Kuidas ajastada ja saata Outlook 2019 / 365 korduvaid koosolekuid, sündmusi ja kohtumiste taotlusi?

Donnalt saime järgmise küsimuse:

Tere! määrati just minu ettevõttes projektijuhiks, nii et ma elan nüüd Outlookis :-)… Üks esimesi asju, mida pean tegema, on korraldada käimasolevad kohtumised paljude projekti sidusrühmadega. Need võivad olla kas üks-ühele, rühmakoosolekud. Oleks hea meel, kui saaksin mõned otseteed, kuidas nende korduste ajakavaga hakkama saada. Abi on teretulnud juba ette. Aitäh!

Täname küsimuse eest ja edu uuel töökohal.

Korduvate kohtumiste haldamine Outlookis võib olla hirmuäratav ülesanne. Proovime seda mõnede parimate tavadega jagada, et asjad edeneks.

Seadistage oma projekti kalender

Minu esimene soovitus oleks luua oma projekti jaoks spetsiaalne kalender, et saaksite kõik projektiga seotud koosolekud korraldada ühes kohas. Siin on õpetus uute kalendrite lisamiseks Outlooki nii Windowsi kui ka MAC-i jaoks.

Planeerige korduvad koosolekute sarjad

Pärast kalendri seadistamist saate alustada koosolekute seeriate planeerimist.

Windowsi kasutajad

Logige Outlooki sisse ja avage kalender.
Klõpsake vahekaardil Avaleht oma töönädala vaadet, see annab teie kalendrist üksikasjalikuma ja hõlpsamini kasutatava vaate.
Nüüd valige oma koosoleku päev ja kellaaeg.
Paremklõpsake ja klõpsake nuppu Uus korduv koosolek (või kohtumine).
Vajadusel muutke oma koosoleku/kohtumise kuupäeva ja kellaaega.
Määratlege oma koosoleku kordus (igapäevane/nädalane ja nii edasi).
Määratlege kordumise vahemik.

Kui olete lõpetanud, vajutage nuppu OK .
Järgmisena vajutage nuppu Saaja , et valida oma kontaktiloendist saajate e-posti aadressid või sisestada nende aadressid käsitsi.
Määrake oma koosolekule kirjeldav teema .
Koosoleku olulisuse ja tundlikkuse määramiseks kasutage lindi paremas servas jaotist Koosoleku sildid

Kuidas ajastada ja saata Outlook 2019 / 365 korduvaid koosolekuid, sündmusi ja kohtumiste taotlusi?

Järgmisena määrake koosoleku koht ja oma kontaktandmed. See võib olla koosolekuruum või võite kasutada Skype'i, Zoom for Outlooki või muid võrgusuhtlusvahendeid.
Lõpuks laiendage koosolekukutse sisus koosolekute seeria sihtmärke, KPI-sid ja nii edasi. Ärge unustage määratleda oma koosoleku jaoks selget päevakava ning selgeid ja mõõdetavaid eesmärke.
Kui olete valmis, vajutage nuppu Saada .

Maci kasutajad

MAC-i kasutajate protsess on veidi erinev ja sarnaneb vanemates Office'i versioonides kasutatavaga:

Avage Outlook 365 / 2019 MAC-i jaoks.
Liikuge kalendrivaates kursoriga nõutavale koosoleku/kohtumise kuupäevale ja kellaajale.
Avaneb korraldaja koosoleku dialoog.
Koosolekul osalejate määramiseks vajutage nuppu Saaja.

Seejärel määrake koosoleku teema, koht ja kestus.

Kuidas ajastada ja saata Outlook 2019 / 365 korduvaid koosolekuid, sündmusi ja kohtumiste taotlusi?

Klõpsake ülemises menüüs nuppu Kordus .
Ilmub järgmine dialoog:

Kuidas ajastada ja saata Outlook 2019 / 365 korduvaid koosolekuid, sündmusi ja kohtumiste taotlusi?

Vajadusel määrake koosoleku/kohtumise seaded.
Kui olete lõpetanud, klõpsake nuppu OK.
Koosoleku kutse organis esitage vajadusel lisateavet.
Kui olete lõpetanud, vajutage nuppu Saada .

Koosolekute/kohtumiste/ürituste seeriate taotluste seadistamine dubleerimise teel

Võite luua koosoleku või sündmuste seeria, dubleerides eelmise seeria ja kohandades koosoleku teemasid, osalejaid ja asukohta. Siin on õpetus , mis aitab teil seda saavutada.

Küsimused? Kasutage meile teada andmiseks allolevaid kommentaare.

Edu!

Jäta kommentaar

Kuidas kirjutada kasulikke makrosid Outlook 2016 ja 2019 sõnumitesse?

Kas olete uus Outlooki automatiseerimise VBA makrode kasutaja? Siit saate teada, kuidas sisestada VBA-kood rakendusse Outlook 365 / 2016 / 2019.

Kuidas Outlook 2019 / 365 / 2016 kalendris koosolekuid ja sündmusi dubleerida?

Siit saate teada, kuidas Office 365, 2016 ja 2019 Outlooki kalendrisündmusi, koosolekuid ja kohtumisi hõlpsalt dubleerida.

Outlooki vormid: kuidas luua Microsoft Office 2016 / 2019 täidetavaid vorme?

Siit saate teada, kuidas saate Outlooki kohandatud kasutajavorme kujundada ja luua.

Kuidas värskendada Outlooki sisendkausta e-kirju, kui seda automaatselt ei värskendata?

Outlooki postkasti ei värskendata automaatselt? Siit saate teada, kuidas saate Outlook 365 / 2019 / 2016 / 2013 postkasti automaatselt värskendada.

Kuidas lisada gif-pilte Outlook 2016 / 2019 meili sisusse või allkirja?

Siit saate teada, kuidas lisada/manustada ja saata gif-pilte oma Outlook 2016 ja 2019 väljaminevatele meilidele.

Miks Outlook on võrguühenduseta või lahti ühendatud ja kuidas uuesti ühendust luua?

Siit saate teada, kuidas diagnoosida ja tõrkeotsingut teha erinevaid Microsoft Outlooki kliendi katkestusprobleeme operatsioonisüsteemis Windows 10.

Kuidas Outlookis VBA-ga meili saata?

Õppige kirjutama Outlooki makrosid, et automatiseerida meilide saatmist.

Peatage Outlook 365 / 2019 / 2016 kalendrimärguannete kuvamine koosolekute ja kohtumiste kohta

Siit saate teada, kuidas keelata meeldetuletusi ja märguandeid Outlook 2016/2019 kalendritest nii Windowsis kui ka MAC-is.

Kuidas panna Microsoft Outlook kiiremini tööle (versioonid 2019 / 365/ 2016)?

Siit saate teada, kuidas Outlooki jõudlust parandada.

Kuidas muuta oma Hotmaili parooli Windowsis, Android-telefonis, iPhoneis või iPadis?

See postitus aitab teil Outlook.com-i konto parooli muuta ja Windowsi kõigis seadmetes sünkroonida.