Kuinka jakaa PowerPoint-esityksiä Microsoft Teamsissa?

Tässä Wendyn kysymys:

Hei ihmiset, työskentelen konsulttina IT-ohjelmistoyrityksessä. Tähän asti käytetty Webex ja nyt siirrytty Microsoft Teamsiin. Ymmärrän, että Microsoft Teams for Windowsissa on useita tekniikoita pptx-diojen jakamiseen. Erityisesti olen kiinnostunut jakamaan esitykseni näyttämättä esittelijän muistiinpanoja osallistujille (haluan silti nähdä muistiinpanot). Yksi lisävaatimus on pystyä katsomaan osallistujaluetteloa ja videosyötettä niiltä, jotka muodostavat yhteyden kameroillaan. Kaikki vinkit ovat tervetulleita.

Kiitos kysymyksestä. On useita tapoja näyttää diojasi Teams-kokouksessa. Keskitymme yleisimpiin.

1. Teamsin kautta jaetun PowerPoint-dianäkymän käyttäminen.
2. PowerPoint Presenter View -näkymän ja kahden näytön käyttäminen.
3. Microsoft Teamsin PowerPoint Live -jakamisen käyttäminen.

Huomautus: kehitimme tämän vastauksen Windowsilla, mutta tämä toimii lähes täydellisesti PowerPointissa ja Teams for macOS:ssä.

1. Jaa PowerPoint-dianäkymä

Tämä on luultavasti yksinkertaisin ja selkein vaihtoehto diojen jakamiseen.

• Avaa ensin PowerPoint ja lataa esitys.
• Aloita sitten Teams-kokous tai muodosta yhteys siihen kalenteristasi tai aloita uusi tiimikokous.
• Aloita työpöydän jakaminen Teamsin jakamisalustalla.

• Valitse sitten Screenshare (Desktop/Window) -vaihtoehto.

• Valitse, haluatko jakaa jonkin näytöistäsi tai vastaavan PowerPoint-esitysikkunan sisällön.
• Paina Jaa.
• Takaisin PowerPointiin, siirry diaesitysnäkymään napsauttamalla F5. Tämä mahdollistaa PowerPoint-esityksen jakamisen koko näytön tilassa.

Yhteenveto: Huomaa, että vaikka tämä menetelmä on melko yksinkertainen, siinä on puutteita. Ellei sinulla ole kahta näyttöä, et voi käyttää muistiinpanojasi. Et voi myöskään tarkastella Teamsin kokouksen säätimiä esityksen aikana, joten voit näyttää osallistujaluettelon tai käyttää kokouksen chattia esityksen aikana.

2. Esittele diasi Esittäjänäkymässä

Jos sinulla on kaksi näyttöä, voit käyttää PowerPoint-esittäjänäkymää.

• Avaa PowerPoint ja lataa esitysdiasi.
• Valitse PowerPoint-nauhasta Diaesitys.
• Valitse sitten Monitor-osiossa Käytä esittelijänäkymää.
• Paina sitten F5 (tai valitse Diaesitys ja sitten Alusta).
• Siirry nyt Teams-kokoukseen Teamsista tai Outlook-kalenterista.
• Valitse Teams Meeting -ohjaimista jakamisalustalta Näytön jakaminen ja valitse sitten näyttö, joka näyttää diasi koko näytössä.
• Paina Jaa ja esittele diasi.

Yhteenveto: Tämä on tehokkaampi menetelmä, jonka avulla voit nähdä muistiinpanosi esityksen aikana, mutta se vaatii useamman kuin yhden näytön. Se ei myöskään salli sinun käyttää Teamsin käyttöliittymää ja tarkastella osallistujaluetteloa jne.

3. PowerPoint Liven käyttäminen esittelyyn Teamsissa

Voit nyt käyttää PowerPointin live-ominaisuutta parantaaksesi esitystäsi Teamsissa.

• Lataa ensin esityksesi Teams-kanavalle tai OneDriveen.
• Siirry sitten Teams-kokoukseen Outlookista tai Teams-kalenterista.
• Valitse seuraavaksi kokousohjaimesta PowerPoint-esitys, jonka haluat jakaa.

• Jos näet esityksesi luettelossa, voit käyttää Selaa-painiketta joko lähettääksesi esityksen Teamsiin tai valitaksesi yhden OneDrivesta.
• Kun esitys on valittu, näet Teams Live PowerPoint -näkymän.

• Teamsin esittäjänäkymässä voit käyttää muistiinpanojasi. Kokouksen osallistujat näkevät koko näytön näkymän. Huomaa, että sekä sinä että osallistujat voitte liikkua diojen välillä edestakaisin tarpeen mukaan.
• Voit käyttää Teams-kokouksen ohjaimia tarkastellaksesi tiimikeskusteluja ja osallistujaluetteloa.

Yhteenveto: Erittäin siisti vaihtoehto esiintyjille. Suurin haittapuoli on se, että jotkin ominaisuudet ja animaatiot eivät ehkä toimi täysin PowerPointissa livenä.