40 savjeta i trikova za Microsoft Teams: od početnika do stručnjaka [Ažurirano u prosincu 2021.].

S više od 250 milijuna aktivnih korisnika mjesečno, Microsoftovi timovi stekli su veliku popularnost tijekom pandemije kao standardni alat za online suradnju za poslovne i potrošače. Velika je vjerojatnost da su vaše radno mjesto, sveučilište ili omiljena dobrotvorna organizacija već usvojili Teams tako da ne želite ostati zaostali. Ovaj prilično opsežan popis savjeta i trikova namijenjen je da vam pomogne da maksimalno iskoristite Teams – već danas.

Dakle, ako još uvijek pokušavate shvatiti osnove ili ste već iskusan korisnik, počnimo s ovim glavnim popisom od 40+ savjeta i trikova kojih bi svaki korisnik Microsoft Teamsa trebao biti svjestan.

Početak rada s Microsoftovim timovima

Ovaj odjeljak sadrži prilično osnovne savjete, ako ste iskusniji korisnik, možda biste željeli preskočiti u odjeljke izvan osnovnih ili stručnih odjeljaka.

1. Promijenite temu za Teams

Jeste li znali da možete promijeniti izgled i dojam Microsoftovih timova?

Jednostavno otvorite postavke Teams, idite na karticu Općenito i odaberite želite li koristiti tradicionalnu bijelu pozadinu ili alternativno primijeniti tamne ili visoke kontrastne načine.

Tamni način rada u timovima

2. Isključite zvuk

Kasnite li ponekad na sastanak i želite se tiho pridružiti ili jednostavno trebate primiti važan poziv od svoje značajne osobe dok ste na sastanku tima?

Isključite zvuk izravno s ploče Kontrola osobnog sastanka

Teams vam omogućuje da isključite mikrofon i iz kontrola sastanka (prikazano gore) i ploče za postavljanje sastanka (prikazano kao stavka 1 u nastavku).

Ključne funkcije na ploči s opcijama za postavljanje sastanka tima

3. Isključite kameru

Na isti način možete uključiti i isključiti svoju video kameru. Možete koristiti ploču za postavljanje sastanka (stavka 2 iznad) da onemogućite kameru; ili jednostavno upotrijebite upravljačku ploču sastanka da ponovno omogućite video.

4. Zamaglite pozadinu videozapisa sastanka

Ako koristite Teams za videosastanke, ovo bi moglo zvučati poznato. Vaš kućni ured je u neredu i morate se pridružiti ovom videopozivu. Dva rješenja za to: prvo, možete koristiti funkciju pozadinskih postavki (stavka 3 iznad) da zamutite pozadinu videozapisa izravno iz postavki sastanka ili kontrola sastanka. Drugo rješenje je mnogo elegantnije: koristite virtualnu pozadinu (proći ćemo kroz proces kasnije).

Ako iz nekog razloga gumb za pozadinu izgleda neaktivan na ploči Postavljanje sastanka; svakako prvo uključite video kameru.

5. Zaustavite eho na sastancima tima

Kada se vi i drugi sudionici sastanka pridružite audio ili video sastanku timova iz iste sobe, čut ćete dosadne odjeke. Možete se jednostavno riješiti jeke pritiskom na gumb za isključenje zvuka na ploči Postavljanje sastanka (prikažite gore kao stavka 4).

6. Snimite svoj sastanak

Jedna važna sposobnost timova koju biste možda željeli koristiti od samog početka je mogućnost snimanja sastanka. Možete pokrenuti snimanje s upravljačke ploče sastanka kao što je prikazano u nastavku. Sama snimka se zatim čuva u Microsoft Stream-u, a snimku možete jednostavno podijeliti kao vezu u razgovoru na kanalu (ili putem e-pošte ako je potrebno).

Snimanje sastanka timova

Nakon što sastanak završi, primit ćete e-poruku s vezom na vašu snimku u Microsoft Streamu.

