Kuidas saata korduvaid automaatvastuse sõnumeid rakenduses Outlook 2019 / 365/ 2016, kui olete kontorist väljas?

Viimati värskendatud: oktoober 2019

Kohaldatavus: Office 365 / 2019, 2016, 2013. Windows ja macOS.

Dorothylt saime järgmise küsimuse:

Tere! Töötan reisikorraldajana ja minu kättesaadavus on minu klientide jaoks ülimalt oluline. Aeg-ajalt olen puhkuse tõttu kontorist eemal ja tahan tagada, et mu kliendid oleksid sellest teadlikud ja asjad ei kukuks läbi. Varem töötasin ühes ettevõttes ja mäletan, et seal oli nipp kontorist väljas automaatvastaja seadistamiseks. Töötan nüüd kodus ja kasutan Outlook.com-i ja Gmaili rakenduses Microsoft Outlook 2019. Kas on võimalik seadistada kontorist väljas reeglit, et teavitada teisi oma eemalolekust?

Täname hea küsimuse eest ja edu uuel ettevõttel.

Reeglite abil saate hõlpsasti määratleda automaatvastustekstid, kui olete kontorist väljas. Selles õpetuses selgitame, kuidas seda teha Windowsis ja seejärel macOS-is. Lugejad saavad seda praktikas rakendada, et Outlook vastaks automaatselt, kui nad on puhkusel või mõnel muul puhkusel ära.

Täielikkuse huvides oleme lisanud lühikese jaotise Outlooki Exchange'i kasutamise kohta OOTO-vastuste saatmiseks.

Automaatvastuste seadistamine Windowsis

Reeglite kasutamine

Kui kasutate Outlookis Gmaili või Hotmaili/Outlook.com-i, peate automaatvastaja seadistamiseks kasutama reegleid.

Palun toimige järgmiselt.

• Avage Outlook.
• Kõigepealt määrake Outlooki sõnumimall, mis saadetakse puudumisel. See postitus sisaldab kogu teavet, mida vajate oma malli seadistamiseks.
• Järgmisena klõpsake vahekaardil E-post nuppu Reeglid.
• Valige Halda reegleid ja hoiatusi.
• Avaneb reeglite viisard.
• Vajutage nuppu Uus reegel…
• Seejärel valige Rakenda reeglid saabuvatele meilidele .

• Klõpsake nuppu Edasi.
• Täpsustage, kas soovite, et see kontorist väljas olemise reegel rakenduks konkreetsetele meilidele.
• Kui soovite, et reegel rakenduks kõigile sissetulevatele kirjadele, klõpsake nuppu Edasi.
• Nüüd kontrollige valikut Vasta konkreetse mallireegli abil.
• Alumisel paanil klõpsake konkreetse malli linki.

• Sirvige oma arvutis meilimalli, mille määrasite selle õpetuse esimeses etapis.
• Märkus. Mallid salvestatakse sageli failidena.

• Kui olete malli leidnud, tõstke see esile ja klõpsake nuppu Ava.
• Klõpsake nuppu Edasi.
• Vajadusel määrake oma reeglist erandid.
• Klõpsake nuppu Edasi.
• Andke oma reeglile tähendusrikas nimi, nagu allpool näidatud

• Kui olete lõpetanud, klõpsake nuppu Lõpeta.

Reeglite deaktiveerimine

Märkus. Pidage meeles, et puhkuselt või puhkuselt naastes peate oma reeglid desaktiveerima; vastasel juhul jätkatakse teie automaatsete meilide saatmist.

Kui soovite oma vastused keelata, toimige järgmiselt.

• Avage Outlook
• Klõpsake nuppu Reeglid
• Klõpsake nuppu Halda reegleid ja hoiatusi
• Tühjendage kõik reeglid, mille soovite deaktiveerida.

• Kui olete lõpetanud, klõpsake nuppu Rakenda.

Exchange'i kasutamine

Kui teie ettevõte kasutab Exchange Serverit, on konfiguratsiooniprotsess väga lihtne:

• Avage Outlook.
• Klõpsake nuppu Fail.
• Nüüd vajutage nuppu Automaatvastused (pidage meeles, et nende seadistamiseks peate olema Exchange'iga ühendatud).
• Nüüd määrake oma automaatne vastus saatjatele väljaspool teie organisatsiooni.
• Kui olete lõpetanud, vajutage nuppu OK.

Kontorist väljas vastused MAC-is

Kui kasutate MacOS-i, on protsess üsna lihtne. Siin on juhised:

1. Avage Outlook for macOS
2. Liikuge ülemisel ribal jaotisesse Tööriistad ja valige Reeglid.
3. Avaneb reeglite dialoog.
4. Kui kasutate Gmaili või Outlook.com/Hotmaili, tõstke vasakus servas esile IMAP .
5. Vajutage dialoogi allosas olevat + märki.
6. Määrake oma reegli nimi:

1. Jaotises Tee järgmist valige Vasta ja seejärel klõpsake nuppu Vasta tekst… .
2. Nüüd jätkake ja määrake oma kontorist väljas vastuse tekst, nagu allpool näidatud

1. Kui olete lõpetanud, vajutage nuppu OK .
2. Märkige ruudud " Ära rakenda " ja " Lubatud " ja klõpsake nuppu OK . Kui olete puhkuselt tagasi jõudnud, jätke reegli desaktiveerimiseks märkeruut Lubatud.
3. Reeglite dialoog näeb välja järgmine. Outlook vastab automaatselt igale sissetulevale meilile.

Veel lugejate küsimusi

Mitu automaatvastust ühe postkasti kohta

Meilt küsiti, kas saate vastavalt sõnumi saatjale määrata erinevaid automaatvastajaid. See on võimalik, kuna Outlook Rules Wizrd võimaldab teil oma meilisõnumeid mitme parameetriga muuta.

• inimeste poolt,
• olenemata sellest, kas olete TO-s või CC-s,
• kas olete ainuke saaja
• Kas konkreetsed sõnad kuvatakse teemas või kehas
• Meili tähtsuse järgi

Mitme vastuse kasutamiseks pole vaja muud teha, kui luua erinevad reeglid ja seejärel määrata igaühele erinevad Outlooki vastusemallid.

Kuidas ma tean, kas mu automaatvastused saadeti?

Hea küsimus, teie vastused kuvatakse kirjetena Outlooki saadetud üksuste kaustas

Kas see töötab, kui mu arvuti on välja lülitatud?

See on väga oluline küsimus – vastus on, et Outlookis määratletavad reeglid on ainult kliendi jaoks, mis tähendab, et need töötavad ainult siis, kui Outlook töötab. See ei kehti juhul, kui kasutate Outlook on Exchange'is automaatvastuseid.

Kas ma saan selle asemel seadistada automaatse edasisaatmise?

PTO-l/puhkusel/puhkusel või reisil olles võite oma meilid automaatselt teistele inimestele edastada, et nad saaksid vastata. Reegliviisardi abil saate määratleda selle käsitlemiseks konkreetse reegli .

Kas ma saan oma automaatvastussõnumile pildi lisada?

Windowsis saate oma vastustele lisada rikastekstiteavet, olgu need siis lingid, pildid ja isegi animeeritud gifid. Samuti saate lisada oma allkirja kõikidele väljaminevatele meilidele.

Lisaküsimuste korral andke meile julgelt teada. Loodetavasti aitab!