A Salesforce-tartalom hozzáadása előtt a Salesforce-ban tárolhat fájlokat a Dokumentumok lapon. Bár nem olyan robusztus, mint a Tartalom, a Dokumentumok lap továbbra is elérhető és sok szempontból hasznos. Például a Dokumentumok lapon e-mail-sablonokban, egyéni alkalmazásokban, mezőkben és akár Force.com webhelyeken hivatkozott képeket tárolhat. Ezek a fájlok általában nem változnak gyakran, és határozottan nem kell velük együttműködni, így továbbra is tárolhatja őket a Dokumentumok fülre kattintva.
A Dokumentumok lapra úgy is gondolhat, mint egy olyan helyre, ahol a rendszergazdák fájlokat tárolnak. Ha azonban szüksége van a fájlok előnézetének megtekintésére, a Chatterrel való együttműködésre vagy a nagyobb fájlok tárolására, akkor ezek a fájlok a Salesforce tartalomhoz tartoznak.
Mappák létrehozása a Dokumentumtárban
Dokumentummappa létrehozásához először nyilvános dokumentumok kezelése engedéllyel kell rendelkeznie. (Ha nem biztos benne, hogy megvan, gyorsan megtudhatja, ha a következő listában megnézi, hogy túljutott-e az 1. lépésen. Ha nem tudja túllépni az 1. lépést, kérje meg rendszergazdája segítségét.) A folytatáshoz , lépjen a Dokumentumok lapra, és kövesse az alábbi lépéseket:
Kattintson az Új mappa létrehozása hivatkozásra a Dokumentummappák fejléc alatt. Megjelenik egy Új dokumentummappa oldal.
Írja be a mappa nevét a Dokumentummappa mezőbe.
Használja a Nyilvános mappa hozzáférés legördülő listát a hozzáférési jogok kiválasztásához.
Kattintson a rádiógombokra annak kiválasztásához, hogy kinek kell hozzáférést biztosítania a mappához.
Ha végzett, kattintson a Mentés gombra. Megjelenik a Mappanév Dokumentumok oldal, és elkezdheti új dokumentumok hozzáadását az új mappához.
Dokumentumok hozzáadása
Mielőtt a képviselők elkezdenék használni a dokumentumokat a Salesforce-ban, Önnek vagy valakinek a vállalatában először hozzá kell adnia a dokumentumokat a dokumentumtárhoz.
Dokumentumok feltöltésekor az egyes fájlok maximális mérete 5 MB. Egyes cégeknél ez egy PowerPoint-prezentáció vagy egy grafikát tartalmazó PDF-fájl átlagos mérete lehet, ezért ennek megfelelően tervezzen.
Dokumentum hozzáadásához és fájljának feltöltéséhez jelentkezzen be a Salesforce-ba, és kövesse az alábbi lépéseket:
Kattintson a lapok jobb oldalán található pluszjelre, majd válassza a Dokumentumok lehetőséget. Megjelenik az Új dokumentum feltöltése oldal.
Írjon be egy nevet a fájlnak a Dokumentum neve mezőbe. Ha azt szeretné, hogy a dokumentumnév pontosan megegyezzen a fájlnévvel, hagyja üresen ezt a mezőt. A fájl kiválasztása után a fájlnév automatikusan kitölti az üres Dokumentumnév mezőt.
Csak akkor jelölje be a Csak belső használatra jelölőnégyzetet, ha azt szeretné, hogy ez a dokumentum bizalmas legyen. Ha bejelöli ezt a jelölőnégyzetet, akkor nem módosítja a dokumentumhoz való hozzáférést, de megjelöli a végfelhasználókat, hogy ne küldjék el a fájlt a vállalaton kívülre.
Csak akkor jelölje be a Külsőleg elérhető kép jelölőnégyzetet, ha olyan képet tölt fel, amelyet HTML e-mail-sablonokban küld el azoknak, akiknek meg kell tekinteniük azt anélkül, hogy be kellene jelentkezniük a Salesforce-ba. Például a logóknál vagy a fejléces lábléceknél ezt a mezőt ki kell jelölni.
A Mappa legördülő listából válasszon ki egy mappát. Ha még nem hozta létre a megfelelő mappát, vagy nincs írási és olvasási hozzáférése a megfelelő mappához, először tárolhatja a fájlt a Saját dokumentumok mappában. és később töltse újra a dokumentumot.
A Leírás mezőbe írja be a dokumentum rövid leírását.
A Kulcsszavak mezőbe írja be azokat a kulcsszavakat, amelyek segítenek a végfelhasználóknak megtalálni a dokumentumot. A Salesforce egy Dokumentumok keresése keresőeszközt biztosít a Dokumentumok kezdőlapján, ezért olyan kulcsszavakat kell kiválasztania, amelyeket úgy gondolja, hogy a felhasználók beírnak. Például, ha esettanulmányt ad hozzá, megadhat olyan kulcsszavakat, amelyek tartalmazzák a releváns termékeket, vásárlók nevét, kihívásokra, és így tovább, amelyeket az értékesítési képviselők használhatnak a kereszthivatkozásokhoz.
A Fájl kiválasztása lépés alatt az Adja meg az elérési utat választógomb alapértelmezés szerint be van jelölve, így csak a Tallózás gombra kell kattintania a kívánt fájl kiválasztásához. Megjelenik a Fájl kiválasztása párbeszédpanel.
Válasszon ki egy fájlt a számítógépén lévő mappák közül, majd kattintson a Megnyitás gombra. A párbeszédpanel bezárul, és a dokumentum elérési útja beírásra kerül a Feltöltendő fájl mezőbe.
Amikor a feltöltés befejeződött, a dokumentumrögzítési oldal Mentett módban ismét megjelenik a dokumentumra vonatkozó információkkal és a dokumentum megtekintésére szolgáló hivatkozással.
Dokumentumok használata
Miután létrehozta a dokumentumokat a Salesforce-ban, különféle módokon használhatja azokat az értékesítés során. Kereshet dokumentumokat a Dokumentumok kezdőlapjáról, vagy böngészhet a dokumentummappák között. Használhat egy olyan képet, amelyet a Dokumentumok lapról töltött fel az E-mail sablonokban. Ha Ön rendszergazda, akkor a Salesforce bal felső sarkában lévő logót is testreszabhatja egy feltöltött képpel, amennyiben az legfeljebb 20 KB méretű és 300 képpont széles és 55 képpont magas.
