Kako podijeliti datoteku iz Microsoft Teams u Outlook e-pošti i sastancima?

Evo pitanja od Stephie:

Nedavno sam dobio zadatak da preuzmem održavanje nekoliko Microsoftovih timova od kolege koji je napustio tvrtku. Jedan od izazova s ​​kojim sam se u posljednje vrijeme susreo je kako podijeliti Word, PDF i Excel datoteke pohranjene u Microsoft Teams s internim i vanjskim korisnicima koristeći Outlook 365. Ima li savjeta/najboljih primjera iz prakse koje možete preporučiti?

Hvala na pitanju. U našem odgovoru želimo pružiti jednostavan postupak korak po korak koji možete koristiti kako biste olakšali dijeljenje datoteka putem Outlooka. Ako ste zainteresirani za dijeljenje više datoteka, možda biste željeli pogledati naš vodič za dijeljenje mapa Teams .

Dijeljenje datoteka iz Teams u Outlooku

Kopirajte vezu na datoteku Teams

Najlakši način za dijeljenje pristupa datoteci pohranjenoj u timovima s internim i vanjskim stranama je jednostavno ugraditi vezu na nju u svoju Outlook e-poštu.

• Na svom Windows ili MacOS računalu otvorite Microsoft Teams i idite na svoj kanal.
• Idite na karticu Datoteke i idite do datoteke za koju želite dopustiti pristup.
• Pritisnite kvačicu na lijevoj strani naziva datoteke (1. korak).
• Sada pritisnite izbornik Prikaži radnje (...) s desne strane naziva vaše datoteke. (korak 2)
• Odaberite izbornik Kopiraj vezu (korak 3).

• Sada ćete vidjeti dijaloški okvir koji prikazuje put do vaše datoteke. Datoteka se nalazi u biblioteci sustava SharePoint u kojoj se nalaze datoteke vašeg kanala Teams.
• Sada nastavite i postavite dopuštenja pristupa vašoj datoteci Teams. Na dnu dijaloškog okvira vidjet ćete zadana dopuštenja pristupa datoteci (označena u nastavku).

Postavite dopuštenja za datoteke Teams

• Ako ste zainteresirani, možete izmijeniti dopuštenje pristupa prema vašim potrebama pomoću dijaloškog okvira Postavke veze.
• Timovi omogućuju odabir između različitih opcija dopuštenja za dijeljenje. Imajte na umu da su postavke dijeljenja regulirane vašim pravilima administracije za Teams i stoga vam možda neće biti dostupne.
  1. Dopustite svima s vezom pristup / uređivanje datoteke.
  2. Ljudi u vašoj organizaciji
  3. Osobe koje imaju pristup vašem kanalu (mogu biti interni ili vanjski za vašu organizaciju).
  4. Konkretni ljudi. Morat ćete navesti adrese e-pošte tih osoba.

• Po potrebi označite opciju Dopusti uređivanje.
• Kada završite – pritisnite Primijeni .
• Timovi će sada generirati vezu na vašu datoteku Teams prema dopuštenjima pristupa koja ste upravo postavili.
• Sada pritisnite Kopiraj .

Važna napomena: zadano dopuštenje za dijeljenje obično postavlja vaš IT tim. Možda biste željeli razgovarati s njima ako oni ne odgovaraju vašim poslovnim potrebama.

Dodajte svoju vezu u Outlook e-poštu ili sastanak

• Posljednji korak je otvaranje radne površine Microsoft Outlook ili Office 365 Outlook.
• Izradite novu e-poštu ili zahtjev za sastanak.
• Definirajte primatelje e-pošte i tekst e-pošte/sastanka.
• Zalijepite vezu na svoju datoteku Teams koju ste generirali u prethodnom koraku.
• Pošaljite svoj e-mail ili sastanak.

Napomena: isti postupak možete primijeniti na bilo koji klijent e-pošte treće strane – kao što je GMail.

Dijeljenje veze na datoteke Teams s članovima kanala

Alternativni način za dijeljenje datoteka iz Teams s članovima vašeg kanala (internim ili vanjskim stranama) je putem kartice Postovi.

• Otvorite Teams i idite na svoj kanal.
• Otvorite karticu Postovi da započnete novi razgovor.
• Pritisnite priloženu datoteku i odaberite Pregledaj iz timova i kanala .
• Pregledajte datoteke kanala i odaberite onu koju želite podijeliti.
• Pritisnite Podijeli vezu .
• Veza će biti objavljena na kartici Objave na vašem kanalu.
• Zadržite pokazivač miša u gornjem desnom dijelu svoje objave i pritisnite gumb Prikaži radnje (…).
• Pritisnite Dijeli u Outlooku . Time ćete podijeliti razgovor kao e-poruku iz Outlook 365.

Dijeljenje datoteka u Outlooku ne radi

Dijeljenje datoteka u timovima prilično je jednostavno. Kao što je gore spomenuto, opcijama dijeljenja dopuštenja datoteka upravljaju vaši IT odjeli ili administratori Teams. U slučaju da vanjske strane ne mogu otvoriti ili uređivati ​​vaše datoteke, možda biste trebali saznati dopuštaju li vaše postavke organizacije/kanala Teams vanjskim stranama interakciju s datotekama koje dijelite.