Kuinka jakaa tiedosto Microsoft Teamsista Outlook-sähköposteissa ja kokouksissa?

Tässä kysymys Stephieltä:

Minulle annettiin äskettäin tehtäväksi ottaa useiden Microsoft Teamsin ylläpito hoidettavakseen kollegalta, joka jätti yrityksen. Eräs viime aikoina kohtaamani haaste on Microsoft Teamsiin tallennettujen Word-, PDF- ja Excel-tiedostojen jakaminen sisäisten ja ulkoisten käyttäjien kanssa Outlook 365:n avulla. Onko sinulla vinkkejä / parhaita käytäntöjä, joita voit suositella?

Kiitos kysymyksestäsi. Vastauksessamme haluaisimme tarjota yksinkertaisen vaiheittaisen prosessin, jonka avulla voit helpottaa tiedostojen jakamista Outlookin kautta. Jos haluat jakaa useamman kuin yhden tiedoston, sinun kannattaa tutustua Teams-kansioiden jakamisoppaaseemme .

Tiedostojen jakaminen Teamsista Outlookissa

Kopioi Teams-tiedoston linkki

Helpoin tapa jakaa pääsy Teamsiin tallennettuun tiedostoon sisäisten ja ulkoisten osapuolten kanssa on yksinkertaisesti upottaa linkki siihen Outlook-sähköpostiisi.

• Avaa Microsoft Teams Windows- tai MacOS-tietokoneellasi ja siirry kanavallesi.
• Siirry Tiedostot - välilehteen ja siirry tiedostoon, jota haluat sallia.
• Paina tiedoston nimen vasemmalla puolella olevaa valintamerkkiä (vaihe 1).
• Napsauta nyt Näytä toiminnot -valikkoa (…) tiedostonimesi oikealla puolella. (vaihe 2)
• Valitse Kopioi linkki -valikko (vaihe 3).

• Näet nyt valintaikkunan, joka näyttää polun tiedostoosi. Tiedosto sijaitsee SharePoint-kirjastossa , joka isännöi Teams-kanavatiedostoja.
• Mene eteenpäin ja määritä Teams-tiedostosi käyttöoikeudet. Valintaikkunan alareunassa näet tiedoston oletuskäyttöoikeudet (merkitty alla).

Aseta Teams-tiedostojen käyttöoikeudet

• Jos olet kiinnostunut, voit muokata käyttöoikeuksia tarpeidesi mukaan käyttämällä Linkkiasetukset-valintaikkunaa.
• Teams antaa mahdollisuuden valita eri jakamislupavaihtoehdoista. Huomaa, että jakamisasetuksia säätelee Teams-hallintakäytäntösi, joten ne eivät välttämättä ole käytettävissäsi.
  1. Salli kenen tahansa, jolla on linkki, käyttää / muokata tiedostoa.
  2. Ihmiset organisaatiossasi
  3. Ihmiset, joilla on pääsy kanavallesi (he voivat olla organisaatiosi sisäisiä tai ulkoisia).
  4. Tietyt ihmiset. Sinun on annettava näiden henkilöiden sähköpostiosoitteet.

• Valitse Salli muokkaus tarvittaessa.
• Kun olet valmis – paina Käytä .
• Teams luo nyt linkin Teams-tiedostoosi juuri määrittämiesi käyttöoikeuksien mukaisesti.
• Paina nyt Kopioi .

Tärkeä huomautus: oletusarvoiset jakamisoikeudet määrittää yleensä IT-tiimisi. Haluat ehkä keskustella heidän kanssaan, jos ne eivät sovi yrityksesi tarpeisiin.

Lisää linkkisi Outlook-sähköpostiin tai kokoukseen

• Viimeinen vaihe on avata Microsoft Outlook -työpöytä tai Office 365 Outlook.
• Luo uusi sähköposti tai kokouspyyntö.
• Määritä sähköpostisi vastaanottajat ja sähköpostin/kokouksen teksti.
• Liitä linkki Teams-tiedostoosi, jonka loit edellisessä vaiheessa.
• Lähetä sähköpostisi tai kokous.

Huomautus: voit soveltaa samaa prosessia minkä tahansa kolmannen osapuolen sähköpostiohjelman, kuten Gmailin, kanssa.

Linkin jakaminen Teams-tiedostoihin kanavan jäsenten kanssa

Vaihtoehtoinen tapa jakaa tiedostoja Teamsista kanavasi jäsenten (sisäisten tai ulkoisten osapuolten) kanssa on Viestit-välilehti.

• Avaa Teams ja siirry kanavallesi.
• Aloita uusi keskustelu avaamalla Viestit -välilehti.
• Napsauta liitetiedostoa ja valitse Selaa tiimeistä ja kanavista .
• Selaa kanavatiedostojasi ja valitse se, jonka haluat jakaa.
• Napsauta Jaa linkki .
• Linkki julkaistaan ​​Kanavan viestit -välilehdessä.
• Vie hiiri viestisi oikeaan yläkulmaan ja paina Näytä toiminnot -painiketta (…).
• Napsauta Jaa Outlookiin . Tämä jakaa keskustelun sähköpostina Outlook 365:stä.

Tiedostojen jakaminen Outlookiin ei toimi

Tiedostojen jakaminen Teamsissa on melko yksinkertaista. Kuten edellä mainittiin, tiedostojen käyttöoikeuksien jakamisvaihtoehtoja hallitsevat IT-osastosi tai Teams-järjestelmänvalvojat. Jos ulkoiset osapuolet eivät pysty avaamaan tai muokkaamaan tiedostojasi, sinun kannattaa selvittää, sallivatko Teams-organisaatiosi/kanava-asetuksesi ulkopuolisten osapuolten olla vuorovaikutuksessa jakamiesi tiedostojen kanssa.