Tekintse meg az értékesítési vezető szerepét a sorára kattintva a Listanézet Rácsban.
Megjelenik a 2. ábrán látható Értékesítési menedzser Alapvető rekordok lapja, felül négy másik lappal. A Részletek lap, amely az alapértelmezett, nagyon kevés részletet tartalmaz. A Core Records lap tartalmazza az összes kapcsolót a hozzáférési jogok be- és kikapcsolásához, és a szerepadatok központi tárháza.
2. ábra: Az értékesítési vezető jogai a Core Records vonatkozásában.
4. Tekintse meg az Alapvető rekordok lapot, majd kattintson a többi lapra, hogy megtekinthesse az összes objektumot, amely a meglévő értékesítési vezetői profil különböző szintjein érhető el.
5. Kattintson a Mentés és bezárás gombra a kék Műveletsávon, hogy visszatérjen a listanézet rácsához.
Új szerepkör létrehozásának legegyszerűbb módja egy meglévő klónozása. Ehhez kövesse az alábbi lépéseket:
1. A kezdőlapon válassza ki a Beállítások elemet a fő kijelző oldalán lévő panelen.
Megjelenik a Beállítások képernyő hét alkategóriával.
2. Válassza az Üzleti egység beállításai, majd a Biztonsági szerepkörök lehetőséget.
Megjelenik a Biztonsági szerepkörök listája nézet rács.
3. Kattintson a Szerepkör másolása gombra a kék Műveletsávon.
Megjelenik a 3. ábrán látható Copy Role párbeszédpanel, amely megkérdezi, hogy melyik eredeti szerepet kívánja másolni, és milyen új nevet kíván használni.
3. ábra: Új szerepkör másolása egy meglévőről.
4. Válassza ki a másolni kívánt szerepet a Role to Copy mezőben található legördülő listából. Az üres Új szerepkör neve mezőbe írjon be egy új egyedi nevet az új egyéni szerepkörhöz.
5. Jelölje be a Nyitott szerepkör, amikor a másolás befejeződött négyzetet.
Ekkor azonnal megjelenik az új szerepkör ablaka az eredeti szerepkör összes beállításával. Ha véletlenül nem jelenik meg a Core Records ablak, válassza ezt a lapot az összes szerepbeállítás megjelenítéséhez. Bármelyik beállítás átváltásával módosíthatja azokat a létrehozandó új szerepkörhöz. Továbbra is válthat az egyes beállítások között, hogy végigmenjen az öt lehetőség közül. Feltétlenül tekintse át mind az öt lapot: Részletek, Alapvető nyilvántartások, Értékesítés, Szolgáltatás és Üzleti menedzsment.
6. Kattintson a Mentés és bezárás gombra, miután teljesen személyre szabta az új szerepkört.
Egy felhasználóhoz több szerepkör is hozzárendelhető. Valakinek rendszergazdaként és levelezőhelyiségként is betöltheti szerepét. Ha egy felhasználó több szerepkörrel rendelkezik, különböző jogosultságokkal és hozzáférési jogokkal, akkor a kevésbé korlátozó jogosultságokkal rendelkező szerep élvez elsőbbséget. Tehát még akkor is, ha a rendszergazdája levelezőhelyiség-tisztviselőként működik, a maximális hozzáférési jogosultságokkal rendelkezik.