Ako ste započeli sastanak s kanala, veza na snimku također će biti dostupna kao objava na odgovarajućem kanalu.

Ad hoc snimke sastanaka bit će dostupne na kartici Chat za sam sastanak, zajedno s razmijenjenom datotekom, bilješkama sa sastanka i bijelom pločom ako se koriste.

Također biste mogli razmisliti o dodavanju aplikacije Stream na svoj kanal kako bi kolege članovi mogli lako pristupiti svim sastancima koji se odnose na grupu.

7 . Promijenite ikonu svog tima

Microsoft vam omogućuje da učitate prilagođenu sliku i postavite je kao logotip / avatar vašeg tima. Više pojedinosti možete pronaći u ovom vodiču koji vam pomaže postaviti prilagođenu ikonu .

8. Napravite privatni kanal

Postoje slučajevi u kojima ćete morati surađivati ​​s drugima na zadacima koji zahtijevaju povjerljivost, kao što je priprema proračuna ili izvješća o analizi prodaje. Privatni kanali omogućuju vam da uspostavite platformu za suradnju s odabranim članovima tima. Privatni kanal bit će vidljiv samo onima koji su pozvani i bit će označen malom bravicom na vašem popisu timova.

Stvaranje privatnog kanala je jednostavno: samo pritisnite gumb Više opcija (...) pored svog tima, a zatim pritisnite Dodaj kanal . Zatim definirajte informacije o kanalu kao što je prikazano u nastavku. Na kraju, dodajte članove tima na privatni kanal.

Privatni kanal u Microsoftovim timovima

9. Isključite zvuk obavijesti s bučnih kanala

Čini se da smo ovih dana svi preplavljeni ogromnom količinom dolaznih obavijesti s platformi za suradnju i e-pošte. Često je teško zapravo proizvesti nešto značajno osim beskrajne brbljavosti. Srećom, Teams nam čini relativno jednostavnim kalibriranje priljeva obavijesti i zvukova koje dobivamo. Evo vodiča o tome kako isključiti Teams chat i upozorenja o sastancima .

10. Napustite tim

Ako ne vidite nikakvu korist od toga da ste dio tima, možete lako izaći. Pritisnite gumb Više opcija pored tima koji želite napustiti i odaberite Napusti tim .

11. Koristite Teams na mobilnom uređaju

Ako trebate pristupiti Teamsu kad god ste u pokretu, možete koristiti Teams i na mobilnom uređaju. Microsoft je isporučio prilično dobre Teams aplikacije za Android i iOS. Razgovarajte sa svojim kolegama iz informacijske tehnologije kako biste saznali hoće li vam trebati dodatni softver ili postupak provjere autentičnosti za pristup Teams sadržaju vaše tvrtke na mobilnom uređaju.

12. Instalirajte i deinstalirajte aplikaciju u Teams

Osim osnovne suradnje, Teams vam omogućuje da poboljšate svoj timski rad pomoću Microsoftovih ili aplikacija trećih strana. U sljedećim odjeljcima ovog vodiča vidjet ćete nekoliko upotreba aplikacija u timovima: slike, vrijeme, izvješćivanje, ankete, bilježenje itd.'

Ako ste vlasnik tima, možete jednostavno instalirati i deinstalirati aplikacije koje su vam omogućili administratori informacijske tehnologije.

Proces je prilično jednostavan: locirajte svoj tim, zatim pritisnite gumb Više opcija pored njega, a zatim odaberite zupčanik Upravljanje timom . Zatim na kartici Aplikacije pritisnite gumb Više aplikacija da biste pretražili i instalirali svoju novu aplikaciju. Aplikacije specifične za kanal mogu se dodati kao kartice u kanal

13. Otkažite potvrde o čitanju

Prema zadanim postavkama, svaki put kada pročitate poruku u aplikaciji Chat, Teams postavlja malu ikonu pored poruke. Ovo pomaže pošiljatelju da potvrdi da ste pročitali njegovu poruku. Potvrde o čitanju možete otkazati na kartici Privatnost u postavkama tima.

