Kuinka luoda tiimejä ja kanavia Microsoft Teamsissa?

Tässä lukijan kysymys:

Toistaiseksi olemme käyttäneet Sharepointia dokumenttikirjastoille ja Skype for Business for Chatille ja puheluille. Nyt näyttää siltä, ​​että työpaikkani täydentää sitä Teamsillä yritysviestintään ja kokousten jakamiseen/yhteistyöhön. Keskeinen kysymys, kuinka aloittaa Teamsin käyttö – tiimien, kanavien ja niin edelleen luominen.

Kiitos kysymyksestäsi. Tämän päivän opetusohjelmassa keskityn Teamsin perusteisiin ja kanavien luomiseen, jotta voit aloittaa Teamsin käytön. Muista käydä läpi koko Teamsiin liittyvän sisällön luettelomme mennäksesi perusasiat pidemmälle.

Määrittele uudet Microsoft Teams

Aloitetaan itse Teams-konseptista, joka on hyödyllinen jakamiseen ja yhteistyöhön laajemman aiheen, kuten projektin, asiakasvuorovaikutuksen ja niin edelleen, ympärillä.

Näin luot tiimisi:

• Avaa Microsoft Teams
• Napsauta vasemmalla puolellasi olevasta sovelluspalkista Teams - kuvaketta.
• Tässä vaiheessa saatat nähdä kaikki asiaankuuluvat tiimit, joihin sinut on lisätty.
• Napsauta Teams-luettelon alaosassa Liity tai Luo tiimi -painiketta

• Seuraavaksi sinulta kysytään, oletko kiinnostunut liittymään tiimiin vai luomaan uutta. Paina Luo joukkue -painiketta.

• Koska sinulla on todennäköisesti ennalta määritetty ryhmä ihmisiä, joiden kanssa työskentelet projektissasi, voit nyt päättää, käytätkö olemassa olevaa ryhmää vai luotko sellaisen alusta. Yksinkertaisuuden vuoksi luomme uuden tiimin.

• Seuraavaksi määrittelemme, onko tämä yksityinen vai julkinen tiimi. Tämä on tärkeä asetus, koska se määrittää, kenellä on pääsy tiimitiedostoihin, chat-keskusteluihin jne. Julkiset tiimit ovat kaikkien organisaation ihmisten käytettävissä, kun taas yksityiset tiimit tarvitsevat luvan liittyäkseen.
• Huomautus: Asennuksestasi riippuen sinulla saattaa olla mahdollisuus luoda organisaation laajuisia ryhmiä.

• Kaksoisnapsauta Yksityinen luodaksesi yksityisen tiimin.
• Seuraava Anna tiimin nimi: meidän tapauksessamme Oma tiimi ja lyhyt kuvaus.

• Paina Luo .
• Seuraavaksi voimme lisätä ihmisiä juuri luotuun tiimiin tai jättää sen myöhempään (napsauttamalla Ohita - painiketta).
• Uusi joukkue muodostetaan alla olevan kuvan mukaisesti.

• Napsauta Lisää ihmisiä kutsuaksesi ihmisiä liittymään tiimiisi tarpeen mukaan.

Käynnistä Microsoft Teams -kanava

Oletuksena, kun määrität uuden tiimin, luodaan uusi kanava nimeltä Yleiset. Mutta entä jos haluat määritellä lisää työalueita projektisi alaryhmille, sanovat markkinointitiimi. Katsotaanpa kuinka hyödyntää kanavia tähän tarkoitukseen.

Kanavan luominen tiimissä

Määrittelemme markkinointitiimille uuden kanavan:

• Siirry Teams-välilehdellä asiaankuuluvaan tiimiin.
• Napsauta Lisää vaihtoehtoja (…) -kuvaketta.
• Valitse Lisää kanava .
• Anna merkityksellinen nimi ja kuvaus.

• Määritä nyt tietosuojataso (standardi – kaikille tiimin jäsenille tai yksityinen – valituille tiimin jäsenille, jotka omistaja on nimittänyt).
• Siirry nyt eteenpäin ja paina Lisää .
• Uusi markkinointikanavasi luodaan alla olevan kuvan mukaisesti:

Kuten näet, uusi kanava julkaistaan ​​erityisillä välilehdillä viestien ja tiedostojen yhteiskäyttöä varten. Seuraava askel on lisätä asiaankuuluvat tiedostot ja sovellukset, kuten dokumenttikirjasto, Word, PDF-lukija, Power BI raporttien jakamista varten sekä kolmannen osapuolen sovellukset välilehdiksi äskettäin luodulle kanavallesi.

Huomautuksia:

• Organisaatiosi on saattanut rajoittaa uusien tiimien ja kanavien määritelmiä. Jos näin on, tee ystävällisesti yhteistyötä asianomaisten omistajien kanssa tiimisi yhteistyörakenteen luomiseksi.

Nauti Teamsista ja kysy vapaasti kaikki asiaankuuluvat kysymykset.