Kuidas kirjutada kasulikke makrosid Outlook 2016 ja 2019 sõnumitesse?

Microsoft Office'is kasutame Visual Basic for Applications (VBA) kohandatud programmide loomiseks, mis täiustavad Office'i põhifunktsioone ja aitavad säästa aega, automatiseerides korduvaid toiminguid. Me nimetame neid väikeseid VBA programme makrodeks .

Selle õpetusega soovisime pakkuda Outlooki jaoks veebi kõige täielikumat makroarendusressurssi. Keskendume algajatele mõeldud Outlook VBA põhitõdede uurimisele, õpime makrosid kirjutama ja seejärel uurime mõnda täpsemat kasulikku makroideed. Saadud tagasiside põhjal peaksite pärast selle õpetuse läbimist suutma Outlooki jaoks välja töötada ja käivitada lihtsaid VBA-makrosid.

• Kõigepealt põhitõed: õpime, kuidas sisestada ja salvestada lihtsat kohandatud VBA makro aktiivsesse Outlooki seansi.
• Seejärel seadistame oma arvutis makro arenduskeskkonna.
• Vaatame läbi Outlook VBA kõige elementaarsemad näited. See aitab teil mõista makrode arendamise põhitõdesid ja võimaldab teil kirjutada lihtsaid makrosid.
• Järgmisena määrame kiirjuurdepääsu tööriistaribal oma makro jaoks otseteeikooni. See võimaldab meil makrot hõlpsalt käivitada.
• Lõpetuseks lubame Outlooki makrod ja käsitleme nende turvasätteid, et tagada koodi tegelik käitamine, kui seda meie arvutites küsitakse.

Kas ma saan Outlooki makro salvestada?

Erinevalt teistest Office'i rakendustest ei paku Outlook lihtsat makrosalvestit kasutaja toimingute jäädvustamiseks ja vajaliku VBA-koodi automaatseks genereerimiseks taustal. Seega, kui tahame Outlookile oma kohandatud funktsioone lisada, peame õppima kirjutama lihtsaid VBA-programme ja lisama need oma Outlooki seansi.

Märkus. Kui soovite teada, kuidas Office'i makrosalvesti tegelikult töötab, soovitaksin tutvuda MS Wordi makrode ja Exceli VBA makrode õpetustega .

VBA makrode kirjutamine Outlookis

1. Kõigepealt avage Microsoft Outlook.
2. Nüüd jätkake ja vajutage klahvi Alt + F11 .
3. Avatakse VBA arendaja integreeritud arenduskeskkond (IDE).
4. Laiendage projektipuud kuni ThisOutlookSessioni sõlmeni .
5. Paremklõpsake ThisOutlookSession ja seejärel klõpsake nuppu Lisa .
6. Nüüd sisestate Visual Basicu mooduli. Selle saavutamiseks minge edasi ja valige Moodul .
7. Kleepige oma VBA kood mooduli aknasse.
8. Klõpsake nuppu Fail ja seejärel valige Salvesta .
9. Jätkake ja sulgege arendaja keskkond. See viib teid tagasi Outlooki kasutajaliidese juurde.

Märkus. VBA-ga alustamiseks lugege mõnda lihtsat koodinäidet. Ärge kunagi kopeerige VBA koodi tundmatutest ressurssidest.

Kuidas seadistada Outlookis arendaja vahekaarti?

Kui arendate sageli Outlooki makrosid, võiksite seadistada oma Office'i arenduskeskkonna. Kõlab uhkelt, kas pole? Tegelikult on see üsna lihtne protseduur. Üksikasjade saamiseks lugege edasi:

1. Avage Outlook , paremklõpsake lindi ülemisel alal ja valige Kohanda linti .

1. Kontrollige kirjet Arendaja ja klõpsake nuppu OK .

1. Nüüd leiate lindilt menüü Arendaja.

Kasulikud Outlooki VBA näited

Looge meilisõnum

See lihtne väljavõte loob programmiliselt uue meiliüksuse.

