Kuinka luoda ja aloittaa Teams-kokouksia?

Tässä on kysymys, jonka sain muutama päivä sitten:

Microsoft Teams otettiin juuri käyttöön organisaatiossamme, ja ihmiset näyttävät vielä tottuvan siihen. Kuinka minun tulisi ajoittaa kokoukseni Teamsissa? Voitko tarjota parhaita käytäntöjä Teams-kokousten linkkien luomiseen ja jakamiseen?

Teams-kokousten ajoitus

Yksinkertaisuuden vuoksi keskitymme kahteen eri tapaa aloittaa tapaamiset Teamsissa: sisäänrakennetusta Meetings - sovelluksesta, joka sopii todennäköisesti paremmin pienemmille ryhmille, ja Microsoft Outlook -sovelluksesta (Windows tai macOS).

Teams-kokousten luominen Outlookissa

Suurten organisaatioiden yrityskäyttäjät voivat käyttää Microsoft Teams for Outlook -laajennusta tapaamisten ajoittamiseen. Voit tehdä sen seuraavasti:

• Avaa Microsoft Outlook.
• Siirry Kalenteri - välilehteen.
• Paina nauhasta J oin Teams Meeting -painiketta . Vaihtoehtoisesti paina Uusi kohde >> Teams Meeting .

• Anna sitten kokouksen otsikko ja kutsu tarvittavat tiimin jäsenet.
• Jokainen kutsuttu henkilö saa Outlook-pyynnön, jonka avulla he voivat helposti päästä ääni- tai videokokoukseen alla olevan linkin kautta.

• Kokouskeskustelu sekä tiedostot, muistiinpanot ja kokoustaulu (jos sellainen on käytetty) ovat saatavilla Teams Chat -sovelluksessasi.
• Huomaa, että jos osallistujilla ei ole asennettuna Microsoft Teamsia, heidän on ladattava joko työpöytä- tai verkkoversio, jotta he voivat liittyä.

Kokousten järjestäminen suoraan Teamsissa

Jos sinulla ei ole Outlook-integraatiota saatavilla, voit silti käyttää Microsoft Teamsin Meetings-sovellusta (joko työpöydällä, webissä, Androidissa tai iOS:ssä) kokousten ajoittamiseen.

• Valitse sovelluspalkista Kokoukset.
• Valitse, haluatko aloittaa kokouksesi nyt vai määrittää tulevan tapaamisen tai kokouksen.
• Ajoitettuja kokouksia varten lisää otsikko/kuvaus ja aseta tapaamisen alkamisaika ja kesto.

• Napsauta sitten Aikataulu.
• Lähetä sitten kokouskutsu Outlookin tai Google-kalenterin kautta (joka näyttää kokouksesi kalenterissasi) tai kopioi kokouskutsu ja lähetä se sähköpostitse osallistujille (tämä ei sisällä kalenterin integrointia).
• Jos mahdollista, älä unohda määrittää kokousasetukset tarpeen mukaan (kuten kokouksen asettelu, alapaneelin toiminta ja niin edelleen).

Nauti Teamsista ja kerro meille, jos sinulla on kysyttävää.