Onemogućavanje potvrda o čitanju u timovima

14. Korištenje filtara za brzo pronalaženje stvari

Želite li ubrzati pronalaženje određenih aktivnosti u svom feedu, kao i određenih chatova, timova i kanala? Upotrijebite filtar timova (prikazano dolje) ili upotrijebite prečac Ctrl+Shift+F .

Funkcija filtriranja omogućuje brzo pronalaženje relevantnog unosa po imenu; za razgovore također omogućuje brzo pronalaženje prigušenih, skrivenih i nepročitanih unosa s lakoćom.

15. Postavite poruku Odsutan

Isto kao u Outlooku, Teams vam omogućuje da sastavite poruku izvan ureda koja će biti poslana ako vam netko pošalje poruku u Teamsu ili vas spomene u chatu.

Jednostavno pritisnite svoj Teams avatar, pritisnite Postavi statusnu poruku , zatim napišite svoju poruku i odredite razdoblje valjanosti. Pritisnite Gotovo i bit ćete spremni.

Kretanje dalje od osnova

16. Koristite naredbe Teams

Kako steknete malo više iskustva s timovima, možda biste željeli povećati produktivnost korisnika korištenjem naredbi okvira za pretraživanje.

Da biste započeli, jednostavno upišite znak za kosu (/) u okvir za pretraživanje tima i pregledajte popis dostupnih naredbi:

Popis naredbi timova

Popis naredbi je prilično razumljiv, a one koje smatram najkorisnijima su:

• /goto : Za jednostavan pristup timu ili kanalu
• /keys : za pristup popisu prečaca za Teams
• /chat : da brzo započnete razgovor s jednim od svojih kolega

17. Koristite prilagođenu virtualnu pozadinu

Pretpostavljam da ste primijetili kako se ljudi pridružuju videopozivima Teams koristeći gradske ili prirodne krajolike kao pozadinu za svoje videopozive. Gotovo svaku sliku možete koristiti kao prilagođenu pozadinu u timskim pozivima. Slobodno pogledajte naš jednostavan vodič o tome kako postaviti virtualne pozadine za Teams za svoj poziv.

18. Vodite bilješke na sastanku

Teams ima nekoliko načina na koje možete voditi bilješke sa sastanka.

Možete jednostavno dodati OneNote bilježnice pohranjene u OneDriveu ili mrežnom disku i omogućiti članovima vašeg kanala da dijele bilješke i bilješke. Također sam vidio ljude koji koriste karticu Postovi i dodaju svoje bilješke kao poruke za chat. Vidio sam kako drugi prilažu Word datoteke sastanku ili kartici Datoteke kanala. Postoje i aplikacije trećih strana koje možete koristiti.

Međutim, ispravna metoda je korištenje kartice Bilješke koja je automatski omogućena za vaš sastanak.

• Dođite do aplikacije Chat .
• Kliknite na svoj sastanak.
• Idite na karticu Bilješke i pritisnite gumb Vodi bilješke .
• Tamo zabilježite zapisnik sastanka.
• Po potrebi usmjerite sudionike sastanka na svoje bilješke.

19. Pristupite nepročitanoj aktivnosti

Slično Microsoft Outlooku, Teams jasno označava sve nepročitane poruke podebljanim slovima. Štoviše, možete označiti poruke Teamsa kao nepročitane za kasnije praćenje. Ali kako lako pristupiti tim nepročitanim porukama i aktivnostima? Jednostavno upišite naredbu /unread u traku za pretraživanje Teams i neka Teams dohvati samo nepročitane poruke koje možete obraditi.

20. Izbrišite ili sakrijte razgovore u razgovoru

Timovi vam omogućuju brisanje poruka iz niti razgovora. Također vam omogućuje da sakrijete potpune unose chata u vašoj aplikaciji Chats (samo pritisnite gumb ... i zatim odaberite Sakrij ). Timovi trenutačno ne zahtijevaju od krajnjih korisnika da potpuno izbrišu cijele niti iz Povijesti chata.