Skript algab Outlooki meiliüksuse loomisega, seejärel määrab see väljad aadressile, teema, põhiteksti ja koopia. Lõpuks kuvab see sõnumi Outlookis, et saaksite selle käsitsi üle vaadata ja saata.

Public Sub CreateMail() Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "[email protected]" .Subject = "Insert your message subject here" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "[email protected]" End With MyEmail.Display End Sub

Täpsem märkus. VBA-ga uute meilide määratlemisel saate kasutada Outlooki eelmääratletud malle. Selleks peate kasutama meetodit CreateItemFromTemplate ja määrama oma Outlooki mallifaili asukoha (*. sageli ).

Saatke meil programmiliselt

Kui soovite, et Outlook saadaks äsja loodud meili automaatselt välja, saate ülaltoodud koodile lisada järgmise rea. Kleepige järgmine rida eelmise väljalõike lause End Sub ette.

MyEmail.Send

Faili lisamine meilile

Paljudel juhtudel soovite automatiseerida e-kirja saatmist, millele on lisatud fail. See võib olla Wordi dokument, Exceli tabel, Powerpointi esitlus, PDF-dokumendid jne. Kui soovite saata meili koos manustega programmiliselt, kasutage seda koodi:

#VBA Code Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Define your attachment folder path and file name - modify this part as needed Dim AttachFolder, AttachFile As String AttachFolder = "C:\" AttachFile = "test.txt" 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "recipient@my_server.com; mysecondrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your message subject" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "cc@my_server.com" .Attachments.Add AttachFolder & AttachFile End With MyEmail.Display End Sub

Märkused:

• Veenduge, et määraksite koodilõigul õige tee ja manusefaili nime.
• Selles näites olen määranud meilile mitu adressaati , kohandage vastavalt vajadusele.

Looge VBA-ga ülesanne

Järgmine väljavõte loob Outlooki ülesande, määrab selle teisele isikule ning määrab ülesande teema ja kehateksti.

Public Sub CreateTask() Dim MyTask As TaskItem ' Create a new Outlook task Set MyTask = Application.CreateItem(olTaskItem) 'Set your new task recipients and information fields With MyTask .Assign .Recipients.Add "taskrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your task subject" .Body = "Insert a thorough explanation of your task here." End With MyTask.Display End Sub

Salvesta HTML-ina

Vähesed lugejad küsisid, kuidas automatiseerida meilide salvestamist HTML-i. Allolev kood saavutab täpselt selle.

Public Sub SaveAsHTML() On Error Resume Next Dim MyWindow As Outlook.Inspector Dim MyItem As MailItem Dim FilePath As String FilePath = Environ("HOMEPATH") & "\Documents\" & "\" Dim ItemName As String Set MyWindow = Application.ActiveInspector If TypeName(MyWindow) = "Nothing" Then MsgBox ("Kindly open an email to save") Else Set MyItem = MyWindow.CurrentItem ItemName = MyItem.Subject ' File name will be identical to the message subject With MyItem .SaveAs FilePath & ItemName & ".html", olHTML End With End If End Sub

Märkus. Veenduge, et käivitaksite selle koodi ainult Outlookis avatud meilide puhul (mitte sisendkausta/uurija vaates).

Outlooki makrodega seotud küsimused

Kuhu Outlookis makrosid salvestatakse?

Võib-olla ekslete, kus täpselt teie kasutatud makrot hoitakse. Noh, erinevalt näiteks Excelist, mis võimaldab salvestada makrosid faili personal.xlb või kindlatesse arvutustabelitesse; kõik Microsoft Outlooki makrod salvestatakse teie failisüsteemi ühte globaalsesse faili. Täpsemalt, kõiki teie makrosid salvestav fail kannab nime VBAProject.otm. Faili leiate aadressilt: C:\users\\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook.

