Kuinka jakaa kansio Microsoft Teams -kanavalla?

Tämä on Elenan kysymys:

Työskentelen projektipäällikkönä rakennusliikkeessä, ja minun tehtäväni on ylläpitää jaettua menettelykansiota. Haasteena on, kuinka saada muut, jotka eivät välttämättä työskentele yrityksemme palveluksessa, pääsevät käsiksi sen sisältöön. Toistaiseksi en ole pystynyt jakamaan asiakirjakansiota ulkoisten käyttäjien ja tiimimme jäsenten kanssa. Ainoa ratkaisu, jonka saimme, oli OneDrive-kansion käyttö. Onko sinulla muita ideoita, kuinka saada muut käyttämään Jaetut asiakirjat -kansiota ja silti se olisi helposti käytettävissä Microsoft Teamsissa?

Kiitos kysymyksestäsi. Alla laajennamme kolmea menetelmää, joita voit mahdollisesti käyttää tiedostojesi jakamisen helpottamiseksi tiimin kanssa. Viesti on kirjoitettu Windows 10:llä, mutta suurimmaksi osaksi se soveltuu täysin Windows 11:lle ja macOS:lle.

Kansioiden jakaminen Microsoft Teamsissa

Käytä SharePoint-asiakirjakirjastoja

Nykyään ei ole olemassa yksinkertaista Teams-ominaisuutta, joka mahdollistaisi kansion jakamisen kanavasi kansiorakenteessa . Kun lähetät tiedoston tai kansion Teamsiin, tiedostosi tallennetaan SharePoint-kirjastoon, jonka avulla voit helposti jakaa kansiosi.

• Aloita kirjautumalla sisään Microsoft Teams -työpöydällesi (Windows tai macOS) tai verkkoversioihin.
• Etsi sopiva kanava.
• Napsauta Tiedostot ja siirry kanavasi kansiorakenteeseen, kunnes näet kansion, jonka haluat jakaa sisäisten tai ulkoisten liikekumppaneiden kanssa.
• Napsauta Avaa SharePointissa -painiketta alla olevan kuvan mukaisesti.

• Liitetty SharePoint-asiakirjakirjasto avautuu.
• Napsauta Näytä toiminnot -valikkoa ja napsauta sitten Jaa.

• Lähetä linkki -valintaikkuna avautuu.
• Käytä Vastaanottaja-kenttään niiden ihmisten nimet ja sähköpostiosoitteet, joiden kanssa haluat jakaa kansiosi.

• Kun olet valmis, paina Lähetä.

Jaa kansio OneDriven avulla

Toinen yksinkertainen tapa jakaa tiedostoja ja kansioita on OneDriven käyttö.

• Avaa SharePoint-dokumenttikirjasto Teams-kanavasta yllä olevan kuvan mukaisesti.
• Napsauta Näytä toiminnot -valikkoa ja valitse Lisää pikakuvake OneDrivessa.
• Jaa linkki OneDrivesta yllä olevan osan osoittamalla tavalla.

Teamsin kansion käyttö DropBoxin, Google Driven tai muun pilviaseman kautta

Voit jakaa ulkoisten kumppanien kanssa, jotka eivät käytä OneDrivea, käyttämällä Lisää ulkoinen pilvitallennustila -vaihtoehtoa.

• Siirry Teams-kanavaltasi kansioon.
• Napsauta Lisää pilvitallennustilaa.

• Valitse suosikki pilvitallennustilasi, tässä tapauksessa Dropbox.
• Anna kirjautumistunnuksesi ja salasanasi.
• Lataa kansio ja anna tarvittavat osapuolet kolmannen osapuolen tallennustilaan.

Salli vieraiden pääsy Teams-kanavalle

Viimeinen tapa, jota käsittelemme, on jakaminen ulkopuolisille osapuolille suoraan Teams-kanavaltasi. Tätä varten sinun on ensin lisättävä ulkopuoliset käyttäjät vierailijoiksi asianmukaisiin tiimeihisi ja yksityisiin kanaviin tarpeen mukaan.

Lähetä kansio Teams-chatin kautta

Täydellisyyden vuoksi halusimme mainita myös mahdollisuuden lähettää linkki tiettyyn kansioon Teamsin chatin ja Outlookin kautta.

• Avaa Teams-kanavallasi Tiedostot-välilehti.
• Etsi kansio, paina Näytä toiminnot -painiketta ja napsauta Kopioi linkki.

• Paina Kopioi-painiketta ja sulje valintaikkuna,
• Siirry Channel Chat -välilehdelle.
• Liitä linkki tarvittaessa kanavasi chat-keskusteluun.
• Jos haluat jakaa kansioon johtavan linkin tiettyjen ihmisten kanssa 1:1-chatissa, käytä Chat-sovellusta

Jaa kansio Outlookissa

Voit lähettää Teams-kansiomme Outlookin kautta hankkimalla linkin edellisessä osiossa esitetyllä tavalla. Liitä seuraavaksi linkki Teams-kansioosi Outlook-sähköpostiin ja lähetä se vastaanottajille. Huomaa, että sekä sisäiset että ulkoiset käyttäjät tarvitsevat lukuoikeudet Teams-kanavalle päästäkseen sisältöön.

Lisäoppimista

• Teams-tiedostojen ja kansioiden jakaminen kokouskutsuissa .
• Kuinka käyttää Microsoft Teams -kansioita Windowsin Resurssienhallinnassa?
• Missä on Microsoft Teamsin tallennuskansion sijainti?