21. Riješite probleme s vezom Outlook timova

Ako ste i korisnik Microsoft Outlooka i Teams-a, najvjerojatnije zakazujete sastanke Teamsa izravno sa sastanka u Outlook kalendaru pomoću dodatka za Teams.

Ali što ako iz nekog razloga gumb Teams nije dostupan u Outlooku, iako je Teams ispravno instaliran na vašem Windows računalu?

Najvjerojatnije je razlog to što je dodatak Teams onemogućen. Pogledajte naš vodič o tome kako jednostavno uključiti Teams u Microsoft Outlooku .

22. Ugradite Word i Excel datoteke u svoj kanal

Možete jednostavno dijeliti datoteke sa svojim kolegama tako da ih učitate na karticu Datoteke na kanalu. Međutim, možete olakšati pristup datoteci tako da je jednostavno ugradite kao karticu u svoj kanal. Ovo funkcionira ne samo za Excel ili Word, već i za OneNote bilježnice, PowerPoint prezentacije, PDF dokumente i tako dalje.

23. Pregledajte liniju izvješćivanja vašeg kolege

Ako radite u velikim organizacijama, možda ćete morati identificirati liniju organizacijskog izvješćivanja kolege. Budući da je Teams dobro integriran s Azure Active Directory i Exchangeom, možete jednostavno pogledati organizacioni grafikon svojih kolega.

Jednostavno idite u okvir za pretraživanje Teams, upišite prečac /org i ime svog kolege i sve je spremno.

Traženje orgagrama kolege u timovima

Napomena: nećete moći potražiti organizacijski grafikon u timovima za osobe izvan vaše tvrtke.

24. Postavite svoj status (/dnd) , (/brb), (/dostupno)

Želite ručno postaviti svoj status kako bi drugi znali kada vas kontaktirati. To se može učiniti u postavkama Teams, ali kako stječete više iskustva s timovima, počet ćete postavljati svoj status iz okvira za pretraživanje.

Jednostavno upotrijebite /dnd za Ne uznemiravaj ili /brb za Odmah se vraćam i pritisnite Enter . Vaš status će se promijeniti. Samo ne zaboravite resetirati svoj status prema potrebi.

25. Ručno postavljanje vašeg online statusa da uvijek bude dostupan/aktivan

Prema zadanim postavkama, vaša online prisutnost u Teamsu sinkronizirana je s događajima Microsoft Outlook kalendara i odražava stvarni status vašeg operativnog sustava (bilo da se koristi ili neaktivan). Također je automatski postavljeno da ne ometa kada dijelite svoj zaslon ili upućujete poziv. To znači da vam Teams omogućuje da ručno postavite svoj online status vrlo jednostavno i postavite ga na dostupno, zauzeto, odsutan ili izvanmrežno prema potrebi. Evo vodiča za ručno postavljanje statusa dostupnosti za Teams .

26. Pristupite svojim podacima na SharePointu

Podaci vašeg Teams kanala dostupni su kao namjenska biblioteka na Microsoft SharePointu koji je široko korišten portal za dokumente koji se koristi kao infrastruktura za pohranu dokumenata Teams.

Da biste pristupili svojoj SharePoint biblioteci, jednostavno idite na svoj kanal, zatim pritisnite karticu Datoteke i zatim pritisnite Otvori u SharePointu .

27. Dodajte vrijeme Timovima

Slično Outlooku, koji vam omogućuje prikaz vremenskih uvjeta u vašem području, možete koristiti Teams da biste bili u toku s vremenskim prilikama.

Ako aplikacija Vrijeme još nije instalirana na vašem lokalnom Teams klijentu, tada:

• Otvorite Teams, pritisnite gumb Aplikacije na lijevoj strani aplikacije,
• Potražite i dodajte aplikaciju Vrijeme u Teams.
• Zatim u glavnu traku za pretraživanje Teams upišite /weather i relevantnu lokaciju.

