Bosszantó ismétlődések keresése az ACT-ben! A 2007-es adatbázis trükkös, de nem lehetetlen. Mivel gyakori, hogy ugyanarra a személyre vagy cégre vonatkozóan több rekord is legyen, CSELEKEDJ! lehetővé teszi, hogy előre meghatározott kritériumok alapján egyszerűen ellenőrizze a duplikált rekordokat. Ezután létrehozhat egy keresést az ismétlődő rekordokról, és törölheti őket. Az ismétlődő rekordok megkereséséhez használt feltételeket is módosíthatja.
Az ismétlődő névjegyek eltávolításához kövesse az alábbi lépéseket:
1. Bármilyen ACT-ből! képernyőn válassza az Eszközök -> Ismétlődések keresése lehetőséget.
Alapértelmezés szerint ACT! ismétlődő kapcsolatfelvételi rekordokat keres a cég neve, kapcsolattartó neve és telefonszáma alapján. Ha e három mező tartalma megegyezik két vagy több névjegynél, akkor ACT! ismétlődőnek tekinti őket. Most már megadhatja, hogyan ACT! ellenőrzi az ismétlődő kapcsolatfelvételi rekordokat a Duplicate Checking párbeszédpanelen.
2. Az Ismétlődő névjegyek keresése területen válassza ki azt a három mezőt, amelyen ACT! duplikált kapcsolati adatok keresésére használható.
3. Kattintson az OK gombra.
Megnyílik a Kapcsolatlista, valamint egy párbeszédpanel, amely tájékoztatja Önt, hogy ismétlődéseket talált, és megkérdezi, hogy szeretné-e kombinálni őket. Ebből a listából rekordokat törölhet, nyilvántartásokat vezethet, vagy kombinálhatja a duplikált rekordokat.
4. Ha az ismétlődéseket szeretné egyesíteni, kattintson az Igen gombra a folytatáshoz.
Megnyílik a Névjegyadatok másolása/áthelyezése ablak. Ez az első a hat ablak közül, amelyen átmegy az ismétlődő névjegyek egyesítésekor. A másolatok egyesítése lassú, fárasztó feladat; páronként kell egyesítenie a duplikátumait. A névjegyek egyesítése után nincs feloldási funkció. Óvatosan haladjon tovább!
Ahogy halad a varázslóban, a következő hat feladatot kell végrehajtania:
• Válasszon ki egy sor ismétlődést.
• Döntse el, hogy át kívánja-e másolni az információkat az első névjegyrekordból a második névjegyrekordba – vagy fordítva.
• Válasszon ki egy forrást és egy névjegyet. Választásától függően az egyik kapcsolat lesz a forrás, a másik pedig a cél. Alapértelmezés szerint az új, egyesített kapcsolattartó tartalmazza az összes célinformációt. Ha meg szeretné őrizni a forrásmező adatait, kattintson a mezőre, majd kattintson a Másolás gombra.
• Válassza ki, hogy további információkat szeretne-e áthelyezni a forrásból a célba, vagy mindkét rekordon megkettőzve marad az információ.
• Válassza ki az összevonni kívánt további elemeket: feljegyzések, előzmények, tevékenységek, lehetőségek, másodlagos kapcsolatok és dokumentumok. Ha a forrás kapcsolattartónak három hangjegye van, és a célpontnak négy különböző hangja van, akkor az utolsó kapcsolattartó hét hangot tartalmaz.
• Jelezze, hogy meg kell-e tartani vagy törölni kívánja-e a forrásrekordot. Az Ön kényelme érdekében CSELEKEDJ! összefoglalja az információkat, hogy megkönnyítse a döntést. Ha úgy dönt, hogy törli a forrásrekordot, kattintson az Igen gombra az ijesztő figyelmeztetésnél, amely megerősíti, hogy esetleg információkat veszít.
5. Kattintson a Befejezés gombra.
A két ismétlődő rekord egybeolvad.
A törölt rekordok vagy kapcsolatfelvételi adatok törlése nem vonható vissza. Ha véletlenül töröl fontos információkat, azonnal lépjen a biztonsági másolat fájljába, és állítsa vissza az adatokat.