Outlooki makrode otsetee nupp

Meie järgmine samm on sisestada väike otsetee nupp, mis võimaldab meil makrot hõlpsalt käivitada. Lihtsuse huvides lisame selle nupu kiirjuurdepääsu tööriistaribale.

1. Avage Microsoft Outlook, kui see pole veel avatud.
2. Paremklõpsake ülemisel Outlooki lindil ja valige Kohanda kiirpääsuriba .

       Märkus. Sarnase protseduuri abil saate oma ikooni paigutada lindile, mitte kiirpääsu tööriistaribale.

1. Vajutage liitkasti " Vali käsud " ja valige Makrod .

1. Valige äsja loodud makro ja klõpsake nuppu Lisa .

1. Kiirjuurdepääsu tööriistariba nupu jaoks kohandatud ikoonipildi määramiseks klõpsake nuppu Muuda .

1. Kui olete lõpetanud, vajutage nuppu OK.

Kuidas Outlookis makro lubada?

See samm on valikuline ja seda tuleks järgida ainult siis, kui äsja loodud makro käivitamisel kuvatakse tõrketeade.

1. Järgmine on lubada Outlookil käitada meie VBA makrot. Vaikimisi keelab Microsoft Office makrod ega luba neid; seega peame teie kohandatud Outlooki makro käivitamiseks määratlema õige makroturbe.
2. Rakenduses Outlook 2016 klõpsake lindil nuppu Arendaja ja valige Makroturve .

1. Valige oma makro turvaseaded.
   1. Outlook 2016: valige Teavitused ainult digitaalselt allkirjastatud makrode jaoks, kõik muud keelatud või Teavitused kõigi makrode jaoks .
   2. Outlook 2019: valige Keela kõik makrod koos teavitusega . See postitab hoiatusteate, mis nõuab enne makro käitamist kasutaja nõusolekut.
2. Pärast makro turvaseadete määramist klõpsake nuppu OK .

Märkus. Teie praegused turbesätted võivad takistada makrode käitamist Outlookis. Siin on õpetus selle kohta, kuidas toimida, kui makrod on teie Outlooki makroprojektis keelatud .

Kuidas oma Outlooki makrot kasutada?

Viimaseks, kuid kindlasti mitte vähem oluliseks, nüüd on aeg käivitada oma äsja loodud makro.

1. Liikuge kiirjuurdepääsu tööriistaribale (ekraani vasakpoolses ülanurgas – veidi menüü HOME kohal).
2. Klõpsake ikooni, mille olete oma makrole määranud.
3. Voi'la, olete just lõpetanud ja käivitanud oma (esimese) Outlooki VBA makro!

Täiendavad Outlooki makroideed

Mitmed meie lugejad küsisid, kas saaksime Outlook Automationi jaoks täiendavaid ideid täpsustada. Siin on mõned alustamiseks.

1. Salvestage sissetulevate kirjade manused automaatselt kindlasse kausta.
2. Lugege CSV-failist kohtumiste kirjete loendit ja looge automaatselt kohtumised ühes või mitmes kalendris.
3. Automaatne ülesannete/kohtumiste/kontaktide loomine sissetulevatest meilidest.
4. Visualiseerige korduvate koosolekute kogumi osalejate vastuse olekut.
5. Saatke Outlooki e-kirju Excelist, Wordist või Accessist.
6. Laadige kõik manused konkreetsest Outlooki kaustast oma arvutisse alla. Kui teie Outlooki konto ruum on piiratud, võite selle makro abil oma kettale alla laadida ainult suured manused (näiteks üle 5 MB), selle asemel, et neid Outlookis hallata.
7. Eksportige Outlooki kontaktid otse Accessi andmebaasi. Pange tähele, et tootes on saadaval kontaktide eksportimine CSV-vormingusse.
8. Üksikute või korduvate kohtumiste koosolekuteabe automaatne värskendamine.

Järgmised sammud

• Kas vajate konkreetset VBA abi? Kohandatud ettepaneku saamiseks võtke meiega julgelt ühendust .