Korištenje aplikacije Teams Weather

28. Neka Teams bude vaša zadana aplikacija za chat

Nakon što počnete koristiti Teams, možda ćete ga smatrati prilično boljim od Skypea za tvrtke. Teams možete postaviti kao zadanu aplikaciju za chat za Outlook i druge Office aplikacije. Jednostavno idite na postavke Teams, a zatim na kartici Općenito potvrdite okvir Registriraj timove kao zadanu aplikaciju za chat za Office .

Postavka će stupiti na snagu nakon što se sve otvorene Office aplikacije ponovno pokrenu.

29. Koristite timove u zajedničkom načinu rada

Relativno nova sposobnost timova je dopustiti sastanke u zajedničkom načinu rada . Umjesto prikazivanja prijenosa kamera svih sudionika sastanka u prikazu mreže (galerije), možete ih prikazati jedan pored drugog u virtualnom okruženju (mislite na učionicu, knjižnicu, kino itd.).

Da biste omogućili način rada Zajedno, najprije ćete morati ažurirati Teams (pritisnite svoj avatar, a zatim provjerite ima li ažuriranja). Zatim pritisnite svoj avatar i pritisnite Postavke. U općoj kartici potvrdite okvir Novo iskustvo:

Omogućavanje zajedničkog načina rada

Zatim na ploči sastanka pritisnite gumb ... i odaberite Zajedno način rada .

Imajte na umu da ako radite u velikoj suradnji, možda nećete moći sami ručno ažurirati Microsoft Teams. Možda ćete morati razgovarati o omogućavanju zajedničkog načina rada sa svojim administratorom informacijske tehnologije.

Stručni trikovi

30. Dobijte adresu e-pošte za svoj kanal

Nakon što je kanal stvoren, možete objavljivati ​​nove poruke na kartici Postovi kanala, izravno iz Outlooka. Za to ćete morati locirati adresu e-pošte svog kanala na sljedeći način:

• Pronađite svoj kanal i pritisnite gumb Više opcija pored njega.
• Pritisnite Dobij adresu e-pošte .
• Kopirajte adresu e-pošte i dodajte je kao kontakt u Outlooku
• Sporedne napomene:
  • Vlasnici timova mogu odrediti tko može slati e-poštu na kanal (klikom na gumb Napredne postavke).
  • Možeš

31. Onemogućite pokretanje timova kada pokrenete Windows

Teams je apsolutno odličan, ali može potrošiti značajnu količinu računalnih resursa, uglavnom RAM-a. Ako koristite poslovno računalo, nećete primijetiti utjecaj na performanse vašeg sustava. Uz to, ako pokrećete s jednostavnog tableta, možda ćete htjeti pokrenuti Teams samo kada je to potrebno. Kada je instaliran, Teams je konfiguriran da se automatski pokreće kad god pokrenete svoje računalo. Možete onemogućiti pokretanje timova kada pokrenete računalo i pokrenuti ga samo u slučaju da je to potrebno.

32. Objavite ankete i ankete u timovima

Jedna od najkorisnijih upotreba Timova je pokretanje anketa i anketa. U roku od 10 minuta možete stvoriti prilagođenu anketu koristeći Microsoft Forms ili drugi softver treće strane kao što je Polly i objaviti ih na svom kanalu Teams. Ovaj vodič sadrži sve što vam je potrebno za izradu prilagođenih anketa za Teams .

33. Ugradite izvješće u Teams

Ako vaša organizacija koristi Microsoft BI platformu, možete koristiti Teams kako biste distribuirali svoja izvješća. Možete jednostavno odabrati i prikvačiti Power BI izvješća na karticu kanala kako biste bili sigurni da su im dostupna za vaše rasprave o podacima.

34. Potražite svoj omiljeni citat izravno u timovima

Još jedan super način korištenja Teams-a za traženje portfelja dionica. Evo kako to učiniti:

• Na kartici Aplikacije potražite i dodajte aplikaciju Dionice u Teams.
• Zatim iz okvira za pretraživanje upišite dionice, a zatim relevantne dionice/e kao što je prikazano u nastavku.

• Nakon što je aplikacija Stocks omogućena jednostavno upišite naredbu @Stocks i oznaku u svoju traku za pretraživanje.

35. Tražite slike u timovima

Još jedna malo poznata značajka Teams-a je da je možete koristiti za pretraživanje slika u Bingu. Prije svega, samo naprijed i omogućite aplikaciju Microsoft Images u timovima.

Zatim u svoju traku za pretraživanje samo upišite @Slike + svoj upit za pretraživanje da biste pristupili pretraživanju slika na Bingu.

36. Koristite Teams za upravljanje smjenama zaposlenika

ako upravljate grupom zaposlenika koji rade u smjenama u maloprodaji, pozivnom centru ili čak maloj tvornici, možete koristiti Teams kako biste planirali i dijelili rasporede rada. Aplikacija Shifts koju možete jednostavno dodati u Teams, čini vrlo jednostavnim upravljanje rasporedom smjena, primanje zahtjeva za rasporedom za PTO, liječnički dopust ili godišnji odmor od vaših kolega, pa čak i dopušta im da ulaze i izlaze iz smjena. Tada možete stvoriti izvješća o prisutnosti zaposlenika potrebna. Cool!

37. Dodavanje kalendara

Vizualizacija i upravljanje dijeljenim kalendarom vjerojatno je još jedna velika potencijalna upotreba za Teams. Zasad Teams ne pruža jednostavnu integraciju Outlooka. Uz to, možete dodati karticu Web-mjesto na svoj kanal Teams i pokazati na URL vašeg kalendara grupe Outlook ili Google kalendara. Najvjerojatnije će korisnici morati unijeti svoje korisničke vjerodajnice kako bi pristupili kalendarima.

38. Integrirajte Trello u timove

Mnogi timovi koriste Trello kanban ploče za bezbroj slučajeva suradnje. To bi moglo obuhvatiti tekuće upravljanje zadacima, kao i više strateškog planiranja projekata, proizvoda ili programa. Trello možete jednostavno otvoriti kao aplikaciju u timovima dodavanjem pomoću kartice Aplikacije za pristup relevantnim pločama i karticama. Možete ga dodati i kao karticu treće strane na svom kanalu. Oba će zahtijevati da navedete svoje korisničke vjerodajnice za Trello.

39. Pokrenite Cisco Webex sastanke iz timova

Microsoft i Cisco natječu se u području timske komunikacije i suradnje. Ipak, vaša tvrtka možda koristi oboje. Jeste li znali da možete integrirati Webex u svoj Teams Channel? Postoji Webex aplikacija koju možete jednostavno dodati na karticu Kanal. Članovi tima tada mogu lako pristupiti svojim Webex sastancima i pridružiti se vlastitim Webex sastancima iz Microsoft Teams. Oni također mogu zakazati sastanke Webexa i obavijestiti tim putem kartice Objave.

40. Pristupite analitici za Teams

Kao vlasnik tima, možda biste željeli moći pratiti obrasce korištenja vašeg tima ili kanala. Ako je tako:

• Na traci aplikacija s lijeve strane otvorite karticu Timovi .
• Zatim potražite svoj tim u lijevom bočnom oknu.
• Pritisnite gumb Više postavki pored svog tima i pritisnite kotačić Upravljanje timom .
• Zatim otvorite karticu Analytics.
• Odavde možete pregledati obrasce korištenja svog tima i kanala, metriku angažmana, iskorištenost prostora na disku itd.'.

Nadamo se da ste uživali u postu. Ako je tako, slobodno podijelite s prijateljima i kolegama putem društvenih mreža. Znate li dodatne cool savjete i trikove za Teams? Slobodno ih objavite u komentarima! Puno hvala!